醫療單位人事檔案管理探討

陳亮

（廉江市人民醫院，廣東 廉江 524400）

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現的文件材料。衛生系統人事檔案是對衛生人才個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據。完善人事檔案管理，充分發揮醫院人事檔案管理作用，是促進衛生人事制度改革，有效配置衛生人力資源、促進醫院發展的有力保證。

1.當前醫療單位人事檔案管理中存在的問題

當前隨著社會的發展,醫務人才流動頻率的加快,越來越多的"單位人"變成"社會人",人檔分離普遍存在,有的人把其檔案轉到人才中心后一去不復返,有的干脆懷揣檔案周游各地,造成人事檔案遺失虛假現象屢屢出現,社會面臨好多信用危機。究其原因主要有如下幾方面:

1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠

醫療衛生系統人事檔案工作是一項單純并不容易取得明顯成績的工作。社會上相當一部分人員對此項工作認識存在誤區。認為人事檔案工作就是抄抄寫寫的保管性事務工作,只要"守好攤",不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了,未能從實質上認識其重要性。因此,一些單位領導往往忽視此項管理工作,未能真正納入議事日程。大多數人事檔案工作人員身兼數職,與醫療衛生技術人員相比待遇落后,久而久之,對此項工作形成應付檢查的"一陣風"現象,養成了"說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要"的狀況,這樣導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態,難以為提高醫療系統工作者和干部隊伍的素質服務。

1.2 人事檔整理收集工作存在難度

近年來,隨著社會的發展,特別是人才資源配置市場化,醫療工作者人才流動日益頻繁,一方面越來越多的"單位人"變為"社會人",人才的流動造成人檔分離,造成人事檔案管理體制與收集整理工作難度越來越大,棄檔不用的人員越來越多;另一方面,在人事檔案的收集整理方面存在歸檔的材料不全面,甚至于一些檔案材料不夠真實和準確。檔案材料不能客觀歷史地記載本人情況。尤其是"三齡一歷"(年齡、黨齡、工齡、學歷)虛假現象較為嚴重。據不完全統計,截止2008年底,全國有3多萬份醫療工作者檔案變為"棄檔"和"死檔",與主人失去聯系。"三齡一歷"虛假在某些城市存在普遍現象,特別是有些材料在內容和形式上如出一轍,如一些鑒定、考核、評價材料大多是套話,"千篇一律",不能真實反映某個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案質量。

1.3 人事檔案保護設施落后

部分醫衛單位,主抓醫療科研技術,在人事檔案保護方面設施陳舊落后。大多數人事檔案室采取"因陋就簡",融辦公、倉庫、閱檔為一間,更無嚴格標準防盜失基本設施,防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平,調閱方式原始。有的檔案由于反復調用原件經多次照射,造成紙張損壞現象嚴重;有的檔案長期被子束之高閣,保護措施落后,變成一文不值的廢紙,直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者,把屬于保密范疇的人事信息也公開化,更談不上什么機密可言,根本上失去了其本身的意義。

2.關于完善醫療衛生系統人事檔案管理的建議

醫療衛生系統人事檔案管理中存在的各種問題,原因是多方面的、深層次的,它是社會發展到一定階段必然要出現的問題。關鍵是我們要探討解決問題的方法,要根據當前發展的需要,完善醫衛系統人事檔案管理,改革以往弊端,賦予其新的生命力,提升其利用價值。

2.1 提高認識

根據當前實際,領導層首先應當高度重視人事檔案工作,定期對檔案管理進行檢查、指導、督促,發現問題、困難及時給予幫助解決,并建立人事檔案管理達標升級考核機制,實行定量定性考核,分類分級指導,等級升降動態管理,進一步推進人事檔案規范化建設。

2.2 完善隊伍建設

人事檔案管理是文化水平、專業知識要求較高的一門技術性工作,培養專業人才,完善隊伍建設是重視和促進其發展的根本。

(1)要定期組織舉辦人事檔案工作者技術學習,完善新知識和有關知識的補充;

(2)積極開展人事檔案管理經驗交流,參加專家授課輔導或外出參觀學習,從而提高專業知識和管理水平;

(3)建立人事檔案管理工作激勵機制,進一步提高人事檔案管理工作者的待遇,從而調動其工作積極性,變被動為自覺做好工作。

2.3 健全管理制度

人事檔案管理制度要以"中華人民共和國檔案法"為指導原則,建立切合醫療衛生系統實際的管理制度。

(1)硬件建設必須達標。人事檔案室必須設有專門庫房,做到檔案庫房、閱檔室和辦公室三室分開,而且嚴格檔案室調閱各項程序。要求配備空調、去濕、監控、滅火、防潮、防光、防盜等設備,并做到設施運行正常。

(2)嚴格保密原則。充分利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,保密范圍的檔案信息嚴格執行不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,充分發揮人事檔案的潛在價值。

(3)落實監督措施。在利用中,要根據不同的利用對象的不同目的,完善重點監護,有條件的檔案還可以安裝攝像監控系統,保證對檔案的利用過程的全方位監控。

2.4 改進管理方法

采用科學的理論和方法,遵循人才信息資源工作的發展規律,把一個復雜的系統來進行科學管理,是使醫療衛生系統人事檔案管理工作邁向更高水平的有效手段。這就要求統一規劃,統一協調,實現人事檔案管理工作標準化、規范化,使得不保密范圍檔案信息資源經得以共享。

(1)建立人事檔案計算機管理制度,并以縮微技術、復制技術、視聽技術等加以輔助,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔,對不符合要求的材料及時進行處理,手續不全材料要及時進行補辦,保證人事檔案的權威性與準確性、真實性。

(2)要完善人事檔案案卷的整理工作細則,使案卷整理更加科學、全面、完整,為系統考察任用人才提供真實、準確、實用的個人信息。如對檔案內涵進一步豐富,涉及到養老保險、醫療保險,側重工作業績、專業技能評價,補充其他有關的求職者特長和用人單位需求功能等,以便不斷提高人事檔案的效率與質量,達到"人盡其才"的目的,減少棄檔現象發生。

3.結束語

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫療衛生事業發展速度的加快，醫院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動醫院人力資源管理和醫院的發展，醫院人才戰略的實現離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發新的生機和活力。

[1]汪紅梅，孟煜.醫院人事檔案管理的做法[J].解放軍醫院管理雜志,2006.08.

[2]胡莉.試論如何加強醫院的人事檔案管理工作[J].蘭臺世界,2010.12.