淺析檔案管理者素質的提高對檔案信息化的影響

羅婷婷

（深圳市地鐵三號線投資有限公司，廣州 深圳 518172）

一、引言

檔案信息化已經成為檔案事業應對日益發展的多元化信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的"以信息化帶動工業化"的發展思路，到國家檔案局提出的"以檔案信息化促進檔案事業發展的目標"要求，檔案信息化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。現代檔案館以信息資源網絡化、業務管理自動化為主要特征，并逐步向電子檔案館、數字檔案館方向發展。與傳統檔案館相比，現代檔案館對檔案管理者的素質有了更高更新的要求。檔案管理者隊伍整體素質的提高對檔案信息化建設發展也將起到關鍵作用。

二、檔案管理者素質現狀分析

在信息社會里，檔案作為一種"原生信息"或"信息資源"，其重要意義不言而喻。無論是發達國家還是發展中國家，都在積極地發展其檔案事業。而是否擁有充足的、高素質的人才資源已成為檔案事業能否持續發展的關鍵所在，人才資源的開發必然涉及到檔案專業的教育培訓問題。

近二十年來，隨著檔案學教育的發展，檔案專業管理者的素質有了明顯的提高。接受檔案專業教育的人占總檔案管理者的60%以上，而且教育程度也呈上升趨勢。但目前，我國檔案專業管理者隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面仍參差不齊。部分檔案管理者文化程度不高，專業知識老化，知識面狹窄，計算機及外語水平偏低，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，首先，有些單位領導的檔案管理意識比較薄弱，對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，從而未能認識到提高檔案管理者素質的重要性。有的單位領導只注重專業技術管理者的繼續教育培訓而忽視了檔案管理者的學習與培訓，對檔案管理者的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后；其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

三、信息化背景下檔案管理者必備的素質分析

時代的發展要求檔案管理者具有多專業、多學科的知識，尤其是在科學技術高度分化與高度綜合發展的趨勢下，各種新技術交叉應用，這個問題顯得尤為重要。

1、豐富的文化知識

為了適應檔案信息化建設的需要，檔案管理者首先要具備一定的科學文化基礎知識，還應具備扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建設中出現的新問題、新情況。還要有一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。一方面，檔案信息是一種載體，檔案管理者要發揮檔案信息的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識；另一方面，檔案管理者在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、歸類、判斷等各項工作。如果檔案管理者不熟悉專業知識，在日常的檔案管理工作中就無法完成自己的本職工作。

2、較高的語言文字基礎

檔案信息化管理的預處理工作是檔案管理者用最簡潔、規范的文字編制的文件標題、檢索目錄、著錄卡片及各種邊沿材料，然后輸人微機，實現信息化管理。所以，沒有扎實的語言文字功夫，就無法從事這項基礎工作和編制規范的信息，致使計算機無法正常鑒別處理，嚴重影響檔案的服務、利用功能。

3、掌握現代信息技術

隨著科學技術的不斷發展，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統計、利用等工作將逐步走向自動化，這就對新時期檔案管理者的素質提出了更高的要求。這里的"現代信息技術"主要是指計算機網絡與通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術、數據存取技術、人工智能技術等。信息數字化和網絡化為用戶提供了在更大范圍內查閱信息的機會，但同時也把用戶帶入了一個陌生的數字信息海洋，這就要求檔案管理者能盡快地適應信息環境，能根據用戶需求及時通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員，以適應檔案信息化建設的需要。

四、提高檔案管理者素質的途徑分析

1、開展繼續教育，不斷更新檔案管理知識

檔案管理者應利用業余時間參加一些在職教育或培訓，自覺進行知識更新，不斷調整自身的文化知識結構。另外，各單位也應重視對檔案管理者的在職培訓，要根據檔案信息化建設的客觀要求，聘請一些有經驗的專家講課，或選派檔案管理者到其他單位學習、進修，不斷充實新知識、新技術、新技能，以提高檔案管理者的素質，更好地適應檔案信息化管理。

2、開展標準化教育，為實現檔案信息化管理打好基礎

沒有統一的標準，就難以實現計算機聯網和文件共享，計算機可以在短短的幾秒鐘內找到用戶所需的文件或數據。為此，需要檔案管理者付出艱辛的努力，做好檔案信息輸人計算機前的預處理工作。要做好這項工作，必須組織檔案管理者認真學習各種標準、規則，如《中國檔案分類法》的標準文件，建立相應的規章制度，在工作中嚴格執行著錄標準細則，以確保檔案著錄、標引等數據的標準化、規范化，以保證檔案信息檢索的查全率和查準率。

3、開展新技術教育，以適應檔案信息化建設的迫切需要

檔案信息化管理離不開計算機的應用，因此檔案部門應把計算機基礎知識及其在檔案工作中的應用作為檔案管理者的必修課，用靈活多樣的形式組織他們學習計算機操作等基礎知識，使他們能熟練操作及應用軟件，熟練掌握漢字輸人技術、網絡與通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術等。

五、結語

檔案管理者是檔案信息傳播過程中的傳播實踐者，不斷提高檔案管理人員整體素質，意義深遠而重大。只有檔案管理人員的整體素質不斷提高和強化。才能逐步適應和實現檔案管理信息化與現代化。檔案管理者必須不斷更新知識，學習更先進的科學技術，以適應檔案信息化的需要，在檔案信息化建設中發揮積極的主導作用，逐步實現檔案管理現代化。

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