高校檔案信息化建設的思考

隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，現代信息技術已逐漸影響到我國的經濟發展、人民的生活、國家的安全和社會進步。檔案信息化是國家信息化建設體系中不可缺少的一部分，它在檔案事業的發展中起著十分重要的作用。國家檔案局制定的《全國檔案信息化實施綱要》要求，把建設數字化檔案館列入了國家信息化建設的規劃當中，充分利用數字信息化全面取代傳統檔案，這給傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來新的創新與挑戰。以發展數字化檔案為目標，創新檔案服務工作機制，由檔案實體的傳統管理向信息化檔案管理轉型，這是高校檔案信息化建設中的關鍵問題。

高校檔案管理不僅受高等教育事業發展的影響，同時也檔案管理自身條件不足的制約。高校管理服務的對象、高校發展方向與管理體制以及高校辦學歷史的變遷等因素，都與高校檔案工作有極大的關系。高校檔案起步晚、規模小、投入少、設備落后、對高校檔案認識不到位以及管理人員隊伍不健全等現象，是高校檔案管理存在的主要問題。

目前大部分高校檔案部門對于檔案信息化建設的重要性與緊迫性，對于如何有效爭取和利用有限的資源開展檔案信息化建設，對于檔案信息化建設任務的復雜性與艱巨性，普遍認識不足。大部分高校管理者認為檔案管理工作就是簡單的抄抄寫寫、保管查閱等事務性工作，不是院校的主要工作，不能給學校創造直接的經濟效益。因此，造成管理者的積極性不高，逐漸形成需要的時候忙忙碌碌的狀況；很多高校主管領導也沒能將檔案信息化建設擺上議事日程，沒有對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究，未能將檔案信息化與學校的辦公自動化同步建設。

檔案管理是一項工作繁重，涉及面廣，繁瑣事雜的工作。許多高校存在專職檔案人員缺少的問題，時常出現一人身兼多職、工作無法細分的情況，嚴重影響了工作效率和工作質量。與此同時，部分高校檔案工作人員是半路出家，沒有經過專業的檔案知識培訓。對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸納、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，在很大程度上制約了高校檔案信息化建設的發展。

由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟，一些高校檔案技術力量比較薄弱等原因，很多高校檔案在設備的配備上，沒有形成實行計算機管理。雖然部分高校初步實現了檔案目錄的計算操作，但檔案信息不能聯網，提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主。高校檔案管理這種狀況，距檔案網絡管理以及信息共享的要求還有很大的差距。

目前國家及政府對綜合性大學經費投入較多，但對一般高校特別是高校投入很少；同時，由于專科層次院校的生源逐年減少，每年都有部分高校出現完不成招生計劃的情況。生源匾乏，已迫使高校領導重點考慮本院校的生存和發展問題，而對檔案建設的投入極少。很多高校建校檔案信息采集范圍窄，檔案資料收集不完整、不齊全，導致各高校建立的數據庫規模小，標準化程度低，室藏資料不能為檔案信息化建設提供大量詳實、系統的數據資料，大大制約了檔案信息化的建設。經費投入不足，是許多高校檔案信息化建設最突出的問題。

高校檔案信息化是艱巨而復雜的系統工程，只有各級領導在思想上高度重視，在財力上加大投入，在條件上加大建設，才能做好檔案信息化建設工作；同時還必須依賴高校檔案部門員工的無償奉獻與不懈的努力。

高校的管理者必須站在高校改革與不斷發展的高度，在更高層次上考慮信息技術給檔案管理工作帶來的挑戰與機遇，更深層次地謀劃高校檔案信息化建設方略，充分利用計算機技術、圖樣技術、聲音技術與網絡資源，才能跟上信息化社會發展的步伐。筆者認為，高校檔案信息化建設最重要的在于轉變相關工作人員及領導的理念與認識。以往檔案管理者注重的檔案實體，只是為了保管單位進行簡單組合以利于保存保護及統計，而檔案信息才是檢索與傳輸的重要對象。只有脫離實體才有利于更深層次的加工與保存，也只有這樣才能真正實現計算機的檢索與傳輸。

只有通過高校檔案管理的質量與應用，才能適應檔案現代信息化管理的需要。檔案管理系統應該包含檔案接收、檔案瀏覽、檔案檢索、檔案統計、檔案利用、對外服務等模塊，高校檔案管理可以使用VISUAL FOXRP06.0數據管理系統進行高校的檔案管理。利用這個管理平臺可以有效地進行高校黨群、行政、教研與財務等各方面的檔案管理，檔案人員利用這些系統能能夠有效地進行檔案信息管理。

只有完善高校檔案信息數據庫才能更好的提高檔案管理效率，增加檔案信息管理的特色。

一是要建設好高校學生電子信息檔案。“訂單式”模式是現在高校學生培養模式的一種新的發展趨勢，這樣的培養方式更加符合用人單位的特殊要求。建立一份獨特的以社會各級用人單位為服務對象的學籍檔案數據庫，將學生的姓名、性別、年齡、原籍、出生地、學歷與表現等等基本信息實行信息化管理，既可以讓學生本人進行異地查詢，又方便用人單位用于鑒別學歷真偽。

二是建立一個以畢業生為服務對象的學生成績檔案數據庫。學生成績數據庫可以為畢業生求職以及留學生提供快捷而且方便的服務。在此基礎上，高校還應注重收集能夠體現實際動手能力這一方面的材料，比如各種技能證書，技術等級證書等，從而建立—個有特色的高校檔案室。

三是建立一個師資管理數據庫。師資管理數據庫能夠全面準確的全方面提供每一個老師姓名、性別、職稱、職務、學歷、學位、學科、專業等信息。在數據庫支持下，能夠進行性別、年齡、職稱、學歷、學位等多用途的統計工作，從而提高檔案管理工作效率。

四是要建立高校校友的信息系統。通過這個檔案，能夠知道教育的產品是否能夠適應社會的需要，從而幫助學校調整和完善專業結構，改革教育方法更新知識體系以及課程設置。校友檔案包括姓名、性別、年齡、所學專業、工作單位、職務、職稱、聯系方式等畢業生個人基本情況：畢業生的主要工作業績、獲獎情況、科研成果、出版物；畢業生對母校建設和發展的建議；有關用人、就業信息；對學校投資或與學校合作的意向等等。在校友檔案建設過程中，還要將優秀畢業生在各行各業艱苦奮斗、愛崗愛業、報效祖國與成功經驗等事例收錄到檔案中，作為素材對在校學生進行教育，也能夠為在校學生提供就業指導。

隨著各個高校的辦公自動化不斷的深入，單個的檔案管理軟件已經跟不上辦公自動化的要求。高校的檔案軟件系統，必須與校園網相結合才能有生命力，利用先進的數據管理系統和網絡技術，達到高校內信息的共享和傳輸數字，做到與各個國家以及每個高校之間的信息交流，從而建立信息平臺，這將是高校實現現代化管理的必然趨勢。

高校檔案管理部門應該利用接待查閱、檔案外借、制發檔案復印本、制發檔案證明、開展質詢服務、舉辦展覽等方式來提供檔案利用和服務，實現由傳統提供個體服務向提供群體服務的方向發展。只有這樣才能擴大檔案的利用范圍和提高檔案的利用率，由半封閉資料庫向方便快捷的現代化信息化發展，從而贏得領導部門和有關方面對檔案信息化建設的支持。