計算機財務管理系統的構建與維護

溫學勤

（灤南縣地震局，河北 唐山 063500）

1 財務管理系統的分析介紹

1.1 財務管理系統的基礎

管理信息系統是在電子數據處理系統的基礎上逐步發展起來的。它是一個組織內部用于收集和處理數據以產生各種管理信息的系統。由于管理信息系統是在數據處理系統的基礎上發展起來的，因此，管理信息系統往往包含了數據處理系統和業務處理系統的功能。但管理信息系統的目標是滿足管理方面的信息需求，其研究內容主要集中在三個方面：其一是信息需求的研究。信息需求決定了系統必須輸出什么，從而也就確定了應該如何處理，需要采集哪些資料和數據。一個組織內部各級領導、各個部門、各種管理人員的信息需求是不盡相同的，搞清他們各自的信息需求，是建立起一個實用的管理信息系統的前提條件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是準確描述管理過程或生產經營過程中的信息流動過程，即信息的來龍去脈。信息量是指需要采集、存儲、加工、傳輸和輸出的信息的種類、內容、格式、頻率和數據長度等等，這些需要通過信息的定性和定量的調查來獲得；其三是信息系統結構和計算機作業方法的研究，即如何進行信息的采集、存儲、加工、傳輸，并將這些信息及時、準確、可靠的送到信息使用者的手中。

1.2 財務信息系統是管理信息系統的一個子系統，是專門用于收集、存儲、傳輸和加工會計數據，輸出財務信息的信息系統。它運用本身所特有的一套方法，從價值方面對事業、機關團體的經營活動和經營成果，進行全面、連續、系統的定量描述。財務各項活動都與信息有關，收集原始憑證是獲取用于生成財務信息的會計數據；設置賬戶是對財務數據進行分類；填制記賬憑證和登記賬簿是把財務數據轉化成財務信息并進行信息的傳遞和存儲；賬簿和報表的查閱則是財務信息的輸出。財務活動的各個環節相互聯系、相互銜接，實現了由財務數據到財務信息的轉換過程。財務活動的每個步驟都有信息處理任務，每一步都服從于一個統一的目標，所有步驟以及在各步驟中所采用的方法和程序加起來就形成了一個財務活動的有機整體，這個有機整體就是財務信息系統。

2 目前財務管理的構建的基本狀況以及其可行性

手工核算方式下存在的多種數據流程都是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工，或為了提供更豐富的信息而產生的。由于受會計人員所能完成的工作量的限制，對于某一特定單位來說，選擇了一種核算形式，就不能同時使用其他核算形式。而計算機的參與完全可以突破會計核算形式的界限，一個計算機系統完全可以提供手工核算形式下所有會計核算形式所能提供的全部信息。如科目匯總完全可以做到既提供科目匯總表又提供匯總記賬憑證，既可以提供定期匯總登記的總賬，又可以提供逐筆登記的總賬或日記賬。手工核算方式下，不論采取哪種會計核算形式，為了滿足在會計期末及時編制會計報表的需要，必須將大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要將從憑證到報表的數據處理過程，分解為若干工作步驟，每一步驟都產生一些中間數據（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬等）。為保證個步驟的連續性，逐步積累編制會計報表所需要的數據，必須將每一步所形成的中間結果存儲起來。這樣，“逐步加工、步步存儲”，就成為手工核算的重要特征。但如果分析一下各步驟存儲的內容，就不難發現，各步驟所形成并存儲的都是由記賬憑證派生出來的中間結果，或由憑證分類匯總而形成（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、總賬等），或由憑證分類順序而形成（如：日記賬、明細賬、逐筆登記的總賬等）。由此可見，從信息量來看，記賬憑證是賬簿、報表的數據源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細賬、總賬、報表所含信息量的總和，各步驟存儲的會計信息只不過是對記賬憑證的重復存儲而已。這種逐步轉抄，重復存儲，不僅浪費資源，而且極易導致數據的不一致性。可以說，手工核算中經常出現的賬證不符、賬表不符的現象與這種同一信息的重復再現有密切關系，因而也就產生了賬證核對、賬表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得會計在財務處理部分不僅勞動強度大、重復數據多而且及時性、準確性差。

3 財務管理系統開發的構建設計

3.1 系統業務流程

系統業務流程的調查是按照現行系統中信息流動過程，逐個調查分析所有環節的處理任務、處理內容、處理順序的要求，弄清各個環節需要的信息、信息來源、流徑去向、處理方法和信息形態（報告、報單、屏幕顯示）等。并將其用規范的業務流程圖表示。其完成業務如下：（1）根據原始憑證編制原始憑證匯總表。（2）根據原始憑證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。（3）根據收款憑證和付款憑證登記現金日記賬和存款日記賬。（4）根據原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉賬憑證登記明細賬業務臺賬。（5）根據收款憑證、付款憑證、轉賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬。（6）現金日記賬、存款日記賬及明細賬業務臺賬定期同總賬核對。（7）根據總賬和明細賬業務臺賬定期編制會計報表。

3.2 系統的具體設計

3.2.1 系統整體結構

通過用戶需求分析,根據企業財務工作流程分析,本著模塊劃分的原則,把系統抽象為5個模塊,分別為系統管理、財務核算、綜合查詢、年末財務決算、財務指標分析。然后進行數據庫的設計，將各個模塊的各個實體聯系起來。

3.2.2 主要模塊的設計

3.2.2.1 設定工程項目編碼

為了實現設定、輸入工程項目編碼的使用,應當同時輸入工程項目概況信息，以實現其功能。設計顯示已有工程項目及其編碼的列表視圖用來方便用戶進行工程項目編碼,。確定新增項目的順序編號以至用戶可以直觀地了解到當前已用編號的位置。每當用戶錄入順序號后,系統會進行即時強制校驗,如果發現該順序號已被占用,將發出錯誤提示信息,并拒絕接收數據。將它們固化在系統中的原因是項目分類識別碼和子項目類別識別碼比較穩定,在錄入時提供給用戶進行選擇操作,這樣可以減少鍵盤輸入的工作量,增加準確性。

3.2.2.2 錄入/修改記賬憑證

系統在設計實現錄入/修改記賬憑證功能時,要遵循以下幾種原則:一是憑證中各數據項根據類型、范圍進行有效控制。如,會計分錄中的會計科目必須在設置的會計科目表中已經存在,并且是最底層的明細科目;根據當前科目的屬性確定是否同時輸入某些項目,如工程項目、往來款單位、借款編號等;借貸方金額必須相等才能保存;憑證編號可以自動連續;日期可以限制順序等。二是較之手工處理的“筆誤”,鍵盤操作更容易發生“誤操作”,因而“錄入憑證”在操作功能上應分為“輸入”、“修改”、“刪除”等步驟,以進行正確性控制。三是“審核”填好的憑證,系統的審核在程序中再次檢驗憑證的正確性。

4 結語

綜上所述，計算機財務管理系統的現狀是不盡人意的。經過分析，本文更明白的介紹了財務管理系統的應用于開發，并且交代了此系統的一部分開發實例，用來更好的維護財務管理系統，希望以后我們企業的活動會更加的便捷有效。

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[2]劉位龍，王洪海 ，張新.基于Web Services的財務管理信息系統研究 [J].價值工程-2006年10期.

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