高校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對(duì)策思考

摘 要:文書檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校工作中發(fā)揮著重要的作用，要做好文書檔案的管理、開發(fā)和利用，必須要注重其規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、指導(dǎo)性、政策性和服務(wù)性，確保文書檔案保管利用價(jià)值最大化和檢索利用便捷化。文章分析了高校文書檔案管理中存在的問題，并提出了解決的方法和措施。

關(guān)鍵詞:高校文書檔案現(xiàn)狀分析對(duì)策

中圖分類號(hào):G64文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:Ａ文章編號(hào):1674-098X(2011)07(c)-0211-01

文書檔案是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

文書檔案在高校中同樣起著重要的作用，高校文書檔案工作是整個(gè)學(xué)校各職能管理部門工作的重要組成部分，目前在文書檔案管理工作中，或多或少也存在一些問題，影響著文書檔案立卷的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)。

1 高校文書檔案管理中存在的問題

1.1 文書檔案立卷質(zhì)量不高

高校檔案整理的目的就是為了保存在各種工作與活動(dòng)中形成且具有保存價(jià)值的原始文件材料記錄，可以為后人提供借鑒經(jīng)驗(yàn)和查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案案卷的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌;反之，檔案材料不齊，標(biāo)準(zhǔn)不高，就不能很好地反映學(xué)校的工作原始情況，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。另外，公文格式不規(guī)范、文書立卷不符合原則和方法、案卷保管期限劃分混亂等也會(huì)導(dǎo)致文書檔案質(zhì)量不高。

1.2 檔案材料歸檔措施不到位

隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。有的文書檔案資料只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的;有的只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，不利于重要文件檔案的保存。

1.3 管理工作人員積極性不高

有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案管理意識(shí)和責(zé)任心，對(duì)管理方面的專業(yè)知識(shí)掌握不到位，致使文書在立卷過程中不符合原則，達(dá)不到規(guī)定的要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。還有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與己無關(guān)。

2 解決高校文書檔案管理的對(duì)策與措施

針對(duì)高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對(duì)高校文書檔案管理對(duì)策的一些看法。

2.1 加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，在文件處理中，要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)，要時(shí)刻想到檔案工作，做好文書資料的立卷歸檔，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門;嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外，文件處理要及時(shí)準(zhǔn)確。收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺失要及時(shí)查找，特別是賬外資料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議資料等，應(yīng)注意及時(shí)收集，確保文件檔案資料的齊全完整。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門要及時(shí)整理歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

2.2 做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤

辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍運(yùn)用和迅速發(fā)展，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)納入到整個(gè)信息管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息優(yōu)化配置與共享。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員要努力提高自身認(rèn)識(shí)，做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。努力在新形勢下研究探索文書檔案管理的新路子、新模式，使文書檔案管理工作不斷向縱深領(lǐng)域發(fā)展。

2.3 提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能

高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對(duì)文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，不斷提高新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。

2.4 提高文書檔案管理工作人員的積極性

學(xué)校首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作;其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動(dòng)關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時(shí)對(duì)從事檔案管理的專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);再次要搞好各崗位協(xié)作，要明確各個(gè)崗位在資料收集、整理、分類、保管和移交工作的職責(zé)，消除檔案管理工作與己無關(guān)的思想認(rèn)識(shí)，應(yīng)該做到人人了解檔案的重要性，注意對(duì)平時(shí)工作中資料的收集、保管，杜絕將有用的資料、文書丟棄。

3 結(jié)語

文書檔案工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書工作和檔案管理工作的關(guān)系，充分發(fā)揮文書檔案的優(yōu)勢，彌補(bǔ)管理工作中的不足，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能使高校文書檔案利用價(jià)值最大化和檢索利用便捷化。

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