后保管時代檔案職業角色新論

摘要：本文首先分析了后保管時代檔案職業角色的新釋義，接著闡述了后保管時代對檔案職業角色所提出的新期待，并根據新期待提出了檔案職業角色的轉變策略。

關鍵詞：后保管時代 檔案職業角色 角色轉變

我國檔案職業角色從古代形成以來，一直隨著時代的變遷而發生轉變。從商代作為巫和史的宗教高級官員下降到秦漢時期的低級行政人員，到清朝其地位已降至政府機構最下層，建國后雖有所發展，也只是行政機構的輔助人員。但是如今，檔案界迎來了一個嶄新的時代——后保管時代，它預示著檔案職業進入轉型期，并對檔案職業角色提出了新的期待，呼吁檔案職業角色跟上時代的步伐，努力完成角色的轉變，最終全面提高檔案職業的社會地位和職業聲望。這無疑為檔案工作者開辟了一條重新站起來的道路。

一、后保管時代檔案職業角色新釋義

（一）保管時代檔案職業角色釋義

角色是社會勞動分工的結果，學者對其定義大同小異。在美國社會學家帕森斯看來“角色是附著于社會地位之上的被期待的行為或者行為規范。”[1]他的這一觀點和英國社會學家鄧肯·米切爾的看法不謀而合：“角色是與社會職業、身份相關的被期望的行為。”[2]可見角色是在對應的社會地位中被社會所期待的某種行為。職業角色則是指社會成員在特定生產關系的職業崗位上，被社會期待的行為模式的總和。由此筆者認為，檔案職業角色是指在檔案職業領域內，檔案工作者被社會期待的行為模式的總和。

保管時代，“檔案管理者被定義為這樣一個群體：他們為真正的決策者保管大量的文件實體。”[3]檔案工作者退居為單純的實體保管員，檔案職業角色被定義為：為社會記憶保存單份實體殘余文件以備利用；被動地接收各部門移交的檔案；做著簡單、重復的手工操作；少數研究館員做些編研工作等行為總和。

（二）后保管時代檔案職業角色新釋義

在第十三屆國際檔案大會上，T·庫克正式提出檔案界迎來一個嶄新的時代——后保管時代，以區別于傳統文件的保管模式，區別于保管時代。后保管時代是信息技術快速發展、文件數量劇增、文件形態發生變化并以電子文件的發展為標志的一個時代。它意味著檔案工作對象和檔案學研究內容的豐富。其實，后保管時代不僅僅是檔案保管方式的變遷及對象的變化和豐富，它的到來更反映了社會文化現象的變化，預示著處于社會轉型期的檔案職業正向社會化、開放化發展的趨勢。

前文分析到，角色是被社會期待的行為模式的總和，這種期待不單是后人從前人那里承襲下來的角色期待，還會隨著社會的變遷被賦予新的內容，角色叢也將擴大。這里說的角色叢是指社會成員在某一個社會地位所產生的社會角色系列。例如某人在家里承擔的是父母的角色，到工作場所則是員工的角色。[4]在后保管時代，檔案職業角色的含義被賦予了新的內容，也可以說角色叢得到擴大。除傳統的角色釋義外，還被賦予了參與社會記憶、社會文化的構建；積極融入電子文件運行事務；提供數字檔案信息利用、加強與各單位的合作等新釋義角色行為。

二、后保管時代對檔案職業角色提出的新期待

（一）主動參與構建社會記憶的新期待

在后保管的社會轉型期，人們開始重新審視檔案職業應承擔的社會職責和應具備的社會功能，而首先被重新審視的是檔案本身：“檔案存在的合法性和公眾對檔案的認可已從一種司法——行政的有機聯系轉變為文化——社會的有機聯系，社會記憶的定義不再僅局限于強大文件形成者留下來的‘記錄殘余’，公眾和歷史的可靠性對檔案和檔案人員提出了更多要求。”[5]可見，檔案成為了社會文化的有機聯系體，社會記憶則從文化和其他更高的角度重新審視。所以，檔案工作者應從社會需求出發，努力構建完整的社會記憶，不再只是單份歷史記錄的保管員。

“十二五”規劃的文件中，國家把檔案劃為歷史文化遺產、社會記憶的重要組成部分。這表明社會期待檔案職業走出自己狹隘的圈子，從文化、國家記憶、公民的實際生活等多層面去開展檔案工作。如F·杰拉爾德·漢姆所言：“檔案不再只反映狹隘的研究興趣(即原來的工作“中心”)，而能真正反映人類生活的方方面面(即‘邊緣’)”。[6]

（二）主動融入電子文件整個形成事務的新期待

后保管時代，電子文件作為檔案職業的新客體，正逐步成為主流。由于電子文件自身和軟件運行系統都有著復雜性的特點，“我們將不得不在電子文件形成之前就考察文件或產品背后的創造活動或創作意圖，以實現文件的前端控制，保證電子文件能夠被捕獲。”[7]再者，“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或提供利用。”[8]所以，檔案人員在做到前端控制下，應努力融入電子文件的整個事務過程中。

總之，檔案工作者主動融入電子文件的形成事務過程，是檔案人員積極融入各種事務的新表現，體現了后保管時代檔案工作者走出自身狹隘圈子的新嘗試，這是后保管時代的又一個新期待。

（三）主動變檔案館為信息中心的新期待

近年來，各種場館如圖書館、博物館、美術館都逐漸向社會免費開放，成為人們獲取相關信息的重要場所。檔案館作為檔案職業的核心組織機構，保存著大量的檔案信息資源，是個海量的信息資源庫。所以，檔案工作者應把檔案館這一天然的優勢利用起來，打開利用的大門，變檔案載體存放倉庫的檔案館為公民獲取相關信息的中心場所。

首先，對實體檔案館而言，“后保管時代，從檔案建筑作為文件保管基地轉變為一個便于公眾利用的數百個由形成者控制的系統內各種文件的信息中心。”[9]所以，檔案工作者應把作為文件保管基地的檔案館變為檔案信息采集中心、公共文化休閑場所和文件信息中心。另外，社會對數字檔案館的利用給予更高的期望。數字檔案館實現了紙質檔案的數字化獲取、電子文件的統一管理，更加方便了廣大用戶的利用需求。人們期望這個虛擬的檔案場所能為社會所用，成為真正的數字檔案資源中央信息中心。

三、后保管時代檔案職業角色轉變策略

檔案職業角色被賦予了新的期待后，檔案工作者就應努力朝著這個方向轉變。筆者認為，主要可以從以下三個方面努力。

（一）從單份社會記憶殘余的保管者向社會記憶的構建者轉變

在后保管時代，如果“檔案工作者過于重視現實需求而忽視了研究性需求，那么他將置身于成堆成捆的文件中，迷失于無止境的管理性工作中，從而終將失去了造福后代的機會，也放棄了自己最崇高的職責———社會記憶和人類文化的捍衛者。”[10]而捍衛社會記憶，并不是指單純的保存社會遺留下的記憶殘余，而是從社會文化的視角去捍衛社會記憶和歷史文化。

1.主動成為中立、客觀的社會記憶構建者

眾所周知，社會記憶的呈現并不是歷史學家打開檔案盒、利用檔案后的歷史，而是檔案工作者留給歷史學家怎樣的檔案，檔案盒里面裝的是關乎什么的記憶。可見檔案工作者在構建社會記憶時起著至關重要的作用。而且檔案工作者附帶著職業權力，自身的立場、態度在很大程度上影響著給社會留下怎樣的社會記憶。但是，檔案要保存的是客觀的實事證據，以完整而真實的形態呈現在人們面前。所以，檔案工作者必須以客觀、中立的態度從事自身的工作，不摻雜個人情感。如希拉里·杰金森早在1922年就這樣描述：“檔案工作者的職業是提供服務，他們的存在是為了他人的工作……。證據的神圣性是他們的信條；保護每一頁證據材料是他們的職責；不摻雜個人偏見和觀點地為那些想了解事實真相的人提供服務是他們的目標……”。[11]只有這樣，檔案職業才能給我們的時代構建真實而完整的社會記憶。

2.主動成為社會記憶的呈現者

檔案工作者在辛苦構建社會記憶之后，如果不主動地呈現給廣大的用戶，很容易造成社會記憶的斷代以及檔案信息資源的浪費。所以，檔案工作者應主動豐富檔案職業的“產品”形態。第一，打開社會記憶的大門，擴大檔案的開放范圍，增加開放的數量。這就需要檔案工作者大量的付出，如整理、編目、鑒定、修復以及對珍貴檔案進行數字化處理等。第二，努力做好編研工作，出版各種檔案資料，方便用戶的利用工作。第三，開展各種檔案展覽活動，吸引各界用戶前來參觀，拾起一些遺忘的記憶。最后，加強檔案資源的數字化、網絡化，在網站上為社會呈現不一樣的數字化社會記憶。

（二）從文件的終端處理者向參與文件相關事務的指導和管理者轉變

后保管時代，電子文件的海量產生沖激著檔案界的每個角落，它呼吁檔案工作者融入到各種事務中去，做電子文件的前端控制者和全程管理者，并努力成為各部門的合作者。

1.積極成為電子文件相關事務的指導和管理者

電子文件作為檔案職業的新客體，從各方面加大了檔案工作的難度，檔案工作者再也不能只作為文件的終端處理者了，如被動地接收各部門移交的文件，然后放入架上保管。電子文件自身復雜性的特點，要求工作人員熟悉其從生成到歸檔的整個事務運行過程，即對電子文件做到前端控制和全程管理：一是在電子文件形成階段，檔案人員必須提前做調查，了解其生成環境，以便指導文件形成部門的相關工作；制定統一的文件管理規范和標準，并建議他們購買統一的電子文件生成和管理軟件，以方便歸檔后的規范管理和內容的順利讀取。二是在電子文件運行階段，檔案工作者應起到全程監督、審查的作用，對文件的適用范圍也應該有所了解，以防止電子文件在運行過程中發生變化或被人修改影響其內容的真實性。三是在電子文件的歸檔階段，檔案工作者應做相應的統計工作，熟悉電子文件的歸檔范圍和歸檔數據等。

其實，檔案工作者對電子文件的前端控制和全程管理是檔案人員走出檔案館場所，融入檔案形成部門事務中去的表現，可提高自身業務水平和幫助電子文件進館后的工作，也能提升檔案館的社會地位。如T·庫克所言“檔案館也從作為一個希望與文件形成機關合作的‘懇求’機構變成為一監督形成者維護和保管在其管理下的檔案文件活動的審計機構。”[12]

2.積極成為電子文件形成機構及相關單位的合作者

檔案人員想要順利融入到相關部門的事務中，監控電子文件的運行以長久保存真實的電子文件，這都需要各部門的共同合作。F·杰拉爾德·漢姆在《后保管時代的檔案戰略》中就提出，電子文件應對后保管時代的戰略必須具備合作戰略。因為機構間的合作是技術社會的一個基本特征，電子文件工作技術問題涉及面廣、難度大，檔案人員更應該改變以前獨干的習慣，加強與電子文件形成部門的合作以減少進館文件管理的不便之處，同時也需與相關部門加強合作，如圖書館、博物館等，共同為信息數字化服務努力，發揮社會文化機構的社會職能。

（三）從檔案館的實體保管者向檔案中央信息中心的構建者轉變

檔案工作者應把自身職業的核心領域——檔案館，構建成檔案中央信息中心。

1.主動成為檔案信息中心的構建者

蘭德爾·吉默森在《掌握好檔案賦予我們的權力》中很形象地把檔案館比喻為餐館，館藏的豐富資源即是餐館中豐盛的菜單，研究者來館是為補充知識的營養。后保管時代是個急需信息知識營養的時代，而檔案館在具備了資源的基礎上，有責任和有義務構建屬于檔案信息的中央信息中心，可以從以下三個方面努力：一是提供資深的參考咨詢服務。檔案館應培養資深的檔案信息參考咨詢服務人員，他們必須對館藏有較深的了解，特別是已開放的資源、特色館藏、貼近民生的檔案相關情況更應該了解清楚。二是建立便利的檔案查詢閱覽室。對已開放的檔案資源應建立紙質查詢和電子查詢雙套方式。另外，數字檔案館是個真正意義上的數字檔案信息中心，應努力將其排上用場。三是檔案工作者應主動做檔案信息編研、組織、統計等工作，再通過各種途徑提供給用戶。

2.主動成為檔案館內信息知識的提供者

后保管時代作為電子信息化的時代，賦予了檔案職業新的角色叢，如信息過濾角色、中介性的信息咨詢和參考角色、知識導航員角色等。如今，公民信息需求量越來越大，檔案館也正努力成為檔案信息中心。檔案工作者應努力加快檔案的數字化和數字檔案館建設腳步，利用各種新技術向外界提供檔案信息知識，如提供快捷的信息挖掘技術，組織電子文件利用系統開發，建設內容豐富的檔案網站，開展不同方式的檔案知識宣傳活動等。

結語

檔案職業角色的轉變不會一蹴而就，檔案人員必須“能夠認識到各種角色期待的正面意義和反面制裁程度，并把角色期待內化為自己需求結構的一部分。因為，其內化的程度越高，角色轉換的成功率就越高。”[13]所以，檔案工作者應該把構建社會記憶、為廣大用戶提供檔案信息知識服務、加強與各部門的合作、融入電子文件管理事務過程等這些新期待內化為自身的需求，這樣才能順利完成職業角色的轉變，從而最大限度地發揮檔案職業的社會功能，提高檔案職業地位和職業聲望，立檔案職業于不可替代之位！

注釋：

[1][2][4]丁水木，張緒山.社會角色論[M].上海：上海社會科學出版社，1992:27-33.

[3]特里·庫克.電子文件與紙質文件觀念：后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].山西檔案，1997（2）：7-13.

[5][8][9][12]特里·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[A].國家檔案局、中央檔案館編.第十三屆國際檔案大會文件報告集[C].北京：中國檔案出版社，1997（10）：161-163.

[6]F·杰拉爾德·漢姆.檔案邊緣[J].山西檔案，1999（1）：14-17.

[7]謝凌奕.電子文件與后保管時代[J].蘭臺世界，2001（1）:7-8.

[10]露西娜·德瑞蒂.現代文件挑戰下的檔案工作者角色[J].浙江檔案，2001（5）:38-39.

[11]吉默森.掌握好檔案賦予我們的權力[J].檔案，2007（3）：40-43.

[13]溫泉信.角色：人的行為選擇[M].北京：軍事譯文出版社，1992（6）：77.

作者單位：上海大學圖書情報檔案系