高校教育檔案管理信息化建設

[摘要]：隨著高校教育改革的不斷深入，加強高校教育檔案的信息化建設，提高高校教育檔案的利用率，使其更好地為高校教育發展服務，已經成為高校教育檔案改革的重要方向。

[關鍵詞]：高校教育檔案 信息化 檔案信息資源

高校教育檔案是高校在進行教育活動中所留下來的各種信息、數據、文檔、資料等。依托先進的信息技術手段，提高高校教育檔案管理和應用的效率，使其更好地為高校教育教學服務，是高校教育改革的重要方向。

一、檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢

高校作為教育的最高層次，承擔著培養高素質人才的歷史使命，豐富有效的教育教學活動，是高校日常工作的重要組成部分。具體來說，高校教育檔案包括關于上級部門開展教育工作的指導性、指令性文件，當期教學計劃、各學科教學大綱，重點課程建設資料，教學質量檢查、教學觀摩、課堂教學質量分析資料，以及學員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對于高校發展有著積極的意義。通過對高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動的軌跡，從中探索高校教育的發展規律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經驗。高校教育檔案信息化建設，是指在教育檔案管理活動中，通過現代信息技術對教育檔案信息資源進行處置、管理，并提供相應的信息資源利用服務。隨著我國高等教育的進一步發展，高校教育活動愈發的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發的繁瑣復雜，通過更加便捷的工具來推動和加強高校教育檔案管理已經成為一種必然趨勢。當今社會已經進入信息時代，現代信息技術代表著科技發展的方向，其功能十分完善、強大，已經能夠滿足高校教育檔案建設的基本需求。將現代信息技術引入到高校高等教育檔案建設中來，實現檔案管理手段的轉變，是高校教育檔案發展的重大變革。

二、高校教育檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化建設是傳統檔案走向現代檔案的重要標志，也是高校教育檔案改革與發展的重要途徑。當前高校教育檔案信息化建設中，存在以下問題，阻礙了檔案信息化建設的進程。

1.高校教育檔案信息資源缺乏系統性

教育教學活動是高校最重要的工作內容之一，是由高校各個部門和高校教師、輔導員分工協作、密切配合共同完成的系統工程。在這一過程中，參與各種教育教學活動的部門中都產生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復雜的信息資源及時、準確、有效地錄入到高校檔案管理系統中，使之成為一個系統完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設中亟待解決的問題。

2.高校教育檔案信息化建設投入不足

目前，我國高等教育已經步入了發展的快車道，但在具體的發展實踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經費的地方也非常多，相對來說，對檔案信息化建設的資金投入比例相對較低，用于檔案信息化建設的經費也十分有限，無法購置好的軟件及硬件設備，使高校教育檔案管理落后于學校發展的步伐。

3.高校檔案工作人員整體素質有待提高

人是高等教育檔案信息化建設的關鍵因素。高校教育檔案信息化建設，對檔案工作人員提出了更高的要求——在具備傳統的檔案業務能力基礎上，要具有一定的檔案信息化管理意識和先進的理念，還要掌握一些現代信息技術。從現實情況來看，各高校檔案工作隊伍雖然整體素質已經有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設的重要意義，自然也就很難積極主動地參與到高校教育檔案信息化建設工程中來，影響了高校檔案信息化建設的進一步發展。

4.高校教育檔案信息資源的利用率較低

高校教育檔案是高校有效教育教學活動的記錄，是高校發展成果的凝結。從高校發展的角度來講，高校教育檔案信息資源對于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學生個人而言，這些檔案信息資源對于學生的終身發展也有著積極的意義。但從目前的實際情況來看，雖然現代信息技術為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設的進程。

三、高校教育檔案信息化建設的幾點策略

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，要加快檔案管理現代化、信息化的建設，應從以下幾方面入手：

1.制定并完善高校教育檔案信息化建設制度

“沒有規矩，不成方圓。”高校教育檔案信息化建設是一項系統工程，需要有統一標準來規范和約束建設行為。制度就是規矩，是高校檔案信息化建設的標準。高校檔案管理部門和工作人員要嚴格遵守國家檔案管理制度，并在此基礎上制定適合本校、本部門的檔案管理制度，對高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢等環節進行規定，推出相關適應信息時代的便于操作的相關制度，使高校教育檔案工作制度化、規范化、科學化。

2.加大對高校教育檔案信息化建設的投入

高校教育教學管理部門要提高檔案管理意識，要強化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設觀念，重視高校教育檔案信息化建設，從政策上和財政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設。同時，高校檔案部門也要善于運用資金，加強對資金使用的監管，并通過有效規劃提高資金使用的效率，爭取“花少錢，辦實事”，推動高校教育檔案信息化建設工作。

3.提高高校教育檔案工作人員的素質

重視檔案工作人員的業務培訓工作，創設機會開展校內各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業務交流，使他們就工作中出現的新情況、新問題及新的解決方法進行積極的探討和研究，引導和幫助他們更新觀念，強化教育檔案信息化建設意識。并且要主動吸收高素質人才加入到高校教育檔案隊伍中來，為教育檔案工作隊伍注入新鮮血液。同時，還可以嘗試引入競爭機制，從客觀上營造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學習，提高業務水平，從而打造一支素質優良的檔案工作隊伍。

4.提高高校教育檔案信息資源的利用率

“以使用促發展”。近年來，對高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務對象也由在校學生擴大至歷年畢業生，服務內容也從最初的便于教育教學管理，擴大到提供選課參考、學歷認證等方面，這些都為教育檔案信息化建設帶來了新的助力。高校教育檔案信息化建設要關注這一變化，加強對資源的整合與分析，提高信息資源質量，強化檔案服務理念。以上措施都將有力地推動高校教育檔案管理信息化建設進程。

四、結語

高校教育檔案信息化建設是檔案事業發展的重要舉措，將極大地促進高校檔案工作現代化、標準化、公開化和服務化，對于學校教學、教務管理提供更多的支持。要充分認識到高校教育檔案信息化建設的重要意義，為推動檔案信息化建設做出積極貢獻。

參考文獻：

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