試述加強建設工程竣工檔案質量管理的方法

摘要：建設工程竣工檔案質量是全面反映工程質量額度重要依據，是工程驗收的必備條件，是日后維修改建的重要憑證。因此，只有做好竣工檔案質量管理，才能提高檔案的利用價值。

關鍵詞：工程竣工檔案 質量 管理方法

國務院《建設工程質量管理條例》的頒布施行，把建設項目文件資料的管理納入到建設工程質量管理的范圍，明確規定建設單位應嚴格按照國家有關檔案管理規定，及時收集和整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設項目檔案。同時對違反該規定的行為作出了責令改正并實行經濟處罰的規定。從而以立法的形式，獎建設工程竣工檔案的管理提升到建設工程質量的高度，賦予建設工程竣工檔案質量以新的內涵。建設工程竣工檔案質量是全面反映工程質量額度重要依據，是工程驗收的必備條件，是日后維修改建的重要憑證。因此，從本質上建設工程竣工檔案的質量就是工程質量，建設工程質量不僅是工程“硬件”的質量，而且包括建設工程竣工檔案“軟件”的質量。

近年來，我們認真學習并貫徹執行《建設工程質量管理條例》，堅持圍繞強化城建檔案意識，積極探索與實踐加強建設工程竣工檔案質量管理的思路與方法，取得了一些成效，也引發了如何進一步加強管理的若干思考。

一、強化檔案法規、業務培訓力度，提高城建檔案工作人員業務素質

法規手段可以強制約束人們的行為，教育培訓可以引導人們培養正確的行為，經濟行政手段則可以鼓勵人們的正確行為。因此，經常性地開展檔案法規、業務知識培訓，不斷提高城建檔案工作人員得業務素質，是確保竣工檔案質量的一項根本性措施。檔案意識的培育與提高是一個漸進的實踐過程，檔案意識是每個從事檔案工作人員所應當具有的、是開展檔案工作所必備的一種基本要求。檔案意識既是一種素質，又是一種能力和行為，是素質、能力與行為的三者統一。對檔案意識的基本內涵，我們力求在工作素質、業務能力和規范行為的統一中去把握，并著力在素質上下功夫。建設工程竣工檔案管理是一項系統性、專業性較強的工作，建設單位、施工單位的檔案意識一般相對薄弱，存在重工程硬件管理，輕資料軟件的狀況。施工單位的資料員身兼多職，這些造成了檔案管理中的“軟肋”，從而給竣工檔案管理的質量保證帶來了難題。為此，我們堅持注重人員素質的提高，以教育培訓為抓手，培訓機制遵循制度化、規范化、實用性與導向性的原則。

二、強化工程檔案質量意識培養，提高竣工檔案編報水平

工程檔案質量意識是對工程檔案質量在工程建設、使用中作用地位得一種認知，其內涵在于檔案載體質量是工程質量的真實客觀反映，工程質量得優劣應體現在工程檔案質量中，工程質量管理與工程檔案質量管理必須同步推進。眾所周知，工程檔案是記載工程建設全過程活動得真實記錄，也是全面鑒定工程質量，全面使用維護建設工程的重要依據。實踐證明，工程硬件質量造就了城市建設得日新月異，但工程檔案的缺陷給城市留下了一系列嚴重隱患，成為城市管理和社會發展中的制約因素。因此，只有牢固確立工程檔案質量就是工程質量的檔案意識，才能激發建設、施工、監理等單位做好檔案工作的內在動力，實現檔案工作與工程建設同步設計、同步實施、同步驗收的三同時目標。為此，我們著重在優化檔案預驗收、激發質量。

1、優化檔案預驗收，預驗收的重點是施工文件與竣工圖，完整、準確與真實是驗收的核心所在，凡不符合的一律不通過預驗收，并限期補正復驗;與此同時，對未經檔案預驗收或驗收不合格的工程主動與有關部門溝通，請求幫助把關。

2、激發檔案工作質量責任感、要確保檔案質量關鍵是要強化檔案資料員的檔案質量意識，而檔案質量意識的培養是在感知檔案重要作用的實踐中得到鞏固提高的。為此，我們從維護與提升施工企業、房地產開發企業的行業形象與市場競爭力入手，把加強竣工檔案質量意識的宣傳滲透到企業施工管理與開發經營活動中去，努力灌輸檔案質量是工程質量的理念，積極宣傳工程竣工檔案是企業業績的系統體現與企業發展成長史的見證的重要意義，從而使許多自覺做好歸檔質量管理的企業在評級、競標與創優等經營活動中嘗到了“甜”頭。

3、協同管理，歸檔質量管理中驗收把關是鞏固與提高工程檔案質量的重要環節，為了更好地取得規劃驗收、質量監督部門的配合支持。我們定期適時地主動上門溝通，提請幫助把好檔案驗收關。針對少數施工單位在向建設方移交檔案中敷衍了事而造成建設單位在申辦檔案預驗收中被動受阻的情況，我們采取超前預驗的辦法，既先對施工單位的資料、竣工圖進行專項驗收，從而促進建設單位工程項目竣工驗收的順利進行。

三、科學合理地劃分檔案編制體系

責任感與協同管理三個環節上強化管理。在劃分竣工檔案編制體系時要遵循“放眼全局、立足單項、單位獨立、時間順序、前后連貫”的基本原則。

1、在劃分竣工檔案編制體系時要有全局的觀點。重點工程編制檔案首先要有一個全局的觀點，只有這樣才可能形成前后一致、標準統一的竣工檔案，才可能把建設工程組織成一份完整的檔案。

2、以單項工程為基本單元組織竣工檔案。大型工程包含的單項工程較多，工程較為復雜，在編制竣工檔案體系時要劃分好單元，再由各單元組織各自形成的檔案。單元劃分要以單項工程為基本單元。

3、各施工單位組織竣工文件相對獨立，各負其責。由于承包施工的單位多，而且所負職責不同，完成的工程任務不同，在劃分竣工檔案編制體系時盡量做到各施工單位編制的檔案相對獨立，這樣，可以做到誰施工的工程竣工檔案由誰編制，有利于檔案工作的監督管理。另外還可將大型工程中各施工單位承包的工程視為一個單項即分為一個單元。

4、擬寫竣工檔案編制體系劃分時要按時間的先后順序、工序(專業)流程、保持工程平面順序的連貫性進行劃分單元。小區工程或單項工程較多的連片開發工程，在編制體系劃分時要按開工時間先后順序劃分單元；大型工程，特別是市政工程在劃分編制體系時一定要保持工程平面順序的連貫性。

5、編制竣工檔案一定要編制竣工檔案編制說明。竣工編制說明是反映竣工檔案單元劃分(含示意圖)、竣工檔案裝訂整理方法、各單元檔案編制責任單位及整個工程竣工資料目錄，它反映了工程建設及竣工檔案的編制情況，對竣工檔案查找利用起到積極作用。

因此，在編竣工檔案時一定要編制竣工檔案編制說明。竣工檔案編制說明要描述下述內容：(1)工程概況；(2)竣工檔案編制單元劃分；(3)檔案編制責任人；(4)竣工檔案目錄；(5)單元劃分示意圖等。

總之，只有嚴把竣工檔案的質量關，才能更好的提高檔案的利用價值。