論高等學校檔案管理的創新思路

[摘要]：檔案管理是高等學校協調、有序、高效運行的重要保證。分析了目前高等學校檔案管理工作中存在的問題，提出了加強檔案管理工作的幾點思路。

[關鍵詞]：高等學校 檔案管理工作 問題 思路

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，高等學校的檔案作為學校的全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線教學科研、支持學校行政后勤等部門的工作以及記錄學校歷史、宣傳樹立學校良好社會形象等方面，發揮著重要作用。因此，建立一個系統、科學、民主的檔案管理制度，是高校協調、有序、高效運行的重要保證。

一、高校檔案管理的現狀

1.對檔案管理工作的不夠重視

受傳統思想的影響，相當一部分人認為，檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔和上級部門的檢查就行。有些單位對國家《檔案法》《檔案管理辦法》等有關法律法規學習和貫徹力度不夠、認識不足，不知道檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作是國家的一項重要事業。由于長期的認識不足，導致各單位對檔案管理工作不重視，制定的各項措施執行不到位，檔案管理工作混亂。

2.檔案管理的基礎設施較差

由于長期對檔案工作的不重視，資金不足，導致許多單位的檔案管理設施落后，甚至個別單位沒有專用檔案室。有些單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

3.檔案管理人員素質較低

有些單位不重視檔案管理工作的重要性和專業性，檔案人員變動頻繁。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。甚至有些單位的檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

二、高校檔案管理建設原則

1.規范、靈活相統一原則

各單位檔案的管理制度要嚴格按照國家標準來執行，這樣有助于制度執行的標準化、規范化，但不是說所有單位的檔案管理制度千篇一律。高等學校因規模、類型、層次的差異，應根據自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

2.職責、權益兼顧原則

在檔案制度的制定過程中，一定要明確領導干部和檔案管理人員的工作職責范圍及權限，同時也應保護其合法權益。當前高等學校忽視管理人員的權益，這極大地影響管理人員的工作熱情，也影響到整個學校的發展。建立高校檔案工作制度必須把明確職責和保護權益放到同等重要的地位。

3.制定、執行并重原則

制度建設的首要工作是根據本單位的實際情況，制定出一系列系統、科學、合理的檔案管理制度。然而檢驗其制度是否適合單位發展、是否可以調動工作人員積極性，關鍵在于制度的執行。因此，各單位應更多地關注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加人性化、規范化、合理化。

4.靜態、動態相結合原則

制度一經形成，便在一定時期內保持不變，具有相對的穩定性。但是，制度并不是一成不變的。隨著時代的發展、社會的變化，檔案管理工作制度也應逐步和國際接軌，走國際化道路，應當積極學習世界先進的檔案管理方法和經驗，并結合自身特點，不斷完善現有的檔案工作制度。

三、高校檔案管理的創新思路

1.模式創新

目前，高校檔案館（室）雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。

2.思路創新

（1）管理理念創新

檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去封閉的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會和學校的需求作為檔案管理工作的目標，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

（2）管理內容創新

檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。應該有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（3）管理方式創新

檔案管理的好壞，往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。

（4）人才資源創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力。

3.手段創新

（1）加強知識管理的核心是以人為本管理

發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。

（2）加強信息資源建設

開展資源整合，優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

（3）建立檔案管理人才競爭機制

鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

總之，檔案工作者應該不斷更新觀念，創新理論；更新知識，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創新為主題，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。