論國家標準《文件元數據原則》的制定及其原則、標準化性質和意義

摘要：2011年1月我國正式發布了國家標準《GB/T 26163.1-2010 信息與文獻－文件管理過程－文件元數據－第1部分：原則》。本文針對其制定、原則、標準化性質及意義進行了介紹和論述。

關鍵詞：國家標準 元數據 原則 制定

2011年1月，我國正式發布了國家標準《 GB/T 26163.1-2010 信息與文獻－文件管理過程－文件元數據－第1部分：原則》（以下簡稱國家標準《文件元數據原則》），并于2011年6月1日正式實施。該標準的發布與實施，在我國檔案信息化建設中，對我國電子文件的科學管理將起到十分重大的推動作用，因為沒有標準化就沒有信息化，而電子文件元數據又是電子文件管理的命脈，因此，其標準化意義更是重大。

一、國家標準《文件元數據原則》制定的背景

國家標準《文件元數據原則》制定的背景主要有三個方面：

第一個方面，電子文件管理元數據是保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性的“命脈”，對電子文件而言，失去了電子文件管理元數據也就失去了其法律的證據價值，因此，這是整個國際社會都面臨的問題，因此必須對其實行標準化。

第二個方面，電子文件管理元數據需要在一個國家的各組織機構之間和國際上各國家之間進行交換與共享，因此涉及到對電子文件法律證據價值在一個國家內及整個國際文件/檔案領域內共同認可的確認問題，因此迫切需要標準化。

第三個方面，電子文件是人類共同的數字遺產，而人類正面臨丟失這種數字遺產的嚴峻挑戰。這正如2004年聯合國教科文組織發布的《保護數字遺產憲章》所指出的：如果不著手解決目前所面臨的有關威脅，數字遺產將會迅速丟失，而且不可避免。因此，各國應采用法律、經濟和技術手段來保護這種數字遺產。

很顯然，國家標準《文件元數據原則》正是在人類所面臨的電子文件如何長久地保存、規范化地保存這種巨大挑戰的背景下制定的。

二、國家標準《文件元數據原則》制定的過程

國家標準《文件元數據原則》是采標于國際標準《ISO23081-1-2006 信息與文獻－文件管理過程－文件元數據－第1部分：原則》（以下簡稱“國際標準ISO23081”），其編制工作是于2008年6月18日在國家檔案局法規司直接主持下起動的。

2005年4月，我國“全國檔案工作標準化技術委員會”首次加入了國際標準化組織（ISO）第46技術委員會－信息與文獻工作技術委員會/檔案/文件管理分技術委員會（ISO/TC46/SCII），并于同年5月，由全國檔案工作標準化技術委員會派員組成中國代表團，參加了文件管理分技術委員會 (SCll)的第十四次會議，對會議上通過的國際標準ISO23081的標準草案，中國代表團投了贊成票。

2007年4月，全國檔案工作標準化技術委員會第十五次年會在南京召開，會議要求密切跟蹤國際標準研制情況，對國際標準ISO23081系列標準，應集中力量，盡快完成采標工作。

2008年6月，全國檔案工作標準化技術委員會正式發出通知，專門成立了WG-ISO/23081國際標準采標工作組，由此，正式開始了國家標準《文件元數據原則》的制定工作。

2009年8月，全國檔案工作標準化技術委員會在北京專門召開了專家審查會，對國家標準《文件元數據原則》（送審稿）進行審查，在這次審查會的基礎上，形成了標準的報批稿，并于2011年正式發布實施。

三、國家標準《文件元數據原則》的基本原則

國家標準《文件元數據原則》雖然在標準文本中，沒有以明確的條文來闡述具體的原則，但是就其整個標準內容而言，則體現了如下四條基本原則：

1.分類原則。該原則要求：電子文件管理元數據應根據分類原則來建立，以明確支持電子文件的法律證據價值，究竟需要哪幾類元數據。該分類原則具體內容是：電子文件管理元數據應具有關于電子文件自身的元數據類；關于法規與標準的元數據類；關于責任人員的元數據類；關于業務工作及過程的元數據類；關于電子文件管理業務及過程的元數據類。

2.捕獲原則。該原則要求：說明電子文件業務背景的元數據應該與電子文件一起捕獲。盡管電子文件在不同的領域、不同組織機構及不同國家有不同的業務背景，但是，對電子文件而言，它必須要有業務背景的支持，關于這一點無論是在哪個領域、哪個組織機構或哪個國家都是共同的，既然是共同的，也就構成了電子文件管理元數據建立的一條基本原則，也就是電子文件管理，在捕獲電子文件的同時，必須捕獲其業務背景元數據，反之，違反這一基本原則，那么，一個領域或一個組織機構所管理的就是不具有業務背景元數據的電子文件，這樣的電子文件就不具有法律上的證據價值，也就很難進行跨領域間、組織機構間或國家間的交換和共享。當然，對于人類數字遺產而言，不具有法律證據價值的電子文件就是人類數字遺產的丟失。所以這一原則是建立電子文件元數據所必須遵循的原則。

3.記錄原則。該原則要求：當電子文件進入管理過程后，說明電子文件管理過程背景的元數據應該與電子文件管理過程的進行同時加以記錄。即在電子文件管理的自始至終都必須將電子文件管理過程中產生的能夠支持電子文件法律證據的憑證性信息加以記錄，這些憑證性信息包括支持電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性方面在內的各類信息。

4.累積原則。該原則要求：電子文件每使用一次，就需要對有關使用的新的背景信息或業務背景信息加以捕獲。也就是說，電子文件管理元數據不是一旦生成之后就靜止不變了，而是自始至終都要保持其不斷的累積，這是因為電子文件只要在其存在期間，就要被不斷地使用，被不斷地用于不同的用途。

四、國家標準《文件元數據原則》的標準化性質

國家標準《文件元數據原則》，對電子文件管理所具有的標準化性質主要體現在四性上，即前瞻性、科學性、共同認可性和權威性。

1.前瞻性

國家標準《文件元數據原則》對各行各業在電子文件管理中需要解決的重復性的和共同性的問題，從電子文件管理元數據的視角，前瞻地提供了規范化、標準化的解決原則與指南，這主要體現在以下幾個方面：

（1）在電子文件性質方面

確保電子文件的真實性、可靠性和完整性；

確保電子文件的長期可獲取性和可用性；

確保電子文件的可理解性；

支持并保證電子文件的證據價值，保護電子文件的證據性。

（2）在電子文件管理方面

對電子文件的訪問管理、隱私管理和權限管理提供支持和管理；

支持電子文件高效率的檢索；

確保在各種技術環境和業務環境下可靠地捕獲電子文件，支持互操作策略，使電子文件持續地得到長久保存；

在電子文件與其形成的背景信息之間進行邏輯鏈接，并以一種結構化的、可靠的和有效的方式維護這種鏈接。

（3）在電子文件技術方面

為識別形成和捕獲電子文件的技術環境提供支持，同時對維護電子文件的技術環境的管理提供支持，以便在需要真實性文件時可以隨時復制文件；

為實現電子文件在不同環境、計算機平臺或保管策略之間的有效遷移提供支持。

2.科學性

國家標準《文件元數據原則》是對國際標準ISO23081采標而制定的標準，而國際標準ISO23081則是以國際文件、檔案領域中文件管理的科學、技術和經驗的綜合成果為基礎制定的。從需求牽引而言，國家標準《文件元數據原則》是對國際標準《ISO 15489-1信息與文獻－文件管理－第1部分：通則》的拓展；從理論基礎而言，它是對文件管理的基礎理論——“文件連續體理論”的實際應用；從實踐經驗而言，它是國際電子文件管理領域中的最佳實踐，因此，具有很強的科學性。

3.共同認可性

由于國家標準《文件元數據原則》是對國際標準ISO23081采標而制定的，而國際標準ISO23081又是經過國際標準化組織中二十多個標準起草國家投票通過的，因此，在國際上具有廣泛的共同認可性。現在國際標準ISO23081不僅在我國被采標應用，而且在全世界被許多國家所廣泛采標應用，如澳大利亞、美國、加拿大、新西蘭、英國、荷蘭等，可以這樣說，在國際電子文件管理領域，電子文件管理元數據標準化，沒有不應用該標準的。

4.權威性

國家標準《文件元數據原則》根據元數據的半結構與結構化原理，對元數據進行了標準化，從而不僅為保證電子文件證據價值的實現和電子文件證據價值能得到社會的共同確認創造了條件，而且也為保證作為人類共同的數字遺產的電子文件不被丟失創造了條件，因此，具有很高的權威性。

五、國家標準《文件元數據原則》的標準化意義

1.從文件管理角度看，電子文件管理涉及到人類活動的各個領域，各個領域對電子文件管理元數據既有統一需求，又有各自具體需求，而該標準的制定既滿足了各領域電子文件管理元數據統一的要求，又滿足了各個領域制定各自具體電子文件管理元數據標準的具體要求。

2.從電子文件類型角度看，電子文件類型十分多樣，既有文本文件，又有聲音文件、圖像文件、影像文件，還有多媒體文件及專門類型的電子文件等，這些電子文件在管理上既具有共性，又具有個性，而該標準的制定既滿足了從電子文件管理的共性出發，對各類型電子文件進行統一描述的元數據的要求，又滿足了從電子文件管理的個性出發，對每一類電子文件進行各自具體描述的元數據要求。

3.從標準的層次性角度看，電子文件管理元數據標準是具有層次的，作為電子文件管理元數據的國際標準和國家標準，由于其適用范圍廣泛，又是高層次標準，要求達到廣覆蓋的通用性的要求，而國際行業標準和國家行業標準，由于其適用范圍比較專業，是具體層次上的標準，要求達到具體專業范圍內規范一致的要求，而該標準的制定既滿足了對電子文件管理元數據高層次標準的廣覆蓋的要求，又滿足了電子文件在具體層次上的具體專業范圍內規范一致的要求。

由此可見，國家標準《文件元數據原則》很好地處理了電子文件管理元數據在原則性與靈活性、普遍性與特殊性、通用性與專業性上的辯證關系，因此，在我國，它是制定其他各類電子文件管理元數據標準時所必須遵循的基礎性標準和指南性標準。

作者單位：南京政治學院上海分院信息管理系