高校二級學院教學檔案創新管理模式探討

　　摘 要： 隨著信息技術的發展和高校教學改革的不斷深入，傳統的二級學院教學檔案管理工作模式存在材料不完整、管理落后、查找利用困難等弊端，高校可從完善規章規范、加強管理人員培訓、開發教學檔案管理網絡平臺等方面進行教學檔案管理創新，提高檔案建設質量。
　　關鍵詞： 高校二級學院 教學檔案 管理模式
　　
　　近年來隨著我國高等教育規模擴張和教學改革的不斷深入，高校的二級管理逐漸推行，二級學院作為一線教學單位，承擔著越來越多的運行管理和服務職能。高校教學檔案作為高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的多種載體形式的原始記錄，隨著高等教育的快速發展和社會需求的變化，面臨著許多難題。一方面教學檔案數量急劇增加，種類日益豐富，另一方面檔案的利用數量、頻率、深度也大大增加，不僅要求及時、快速、查全、查準，還在檔案的深度發掘等方面提出了更高要求［１，２］。
　　傳統的二級學院教學檔案管理存在許多弊端，在網絡化和信息化背景下，高校教學檔案管理工作要加大信息化建設的力度，以更好地服務高校教學管理工作。
　　一、二級學院教學檔案管理面臨的挑戰
　　1.檔案管理工作量暴漲。
　　教學檔案是衡量高校教學質量和教學水平的重要標志，是反映教育發展和教育改革的主要依據。傳統的教學檔案多以紙質形式保存，雖然保存時間比較長，但是隨著高校的規模擴張和時間的累積產生了大量的原始教學材料，教學檔案管理工作業務量越來越大，管理難度也越來越大。
　　2.傳統的教學檔案管理模式與現代化的教學管理不能良好銜接。
　　學分制環境下，學生跨學期、跨專業、跨校區甚至跨學校進行選課及彈性學制等“不規則性”使教學檔案管理工作呈現更多的復雜性，同時產生了大量的標準化數據和電子文檔。這對傳統的以紙質形式作為主要載體的教學檔案管理模式提出了嚴峻挑戰，同時也因為無法銜接導致檔案的發掘利用難度加大。
　　3.二級學院檔案管理職責不清、材料缺失、不規范。
　　與校級檔案館的“科班出身”、管理規范、專職人員充足不同，學院教學檔案管理存在著規范性不足、歸檔材料缺失和管理人員不足等諸多現實問題。除了校檔案館制定的綜合性規章和教務處等職能部門制定的“行業性”歸檔規章外，職能部門較少給予業務指導，更沒有學院制定自己的歸檔規范和標準。
　　二級學院作為一線教學單位，受人員編制的影響，多為教學秘書兼任。而隨著擴招及二級管理的實施，各學院教學管理任務急劇增加，教學秘書忙于日常教學運行工作，很難有時間來思考、組織教學檔案工作。另外，由于教學秘書不是專業的教學檔案管理人員，在材料分類、科學歸檔等方面存在先天不足，特別是反映自己學院運行特色的哪些材料要歸檔、以什么方式或格式歸檔等全憑檔案管理人員的個人判斷或領導指示，從而造成重視紙質材料的收集管理而忽視其他載體的收集，一些檔案重復保存，一些則無人收存，收存的材料也存在分類混亂、裝訂不規范、卷內目錄不完整等問題。
　　二、二級學院教學檔案工作創新管理的措施
　　1.完善規章制度和歸檔標準，使檔案建設有規可循。
　　校檔案館和職能部門應指導二級學院制定檔案建設標準，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等，如材料收集可以明確收錄什么樣的材料、以什么樣的格式（照片、視頻及WORD文檔的格式）等，使檔案工作有章可循，有規可依。
　　2.基于學校完善的校園網絡和教務管理平臺，開發教務檔案管理平臺系統，實施教學檔案管理的標準化建設工程。
　　近年來各高校都建立了完善的校園網絡，并在此基礎上引進了教務管理軟件并進行了計算機輔助管理，這為檔案信息化建設提供了強有力的支撐平臺。以數據庫技術與網絡技術為主體的信息技術的應用提供了“標準化”數據、密集存儲和快速檢索功能。標準化數據庫設計好之后，二級學院根據權限直接分類錄入或上傳存儲即可，這就最大限度地杜絕了檔案的漏存和存檔材料不規范現象，也為教學檔案的維護、網內共享、公開和查詢，特別是數據進一步發掘提供了最大的便利。
　　3.制定教學檔案檢查評價指標體系，加強教學檢查工作。
　　《高等學校檔案管理辦法》第十四條指出:“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”［3］在基于網絡平臺的教學檔案管理模式建立起來以后，各個部門只需基于網絡根據管理權限就可檢查自己負責管理的模塊數據庫中的檔案，檢查和評價更為便捷。
　　4.加強人員配置和工作技能培訓。
　　教學檔案現代化管理的關鍵是檔案工作者素質的全面提高。在現有的人事制度下，除了加強人員配備外，更具有操作性的是加強教學檔案管理人員的職業素質培養。現代檔案管理工作不僅要求管理者熟知檔案專業知識，還需要掌握數字化技術、數據庫技術、超文本技術，熟練運用計算機進行信息的制作、使用、維護和管理及信息處理、分析、利用。因此，職能部門要加強教學檔案規章培訓和業務指導，改善信息化條件下檔案管理辦公條件，強化檔案管理的工作職責，同時在年度考核、職稱評聘等方面給予適當傾斜，保障檔案管理人員的積極性。
　　三、結語
　　教學檔案是衡量高校教學質量和教學水平的重要標志，教學檔案管理信息化建設是高校教學管理工作的重要組成部分。在高校信息化建設和教育教學改革的大背景下，高校應該加快推進教學檔案規范化、數字化、智能化、綜合化建設的步伐，進一步發揮教學檔案的價值，以更好更有力地保障教學工作。
　　
　　參考文獻：
　　［1］王英瑋.專門檔案管理［M］.北京：中國人民大學出版社，2004.
　　［2］孫碧平.談高校教學檔案的價值體現［J］.蘭臺世界，2008，（4）：31-32.
　　［3］高等學校檔案管理辦法.教育部、國家檔案局令［2008］第27號.
　　
　　青島農業大學校級教研課題階段成果。