試析檔案管理理論對檔案數據庫建設的影響

2011-12-30 17:25:24關放

中國新技術新產品 2011年4期

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1 檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即"對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。""這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。"正因為如此，"說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上'重大'的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。"

2 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性--原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數據庫設計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數據庫建設中實現，包括全宗內部管理層次、管理聯系等。像文書立卷工作中要求的"保持文件之間的歷史聯系"、科技檔案管理中的"成套性原則"等思想都可以通過數據庫的設計得以體現。

第三，依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作。按照這種思路進行檔案數據庫建設在多數情況下能夠保證數據庫的建設者、管理者、擁有者、維護者是統一的，數據庫建設各方的利益是一致的，有助于保證檔案數據庫建設的動力、資金以及作用的發揮。

值得注意的是，雖然全宗原則是檔案管理的基本原則和方法，但它并不能解決檔案管理的所有問題。由于社會實踐的不斷發展，全宗原則面臨不少新的挑戰，也因此得到新的發展，這些發展對檔案數據庫的建設同樣產生了具體的影響。

2.1 全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。

雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。

與此相對應，基于全宗的檔案數據庫在建設時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數據庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數據庫、會計檔案數據庫對這些業務性較強的檔案實施專門化管理。

2.2 自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎。

自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數情況下保證后者的完整性具有更為重要的現實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

自由來源原則等理論為城建檔案數據庫、項目檔案數據庫等專門檔案數據庫的出現提供了理論基礎。它們以邏輯全宗為單位進行創建，符合其管理要求。

3 邏輯主義分類思路適合檔案數據庫的內容管理

歷史上最著名的邏輯主義分類方法應該就是法國國家檔案館館長卡繆和多努堅持的事由原則，該原則在法國大革命前就應用于各國的國家檔案機構，但這些國家檔案機構所保管的大都是來源單一的檔案，所以事由原則尚能發揮作用。但面對改革后法國國家檔案館中來源、內容、形式、種類、數量各不相同的檔案，這種分類方法就顯得捉襟見肘了。這兩任館長使用統一的事由原則對全部館藏進行統一分類，即使他們根據檔案復雜性的增加將事由大類由4類拓展到24類，也不能將所有檔案都劃分清楚。很明顯，在綜合性檔案館內按照統一事由原則對檔案實體進行分類是典型的"刻舟求劍"的行為。但這并不能說明邏輯分類方法不能用于實體分類，而是它更多地適用于檔案的內容分類。

邏輯分類法在檔案數據庫的內容管理中有著非常普遍的應用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內容的需求也是多樣化的，但和現實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數據庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。我們絕沒有必要根據用戶的每一個需求重建數據庫，在表達邏輯需求方面，數據庫擁有強大的管理手段，我們可以依據我們感興趣的特征（或特征組合）通過索引、視圖、查詢等數據庫對象很方便地對檔案數據庫進行邏輯重組，好像魔方一樣，可以變換出我們需要展現的內容。比如視圖在數據庫理論中有個綽號叫"虛表"，就形象地表達了視圖具有的邏輯力量，它可以將用戶關心的屬性從若干個基本表中抽取出來進行組合，滿足用戶的查詢和使用要求。而且在計算機環境中，由于軟硬件屏蔽了許多對用戶無關的內容，使得用戶可以像操縱基本表一樣操縱視圖，就好像檔案實體真的是按照我們指定的特征進行分類一樣。