淺談電算化會(huì)計(jì)檔案的管理

［摘要］ 隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)相當(dāng)多機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)始使用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行賬務(wù)處理，會(huì)計(jì)電算化提高了工作效率，為整個(gè)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)實(shí)行電算化后，會(huì)計(jì)檔案的管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。本文就電算化后會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、應(yīng)用進(jìn)行較全面的論述，并提出了管理的具體措施。

［關(guān)鍵詞］會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 10. 002

［中圖分類(lèi)號(hào)］F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）10- 0004- 02

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，計(jì)算機(jī)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的比重越來(lái)越大，會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)人員從繁重的手工核算中解脫出來(lái)，減輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率，為實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深入研究與總結(jié)，以提高電算化會(huì)計(jì)檔案的管理水平。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

（１）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。指從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)等其他類(lèi)檔案。

（2）非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。指包括計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間和外部設(shè)備類(lèi)型及其增減變化；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案的生成與管理

（一）紙制會(huì)計(jì)檔案生成與管理

１．會(huì)計(jì)憑證的生成方式

（１）由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的會(huì)計(jì)憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

（２）手工事先作好會(huì)計(jì)憑證，計(jì)算機(jī)錄入會(huì)計(jì)憑證，然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)憑證皆可。

無(wú)論采用哪種方法，會(huì)計(jì)電算化操作員向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，應(yīng)先經(jīng)過(guò)檢查和預(yù)處理，審核原始憑證的合法性、正確性。憑證輸入計(jì)算機(jī)后要進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無(wú)意的錯(cuò)誤。復(fù)核人員與輸入人員不允許同為一人。對(duì)于復(fù)核后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)的憑證可允許修改，但修改后必須再次復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機(jī)內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責(zé)任。系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來(lái)登記賬簿，而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管（兼任會(huì)計(jì)電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。記賬憑證的編號(hào)應(yīng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊(cè)科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

２．會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的生成與管理

對(duì)電算化后的會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的打印和保管，《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面形式，其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。

（１）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，核對(duì)無(wú)誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁(yè)碼并裝訂成冊(cè)，以防賬頁(yè)的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管簽章后，與銀行對(duì)賬單一起保管。

（２）總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核后裝訂成冊(cè)，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬冊(cè)封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)單位的實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應(yīng)全部完成此項(xiàng)工作。

（３）單位的會(huì)計(jì)報(bào)表和部分財(cái)務(wù)分析結(jié)果由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，通常每月月末進(jìn)行。單位在向有關(guān)各方同時(shí)提供書(shū)面形式以及電子數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告時(shí)，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣要由有關(guān)會(huì)計(jì)人員簽章。

（二）非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案生成與管理

存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)），是在會(huì)計(jì)電算化情況下新的會(huì)計(jì)檔案形式。這種會(huì)計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件均支持計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)及移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備（移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶機(jī)）備份。備份次數(shù)應(yīng)視單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立相應(yīng)的責(zé)任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息的日備份、月備份和年備份。對(duì)于計(jì)算機(jī)內(nèi)的憑證及總分類(lèi)賬、明細(xì)分類(lèi)賬、報(bào)表等重要數(shù)據(jù)最好采用ＡＢ備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災(zāi)等意外情況而造成計(jì)算機(jī)故障和存儲(chǔ)設(shè)備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤(pán)設(shè)備均要標(biāo)明類(lèi)型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí)，以便查找。

對(duì)于歸檔保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份時(shí)最好以只讀形式保存，這樣可以防止無(wú)意或人為的改動(dòng)，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性以及日后會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)會(huì)計(jì)信息的正確性。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案的管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的５年。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案保管的幾點(diǎn)措施

（１）完善制度，規(guī)范管理。建立健全法規(guī)和制度是管理電算化會(huì)計(jì)檔案的保障。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，不斷完善本單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，如制定細(xì)化的《電算化會(huì)計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等，在實(shí)際工作中以制度約束行為，以制度規(guī)范管理。

（２）建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專(zhuān)人專(zhuān)職制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置也要發(fā)生相應(yīng)的改變，根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對(duì)不同的崗位賦予不同的權(quán)限。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。在單位中應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)電算化檔案管理員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責(zé)有：在規(guī)定期限，向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各類(lèi)有關(guān)人員催收會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫(xiě)存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會(huì)計(jì)電算化檔案；負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會(huì)計(jì)電算化主管和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)允許借閱、復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)；定期對(duì)磁或光介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、殺毒工作。

（３）加強(qiáng)防范，確保檔案安全。單位的會(huì)計(jì)檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應(yīng)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實(shí)行會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會(huì)計(jì)檔案的安全。對(duì)此，可采取的措施包括：在單位內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設(shè)計(jì)授權(quán)和身份認(rèn)證系統(tǒng)；進(jìn)行信息加密；加強(qiáng)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控等。

（４）提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求，會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵，針對(duì)目前各單位檔案管理機(jī)構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

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