中外檔案利用比較分析

摘要:檔案利用工作是當(dāng)今各國檔案部門存在以及發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是檔案管理工作中相當(dāng)重要的一個環(huán)節(jié)。目前世界各國檔案管理部門對檔案利用方面的關(guān)注也基本一致，都對檔案利用工作十分重視。

關(guān)鍵詞: 中外檔案 利用 比較

因?yàn)楦鲊臍v史、傳統(tǒng)、民情、科技水平以及經(jīng)濟(jì)實(shí)力發(fā)展程度的不盡相同。目前世界各國對檔案利用的工作也是有著千差萬別。因此，本文對中外檔案利用的差異進(jìn)行了比較和分析，希望對我國今后的檔案利用工作有所幫助。

一、中外在檔案利用領(lǐng)域的差異

早在上世紀(jì)的五、六十年代，國外就已經(jīng)在“檔案利用要服務(wù)于科學(xué)研究和經(jīng)濟(jì)建設(shè)”等方面進(jìn)行了研究。所以如今在美國，人們利用檔案來輔助自己工作的意識非常強(qiáng)烈。絕大多數(shù)的美國都人認(rèn)為，若是檔案不能被人們廣泛的利用，那么這些檔案就沒有了存在的意義和價值。因此，只有對檔案進(jìn)行廣泛而大量的利用，才能夠體現(xiàn)出檔案存在的作用，才能讓檔案管理人員體現(xiàn)出其自身工作的價值，最終才能夠讓檔案的廣泛利用為社會接受。

在我國，雖然對檔案利用工作的也有很多的關(guān)注。可是，在進(jìn)行檔案利用時，我國還是對檔案的保密性進(jìn)行了過分的強(qiáng)調(diào)，從而讓我國檔案利用的工作涂上了一層十分神秘的色彩。我國的各級檔案部門也因此被戴上了保密重地的頭銜。加之我國目前又處于社會主義發(fā)展的初級階段，我國進(jìn)行了高等教育的人數(shù)在全國總?cè)丝诘目倲?shù)中只占極小的比例。相對于西方發(fā)達(dá)國家而言，我國的國民整體素質(zhì)還是處于較低的一個水平上。也正因此我國公民對于檔案利用的社會化意識也十分的淡薄。自我國改革開放以來，隨著我國社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，雖然以上的的情況多有緩解，我國公民對于檔案社會化的意識也在逐漸的加強(qiáng)，利用檔案進(jìn)行工作和學(xué)習(xí)的人次、卷數(shù)也不斷在上升。可是，從我國社會普遍的大方向上看，我國公民對于檔案的利用意識，在今后的很長一段時間還有待于提高。

二、中外檔案利用服務(wù)對象不同

我國的國家管理機(jī)關(guān)目前是我國檔案利用的主要用戶，我國的各級檔案館也普遍的只對這些我國的黨政機(jī)關(guān)敞開大門。直到我國進(jìn)行改革開放之后，我國的各級檔案館才容許我國公民以個人身份到檔案館中進(jìn)行檔案的利用活動。

在西方發(fā)達(dá)國家中，雖然政府是檔案利用的客戶，但是各國的檔案館卻是把國家公民的檔案利用活動，作為其主要的服務(wù)對象。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在美國的“國家檔案館”中每年至少要接待大約21.4950萬人次的檔案利用者，函查或電話查詢的服務(wù)人次為51.7301萬人次，為讀者提供37.9131萬件檔案資料。

三、檔案利用形式不同

在西方檔案利用的形式可分成三種：其一，讓潛在客戶知道檔案館中所藏的檔案信息以便于人們對檔案館中所藏檔案進(jìn)行利用。其主要的方式為散發(fā)傳單、發(fā)行檢索工具和公布科研信息以及舉辦大型的演講、討論會議等，從而激發(fā)國內(nèi)個人用戶對檔案的興趣，引導(dǎo)這些個人用戶對所關(guān)心的檔案進(jìn)行了解和查詢，最終擴(kuò)大潛在的檔案利用人群范圍。例如美國的國家檔案館，就在正門的大廳中用專柜陳列《獨(dú)立宣言》、《美國憲法》和《人權(quán)法案》這三部珍貴的經(jīng)典歷史文獻(xiàn)。其二，在檔案館內(nèi)為用戶提供檔案利用的服務(wù)，即為不同的用戶在檔案館內(nèi)提供不同的檔案利用服務(wù)。其三，就是館外檔案利用方式。具體來講，就是把檔案制作成可發(fā)售的縮微膠卷等工具，讓用戶可以將其帶出檔案館進(jìn)行利用。

在我國檔案部門的服務(wù)工作還處在發(fā)展時期，對個人檔案利用的服務(wù)工作在我國檔案管理部門中幾乎是一片空白。即使有些地方已經(jīng)開展了檔案利用的服務(wù)工作，但是也只是在檔案館之內(nèi)進(jìn)行接待和咨詢服務(wù)，無論在廣度和深度上都不能同國外相比。因此，我國的檔案部門一定要在今后的工作中加強(qiáng)這方面的改革和管理。

四、檔案利用服務(wù)手段的差異

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在西方國家的檔案館中進(jìn)行了利用。美國在近幾年中，已有200多家檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。利用這些現(xiàn)代化技術(shù)推廣自己，吸引更多的檔案利用人員來館進(jìn)行借閱等檔案利用活動。如在2002年的6月，我國的“中國歷史博物館”就在美國的“國家檔案館”中復(fù)制1.1萬多張“二戰(zhàn)”時期有關(guān)于中國的航拍照片。

在我國，因?yàn)槭艿搅私?jīng)濟(jì)、人才等諸多方面的影響，檔案利用工作現(xiàn)代化的改革還處于試點(diǎn)探索的階段。其具體的表現(xiàn)為：首先，盲目地添置檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致了一批計(jì)算機(jī)長期處在閑置的狀態(tài)上；其次，有一些已經(jīng)取得的科研成績不能被廣泛的推廣和應(yīng)用；最后，我國在對各級檔案館進(jìn)行管理時宏觀調(diào)控和技術(shù)指導(dǎo)不足，導(dǎo)致了我國各級檔案館不能很好地形成合力，從而使我國在今后很長的一段時期之內(nèi)，進(jìn)行檔案利用工作時，還要靠手工操作來進(jìn)行。

五、檔案利用體制的不同

我國目前處在一個高度集中的檔案管理體制當(dāng)中。這種體制的好處就是可以讓我國在檔案利用的工作過程中保持一致，可以提前對檔案利用工作的目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃和監(jiān)督。其缺點(diǎn)就是把這種體制修改成國家通用的有效方法的周期太長，在修改完成之前，我國各級地方檔案管理部門出現(xiàn)各自為政的局勢，從而使重復(fù)建設(shè)、浪費(fèi)資源等問題凸顯出來。

在西方發(fā)達(dá)國家，檔案管理的體制呈現(xiàn)出即統(tǒng)一又相對獨(dú)立的檔案管理形式，在國外的中央與地方的各級檔案管理部門進(jìn)行分權(quán)、分責(zé)管理。美國聯(lián)邦政府是由“國家檔案與文件署”對國家的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。可“國家檔案與文件署”同各州自身的檔案管理部門并無直接隸屬關(guān)系。檔案管理機(jī)構(gòu)在一定的標(biāo)準(zhǔn)下，可以自由地去做它認(rèn)為對自己有利的事。如計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)。美國各州的檔案機(jī)構(gòu)，都是在“國家檔案與文件署”頒布的各項(xiàng)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，依據(jù)自身的實(shí)際情況，讓軟件開發(fā)公司專門進(jìn)行研發(fā)。

六、檔案文件解密的差異

對于檔案文件的解密性原則在法國等西方國家很早就有了相應(yīng)的制度，并對此進(jìn)行了公布。在我國，檔案的解密制度普遍為30 年，特別是建國之后的一段較長時期內(nèi)，我國對檔案的解密問題公布極少甚至是不公布。除此以外從解密后檔案的利用活動上看，美國曾經(jīng)出臺了一個在版權(quán)方面的限制，可我國至今也沒有出臺這種制度。

七、利用檔案史料進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的差異

在我國檔案館管理部門的內(nèi)部都會有專門的檔案編研組織，專門配備了檔案的研究人員，同時由他們對檔案進(jìn)行編輯和出版，這是我國檔案管理工作者的一個重要工作職責(zé)。而在外國，國家檔案的管理人員只是負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行管理或是接待檔案利用者的工作，并不專門配備檔案編研人員，檔案的管理人員也從來不把檔案的編輯研究工作當(dāng)成自己的一項(xiàng)工作任務(wù)。對于檔案的編輯和研究工作大多是由檔案利用者來進(jìn)行公布的。

由于國情不同，各國對于檔案的利用和管理工作也不盡相同。綜上所述，在西方發(fā)達(dá)國家中，檔案利用的服務(wù)中所包含的制度、措施、思想和觀念都無疑對我國目前檔案利用工作的改革，有極大的參考、借鑒價值，同時也給我國提高檔案利用的服務(wù)水平提供了豐富的參考資料。

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作者單位：重慶交通大學(xué)