淺析高校圖書館檔案文獻的利用

摘要：高校圖書館中藏有豐富的檔案類文獻，原始的古籍檔案、各時期出版的檔案文獻匯編等等，蘊涵著豐富的科學、人文價值。檔案類書籍的入藏量日益增長，而利用率卻不高，本文分析了造成這種局面的原因并提出了加強檔案文獻利用的具體措施。

關鍵詞：古籍檔案 檔案文獻出版物 開發 利用

高校圖書館中藏有豐富的檔案文獻，如各朝實錄、奏折諭檔、尺牘、年譜等，具有較高的歷史、藝術和科學價值，是我國文化遺產中引人注目的瑰寶。但檔案文獻由于目前尚未實現信息共享、管理方式落后等原因，利用率低，沒有充分發揮其價值。此外，近年來出版了大量檔案文獻匯編，這些文獻入藏圖書館后，多數閑置于書架上，沒有為讀者發現和使用，這些問題都有待于找出原因并采取相應的措施以提高檔案文獻的利用。

一、檔案文獻利用率低的原因

在我國古代，歷朝政府均重視檔案文獻的編纂、收藏和利用，留下了卷帙浩繁的各類檔案文獻。民國時期，整理出版了大量檔案文獻，如故宮博物院文獻館編輯出版的《文獻叢編》、《清代文字獄檔》、《籌辦夷務始末》等檔案史料匯編，為當時的史學研究提供了很多新的材料。新中國成立以來，檔案文獻的編纂工作發展迅速、碩果累累，其中《義和團檔案史料》、《戊戌變法檔案史料》、《洋務運動》、《第二次鴉片戰爭》、《清代檔案史料叢編》等都是非常有影響的檔案史料集。檔案文獻匯編多以精裝本發行，既方便讀者利用，又保護了現存的古籍檔案，有著極高的學術研究價值。但是，高校圖書館的檔案文獻利用率卻很低。據調查，我國高校圖書館檔案文獻的利用率不足5%，個別的不足10%。而筆者對本館新印檔案文獻的使用做以統計，從2007年至今，約90%的檔案類文獻借閱率為0。本館所購的檔案文獻以文史、政經為主，文學、歷史學、政治學是我校的重點學科，在國內外有很大影響，而此類檔案文獻的利用率之低，與學科發展很不協調。圖書館檔案文獻利用率低，不僅使價值不匪的國家財產閑置浪費，也使大量的讀者信息需求得不到滿足，進而間接地影響了學校的教學和科研。因此，有必要探討檔案文獻利用率低的原因，并采取相應的措施以改變這種狀況。高校圖書館檔案文獻利用率低的原因大概有以下幾點：

1.傳統服務觀念和管理模式的限制

高校圖書館的古籍檔案一般歸屬于古籍閱覽室閱覽，由于傳統“重藏輕用”思想的影響，圖書館較重視古籍檔案的保護，并且對讀者閱覽做出一定限制，如筆者所在的首都師范大學圖書館，善本古籍不提供閱覽，清代普通古籍，只對研究生提供閱覽，并需有院系證明。這種措施是現階段對古籍原生性保護的重要方式，但也限制了有潛在需求的讀者，使內涵豐富的古籍檔案資源藏于密室，無法充分發揮其價值。

2.信息化程度落后

古籍檔案由于編目著錄難度較大，專業性較強，各館古籍檔案的專業管理人員不足，古籍檔案的信息化程度也普遍落后于普通圖書，許多圖書館還在使用傳統的卡片目錄檢索。這種落后的檢索方式使得當今習慣于使用電腦及網絡的讀者忽略了它的存在，而且卡片目錄的著錄項不全，特別是古籍叢書、古籍檔案，沒有子目分析目錄，即使是新印檔案文獻匯編，也存在著編目著錄不完整、子目檢索點少等不足，眾多收在古籍檔案中的文獻不為人知，豐富的館藏資源沒有得到充分的提示，這也是大量古籍檔案資源利用率低的原因之一。

3.檔案類文獻的檢索問題

近年來，由于歷史檔案及古籍整理工作的發展迅速，各檔案及古籍收藏單位出版了大量新印檔案資料匯編、叢書，這些文獻入藏圖書館后，在編目環節存在著一定紕漏，也影響了檔案文獻的利用。由于圖書館普通圖書的編目普遍實行外包制，編目員對一種文獻的編目細節及細化程度標準不一，而檔案文獻匯編又不同于普通圖書，因此，很多檔案類的文獻匯編的編目記錄，僅僅是完成了基本的著錄項，或者主題標引不準確、不完全，沒有子目信息，比如一些多卷本的資料匯編沒有具體條目的著錄，甚至幾十冊上百冊的大套書僅有一條記錄，讀者在使用時往往不知哪里有自己需要的資料，也不知如何查找。

4.圖書館宣傳不夠

現在圖書館越來越重視宣傳自己的資源，通過各種手段使讀者了解本館的資源概況和優勢，但重點多側重于數字資源，忽略了紙本資源的宣傳。從目前高校圖書館的館藏情況來看，主體還是紙本文獻。從讀者的利用情況來看，數字資源雖然方便快捷，但受各種因素的制約，讀者所利用的資源主要還是紙本文獻。但圖書館把宣傳重點放在數字資源上，對本館紙本資源的宣傳不夠，在一定程度上導致讀者沒有得到相應的信息，制約了檔案文獻的利用。

二、提高檔案文獻利用率的措施

1.對檔案文獻進行資源整合，構建信息共享空間

檔案文獻的使用者一般以歷史研究為主，因此，圖書館應以讀者群劃分，對圖書館的檔案文獻進行整合，合理地規劃藏書布局。如將檔案類的文獻匯編、影印本、排印本、點校本等，與古籍檔案劃歸同一閱覽區域。高校圖書館可根據本校學生規模、藏書規模，在古籍閱覽室構建一個集藏書、閱覽于一體的多功能服務空間，同時，在古籍閱覽室增加電腦網絡等設施，便于讀者利用各種數字資源。同時，閱覽室增設開放的新印檔案文獻、影印古籍的區域，在古籍檔案和新印檔案文獻實行開架閱覽，這使得讀者在瀏覽書架時會得到意外的收獲和線索。

2.依據檔案文獻的特殊性， 提高其檢索深度

“藏書的目的在于用”，離開為廣大讀者服務的根本目的去談文獻的收集、加工和保管是沒有任何意義的。因此，編制科學的文獻檢索工具，成為圖書情報部門的主要工作環節。在圖書館檢索體系中，書名和著者是最重要的檢索點。而檔案類文獻有其特殊性，除正式文件有標題外，其余自擬標題文獻就連固定標題也沒有，立卷人或是編者擬加的標題往往是因人而異。因此，檔案文獻的書名（或篇名目錄）系統就并不十分重要，很少作為檢索的出發點。對于檔案文獻而言，分類和主題是重要的檢索點。因此，圖書館在對檔案類文獻匯編進行編目時，要對檔案文獻進行深度的主題標引，提高檢索深度，增加多途徑檢索功能。近年來，檔案文獻出版物更多是以多卷本甚至叢書形式出版，因此，有必要增加330字段，增加提要信息，注明檔案史料的時間，增加327字段，詳細著錄篇目等內容，這樣有助于讀者查到并利用。

3.樹立主動服務的理念，加強對檔案文獻的推介和信息服務

圖書館與檔案館編輯出版的檔案史料匯編，既是對檔案文獻的再生性保護，也為研究者提供了豐富的資源。因此，向讀者進行推介宣傳是提高檔案文獻利用率的必要手段。對新入藏的檔案文獻出版物予以充分宣傳，如通過圖書館主頁、編制新書報導、展覽、網上咨詢等方式，向讀者介紹館藏檔案文獻資源，以開闊讀者視野、啟迪思路，提高讀者鑒別力和利用率。另一方面，加強咨詢和情報開發工作，根據讀者所提問題直接或間接地幫助讀者查找科研資源，如借閱咨詢、檢索咨詢和情報咨詢。根據用戶需求以專題形式濃縮、匯集有關知識信息，編輯成指導面更集中、針對性更強、信息密集的文摘刊物。多途徑指導讀者利用檔案文獻，幫助讀者選讀檔案文獻，及時解答讀者在利用古籍文獻中遇到的難題。

4.加快古籍檔案的開發

實現古籍檔案的電子化，建立古籍檔案特色文獻庫，并與其他資源實現共享。隨著網絡信息技術的發展，圖書館古籍檔案數字化逐漸成為可能，這也正是當代不可抗拒的趨勢之一。它有效地提高了古籍的利用效率，使異地間的利用成為可能。但由于各圖書館水平的不一，許多圖書館間還不能實現這種資源的共享，急需要解決這一問題。建立古籍檔案文獻庫，可以根據館藏古籍資源的內容來深度挖掘。比如本館在明清時期的文獻檔案較豐富，就應做好這方面的開發利用。此外，還應該運用當代先進的多媒體技術嘗試對古籍檔案聲像形式的開發。

5.加強古籍檔案管理的人才建設

古籍工作是一項系統性的工程，涉及到古漢語文學、訓詁學、版本目錄學、鑒定學等多個學科。因此需要既有廣博的知識，又有高度責任感與持久的意志力的人才。圖書館在選拔人才時既要注重考察他們在古籍方面的知識，同時也要考察他們其他方面的素質。要盡量創造更多的機會培訓古籍工作人員，同館外專業人員多交流，努力提高他們的業務素質。要注重加強他們的理論修養，加大對古籍檔案人才的培養與引進。

6.研究讀者需求及利用狀況

高校圖書館在日常工作中，保持記錄讀者的信息需求并及時處理反饋信息，真正將讀者看作檔案文獻傳播過程的重要組成部分，檔案文獻的價值實現最終在用戶身上完成。利用用戶反饋進一步改進檔案文獻的服務工作，以吸引更多、更廣泛的用戶群，以大幅度提高檔案文獻的利用率。

古籍作為圖書館的一種檔案，與現代的檔案管理有共同之處，檔案管理的許多經驗與方法都值得借鑒。把現代檔案管理的方法應用到圖書館工作中，促進古籍檔案的有序管理，加強對檔案文獻的信息開發，是改變當前檔案文獻利用效率低的途徑之一。

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作者單位：首都師范大學圖書館