檔案信息開發(fā)與利用的完善和優(yōu)化

摘 要：本文論述了檔案信息開發(fā)利用的重要性和緊迫性，指出了檔案信息開發(fā)利用工作中存在不足的具體表現(xiàn)，并提出了完善和優(yōu)化檔案信息完善和優(yōu)化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息 開發(fā)利用 完善 優(yōu)化

中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X(2011)12(a)-0000-00

在現(xiàn)今信息時(shí)代，努力搞好檔案信息資源的開發(fā)利用，以滿足社會(huì)各方面的廣泛需求，越來越成為檔案業(yè)務(wù)管理人員面臨的重要任務(wù)。這項(xiàng)工作已經(jīng)受到各級(jí)檔案管理部門的普遍重視，但與信息社會(huì)的需求以及各個(gè)方面的實(shí)際需要相比，開發(fā)利用工作還有很大差距，還存在不少問題。為此，作者總結(jié)了檔案信息開發(fā)利用工作中的不足以及完善和優(yōu)化的措施。

1 對檔案信息開發(fā)利用之重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)

1.1 檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用

檔案是某一國家和地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面活動(dòng)的真實(shí)寫照，是信息資源的有機(jī)組成部分。要使檔案事業(yè)得到長足發(fā)展，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇是加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)與利用，是新時(shí)期檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的基本要求和必由之路。各級(jí)檔案部門要充分認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作重要意義之所在，把這項(xiàng)工作深入開展下去，使之在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 增強(qiáng)做好檔案信息開發(fā)利用工作的責(zé)任感和緊迫感

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展離不開檔案信息資源的開發(fā)和利用。面對經(jīng)濟(jì)社會(huì)和諧發(fā)展對檔案信息的迫切需求和國家信息化發(fā)展的大環(huán)境，檔案信息開發(fā)利用工作依然存在一些薄弱環(huán)節(jié)或缺陷之處，例如檔案信息沒有得到充分開發(fā)利用，比較落后的開發(fā)利用手段和方法，沒有提供高水平的社會(huì)化無償信息服務(wù)，沒有健全的安全保障體系，特別是數(shù)字檔案信息在收集、傳輸、發(fā)布、提供利用過程中的保存、保密、保真等方面與國家的要求尚有一定的差距。所以，各級(jí)檔案部門要按照相關(guān)法律法規(guī)和不用用戶的合理要求，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用的責(zé)任感和緊迫感意識(shí)，采取積極有效的措施，切實(shí)解決工作中存在和遇到的實(shí)際問題和盲點(diǎn)，不斷提高檔案信息管理能力和開發(fā)利用水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2 檔案信息開發(fā)利用工作中存在不足的具體表現(xiàn)

2.1 所提供的信息存在衰減和質(zhì)量良莠不齊的現(xiàn)象

信息的衰減是任何檔案信息開發(fā)利用工作都普遍存在的問題或現(xiàn)象，原因在于所收集得到的檔案信息資源的自身信息量與現(xiàn)有信息有一定差距，經(jīng)過開發(fā)利用后所提供的有效信息小于檔案原件。另外，檔案信息開發(fā)利用人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)的高低，決定了提供信息的質(zhì)量肯定有優(yōu)劣之分。

2.2 館室為利用者提供檔案資料的方式服務(wù)效率低

表現(xiàn)在查找不方便，查閱檔案原件致使檔案的長期保存受到一定的影響，必須充分利用現(xiàn)代化的存儲(chǔ)設(shè)備，提高服務(wù)效率。

2.3 網(wǎng)站式服務(wù)實(shí)際上是檔案信息開發(fā)利用的另一種方式

但是，網(wǎng)站建立的早期工作需要投入大量的經(jīng)費(fèi)，即使網(wǎng)站開通后還涉及到日常維護(hù)工作。

2.4 時(shí)效的滯后性與保密工作

從時(shí)效性方面來講，由檔案館演化而來的檔案查詢利用中心提供的服務(wù)必然帶來信息提供的現(xiàn)時(shí)滯后性，因?yàn)闄n案館從收集到提供利用需要一定的時(shí)間，何況不一定能收集到所有的檔案信息。另外，現(xiàn)行文件中含有一定的秘密和專業(yè)信息，作為秘密文件和信息有一定的知曉人群范圍。因此，要處理好檔案利用與保密的關(guān)系。

2.5 舉辦檔案展覽受到諸多因素的制約

對檔案較大范圍的系統(tǒng)開發(fā)與利用的方式之一是舉辦檔案展覽。這項(xiàng)工作對檔案館的基礎(chǔ)工作和現(xiàn)代化技術(shù)手段要求較高，要有相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備作為強(qiáng)有力的支撐，而且還受到經(jīng)費(fèi)、展覽場地等因素的制約。

3 檔案信息開發(fā)利用的完善和優(yōu)化

3.1 更新觀念，提高檔案開發(fā)利用的主動(dòng)性

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。開發(fā)檔案信息資源，首先必須進(jìn)一步解放思想，更新觀念。要改變以前坐等上門的被動(dòng)局面，主動(dòng)出擊，采用專訪、座談、跟蹤調(diào)查等多種方式為社會(huì)提供信息。增強(qiáng)檔案館和社會(huì)之間的相互了解，跟上時(shí)代的步伐。大力宣傳和牢固樹立檔案是一種信息資源，是一種巨大財(cái)富的思想，從而增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的自覺性、主動(dòng)性。

3.2 廣泛征集，豐富館藏

把檔案館建成為內(nèi)容豐富，管理科學(xué)，有效服務(wù)的信息中心：庫藏檔案是檔案部門開發(fā)利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，要改變館藏結(jié)構(gòu)單一化的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)館藏檔案結(jié)構(gòu)優(yōu)化組合，一方面要擴(kuò)大檔案接收范圍，另一方面要對檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制。使館藏檔案在內(nèi)容上不僅有反映本地區(qū)政治、歷史面貌的檔案，而且有反映經(jīng)濟(jì)、文化、科技、教育等各方面情況的檔案。通過征集，使檔案館成為名符其實(shí)的貯存豐富檔案信息的信息源。

還要建立科學(xué)的檢索體系。最大限度地揭示檔案信息。編制出一系列實(shí)用、系統(tǒng)、多功能、多角度的檢索工具，才能改變目前檔案數(shù)量雖然豐富，但往往開發(fā)不出來的落后局面，使檔案信息資源能夠充分、準(zhǔn)確、迅速地得到開發(fā)。

3.3 搞好編研，提高編研成果的質(zhì)量

原始的檔案信息具有分散、零亂的特點(diǎn)。通過編研工作，能夠使檔案信息由分散、龐雜達(dá)到條理、系統(tǒng)，為利用者提供系統(tǒng)的檔案信息。檔案編研工作可以通過研究檔案內(nèi)容，有效地將其中所包含的有關(guān)事實(shí)和數(shù)據(jù)信息傳輸給利用者，滿足他們深層次的信息需求。可見，檔案編研成果可以從根本上改變檔案傳播功能弱的特點(diǎn)，大大提高其傳播功能，有效地為社會(huì)提供利用。

3.4 舉辦展覽，擴(kuò)大影響

舉辦檔案展覽，是宣傳檔案館工作行之有效的措施。通過展覽，可以起到宣傳、教育、提高社會(huì)檔案意識(shí)的重要作用。

檔案展覽會(huì)本身就是提高檔案信息的場所，所展出的內(nèi)容一般是經(jīng)過廣泛征集、搜集、選擇加工的“精品”，利用者可以從中得到較為集中和系統(tǒng)的材料，甚至發(fā)現(xiàn)從未見到過和難以找到的珍貴材料和線索。

3.5 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，加速開發(fā)利用檔案信息資源

現(xiàn)今的社會(huì)是信息時(shí)代，廣、快、精是信息化社會(huì)人們對信息需求的基本特點(diǎn)。檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部門，也必須采取相應(yīng)的對策，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。要普及使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化;要運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息貯存高密度化。通過這些先進(jìn)技術(shù)，可以使檔案開發(fā)利用工作變被動(dòng)為主動(dòng)，廣泛傳播，深度開發(fā)，增強(qiáng)輻射，大大提高開發(fā)利用工作的效率與效果。

加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作必須堅(jiān)持鄧小平理論、“三個(gè)代表”和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，根據(jù)“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、需求導(dǎo)向、創(chuàng)新開放、確保安全”的總體要求和基本原則，正確處理加快發(fā)展與安全保障、開發(fā)利用與規(guī)范管理、重點(diǎn)突破與全面推進(jìn)、信息公開與保守秘密之間的關(guān)系，力爭做到因地制宜，分步推進(jìn)，促進(jìn)檔案信息開發(fā)利用工作的協(xié)調(diào)有序發(fā)展，以適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息的開發(fā)利用工作納入到國家信息化建設(shè)體系之中，積極做好檔案信息資源管理工作，力爭逐步做到檔案信息高度共享或部分共享，加快推進(jìn)檔案信息開發(fā)利用工作的步伐并使之得到持續(xù)快速健康協(xié)調(diào)發(fā)展，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展、為全面建設(shè)小康社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。