活動執行手冊制作

　　出色的完成一場公關活動，需要公關公司內部多個部門的相互協調配合。從策劃提案，到現場執行，還有貫穿全程的客戶服務……在活動執行中，客戶需要公關公司提供各種各樣的文檔和表格，如果將這些文檔和表格匯總起來，就是活動的執行手冊。無論是哪種類型的活動執行手冊，都有一個基本的思路，掌握了基本的方法，就可以融匯貫通，形成自己的風格。
　　首先，要掌握客戶對活動執行的評價標準。每個客戶對活動執行的關注重點和評價標準都不盡相同，比如同樣是一場新聞發布會，有的客戶關注領導的接待和會見安排是否周到合理，那么主要領導對活動的評價是主要的衡量標準；有的客戶關注媒體記者的感受，重視每個環節的設計是否有讓媒體記者可挖掘的新聞點，那么傳播效果是活動成功與否的評價指標；有的客戶關注現場的流程是否有創新性，讓來賓對活動留下深刻的印象，那么創意新穎和來賓感受是客戶最為關注的。因此，掌握客戶的關注重點和主要評價標準，有側重地匯編活動執行手冊。
　　活動執行手冊通常要包括活動背景、活動要素、活動流程、活動規模及人員構成、布置方案、流程控制表、保障方案、各種清單和人員分工等內容。
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　　1　活動背景：此部分撰寫通常由客戶方與策劃方共同完成，在活動邀請函、新聞稿等文件中也會有所體現，主要是讓參會人員和工作人員對活動有基本的認知。
　　2　活動要素：活動既定的舉辦時間、舉辦地點和參加人員。
　　3　活動流程：活動既定的議程，晚會演出類活動通常稱為“節目單”。
　　4　活動規模及人員構成，活動既定的參加人員總數和構成，比如一場新聞發布會的規模為200人，其中主辦方領導10人，特邀嘉賓10人，合作機構代表30人，媒體記者120人，公司內部參會人員20人，公關公司工作人員10人，總計規模200人。
　　
　　5　布置方案：圖文并茂呈現確定的場地布置方案，包括3D部分的平面布置圖、3D效果圖、人員流動示意圖、主要尺寸圖和設計小樣、設計尺寸、制作材料、制作數量。
　　6　流程控制：主要是針對活動現場流程部分的音響系統、視頻系統、燈光系統、舞美道具、禮儀小姐、節目演出、攝影攝像和環節催場等工種的工作說明，并要求各工種在活動流程進行到某一時間節點要完成相應的工作。
　　7　保障方案：如嘉賓接待、安全保障、應急疏散等方案等，以保障活動的順利舉辦。
　　8　各種清單：活動執行所需的各種人員、物料的匯總表，主要包括設計制作清單、AV設備清單、物料清單、禮品清單、工作人員聯絡表、現場音視頻文件清單、節目清單等。
　　9　人員分工：對公關公司執行活動的人員架構，上下級關系和工作分工進行說明。
　　最后，要尊重客戶習慣并隨時更新。以客戶認可的格式和標準提交，尊重其閱讀習慣和思維方式，避免費盡心血完成的海量文件變成“廢紙”。比如政府或國企類的客戶一般需要Word版的文件，而且有統一的格式，按客戶的要求排版，便于客戶對接人將文件向上匯報。而外企或IT類客戶要求版式美觀，條理清晰，這就需要我們在編輯時和排版上更加注重美感和邏輯性。
　　總之，在撰寫活動執行手冊時要特別注意細節，把活動執行當做拍攝一部電影，把每一個環節當做一組鏡頭，不斷在腦海里回放，反復推敲每一個細