四步管好軟件資產(chǎn)

對于很多企業(yè)而言，IT資產(chǎn)管理是必不可少的，而之所以需要進行資產(chǎn)管理，其原因可能多種多樣，比如要遵守合同或者控制成本。軟件資產(chǎn)管理是IT資產(chǎn)管理的一部分，下面是幫助企業(yè)實施軟件資產(chǎn)管理的幾個簡單步驟：

第一步，發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)。要進行軟件資產(chǎn)的管理首先必須知道企業(yè)擁有哪些軟件。這里除了要查找和登記企業(yè)擁有的各種軟件資產(chǎn)外，還必須收集所有軟件的購買證明材料，最好是查找和跟蹤了解與軟件購買有關(guān)的所有收據(jù)、訂購單和發(fā)票等。 一旦了解了自己的企業(yè)有哪些軟件資產(chǎn)，就可以與合同條款和條件對照一下，來確定合同遵守方面做得如何。

為了做好軟件資產(chǎn)的工作，許多企業(yè)選擇實施自動化工具，現(xiàn)在市場上也有許多這方面的工具。不過，大多數(shù)工具都不是即買即用的，而是需要進行定制才能滿足企業(yè)的需要，其中有一些很出色的解決方案可用于發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)，并自動化整個發(fā)現(xiàn)過程。也有企業(yè)選擇采用人工發(fā)現(xiàn)和跟蹤了解的方法，不過，這種方法主要適用于一些小型企業(yè)，而具體選擇哪種方法則取決于軟件資產(chǎn)的類別。

第二步，建立軟件資產(chǎn)登記冊。完成了內(nèi)部審查這個繁重的工作之后還需要創(chuàng)建一個資產(chǎn)登記冊。結(jié)果可能是開發(fā)一個先進的庫存系統(tǒng)或者只是創(chuàng)建一個Excel工作表。不管采用什么形式，只要適合企業(yè)就好。值得一提的是，這種資產(chǎn)登記冊的重要性體現(xiàn)在日常維護上：只要有新軟件或用戶的改變，就必須記錄到登記冊中。該登記冊還應(yīng)該保存有購買證明副本、正版證書以及與軟件有關(guān)的其他任何書面文件。

再次強調(diào)，軟件登記冊至少每隔半年要核對一次。只要軟件資產(chǎn)有變化，這些變化在登記冊中必須有所體現(xiàn)。否則，最后就可能會出現(xiàn)企業(yè)買來的軟件其實并沒有使用的情況。

第三步，全生命周期管理。全生命周期管理指的是對軟件從采購到停用的所有環(huán)節(jié)進行管理。為了最大限度地利用這些資產(chǎn)，實施全生命周期管理是非常必要的。

比如，如果知道某項軟件可以使用，但還沒有分配，就可以根據(jù)可能的分配來調(diào)整內(nèi)部儲備、規(guī)劃庫存數(shù)量，或者確定哪些關(guān)鍵資產(chǎn)沒有提供直接價值；如果你知道某個軟件已訂購，但還沒有收到，可能需要跟蹤了解貨運狀態(tài)；如果知道某項資產(chǎn)已被停用，就可以開始實際的發(fā)現(xiàn)和處置活動。

第四步，合同管理。有人認為合同管理就是請本企業(yè)的律師仔細檢查合同，確保自己不是冤大頭，其實并非如此。合同管理也是軟件資產(chǎn)管理的一部分，一定要確保自己的合同很合理，并且做到IT要求與業(yè)務(wù)要求相一致。另外，還要確保日常的軟件開支沒有高得離譜。比如說，也許某個軟件的初始購買費用可能很劃算，但是支持和維護費用可能兩倍于合理費用。

對于任何優(yōu)秀的軟件資產(chǎn)管理計劃來說，很關(guān)鍵的一點是了解自己的合同，包括合同條款和條件。尤其值得一提的是，任何企業(yè)都應(yīng)該明白一個道理：從一家軟件開發(fā)商購買軟件并不意味著該軟件真正歸你所有。而是意味著，購買了在一系列特定的條件下使用該軟件的權(quán)利。如果能牢記這一點，將有助于遵守合同。