關(guān)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集的幾點(diǎn)思考

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)交易買(mǎi)賣(mài)、抵押貸款異常活躍，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的價(jià)值也越來(lái)越明顯。因此有必要做好權(quán)屬檔案的收集工作。本文針對(duì)目前權(quán)屬檔案收集中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行了根源探究，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案 收集 前移

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)的重要組成部分。近年來(lái)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特別是住房制度改革的深化和房地產(chǎn)交易市場(chǎng)的活躍，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用價(jià)值得到了前所未有的顯示。房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等工作中對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的需求越來(lái)越高，而前提則是要有齊全完整的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案為后盾。這也就要求必須做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集工作。

一、目前房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集工作現(xiàn)狀

1.收集途徑單一

目前，權(quán)屬檔案的收集主要是被動(dòng)的接收，主動(dòng)收集、征集很少。近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)越來(lái)越多地參與市場(chǎng)活動(dòng)，比如資產(chǎn)重組、企業(yè)改制、房產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)等都會(huì)涉及產(chǎn)權(quán)的變化，也就隨之會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件。要保證產(chǎn)權(quán)活動(dòng)都能被記錄下來(lái)，能作為檔案加以保存，單靠接收登記部門(mén)移交的檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。而檔案管理部門(mén)目前多存在人員少、工作量大的問(wèn)題，這就導(dǎo)致了檔案管理人員只能機(jī)械地接收登記部門(mén)移交的檔案，而許多其他應(yīng)歸檔的權(quán)屬檔案沒(méi)有及時(shí)收集。

2.權(quán)屬檔案種類(lèi)不齊全

權(quán)屬檔案收集面狹窄，除權(quán)屬登記檔案以外，對(duì)其他類(lèi)型檔案的收集很少。權(quán)屬檔案是以權(quán)屬登記檔案為主體的，但是，其并不是權(quán)屬檔案的全部。還應(yīng)包括房產(chǎn)交易、拆遷、測(cè)繪檔案，以及司法仲裁等部門(mén)在處理房地產(chǎn)案件中形成的有關(guān)文件。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)闄n案管理人員很少參加到這些業(yè)務(wù)工作中以及權(quán)屬登記檔案有明確的定期移交制度，而其他部門(mén)基本沒(méi)有建立移交制度，接收這些檔案就會(huì)相對(duì)困難。但作為權(quán)屬檔案管理部門(mén)，應(yīng)該從保證權(quán)屬檔案完整的角度出發(fā)，積極主動(dòng)地與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，使檔案工作滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，盡量收集反映產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀與變化情況的檔案。

3.新型載體檔案的收集不夠完整

權(quán)屬檔案除了紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、調(diào)查處理房地產(chǎn)糾紛案件過(guò)程中形成的有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)的錄音材料，以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行權(quán)屬管理過(guò)程中形成的磁盤(pán)、光盤(pán)等材料。這些新型載體檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案更具可視性，更加客觀和形象。因此在日常管理中一定要加強(qiáng)對(duì)這些載體檔案材料的收集，而且由于其更容易遭到損壞，要更加注意對(duì)其的保存和保管。

4．檔案質(zhì)量難以保證

目前，權(quán)屬檔案產(chǎn)權(quán)文件資料歸檔是整個(gè)房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢，即使檔案人員在驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少資料或者存在不規(guī)范、不準(zhǔn)確之處，補(bǔ)齊或更正都會(huì)非常困難，要重新退回所有相關(guān)部門(mén)，而且還會(huì)涉及到房地產(chǎn)權(quán)利人，其程序之繁瑣和工作量之大，都會(huì)令工作人員望而卻步。而且權(quán)屬檔案內(nèi)容涉及建筑、測(cè)繪、法律等多個(gè)專(zhuān)業(yè)，而權(quán)屬檔案人員知識(shí)面窄，對(duì)于其中的專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題和不規(guī)范之處很難發(fā)現(xiàn)。這些都直接導(dǎo)致了不規(guī)范的文件資料進(jìn)入權(quán)屬檔案之中。

二、原因分析

1.接收制度不健全

房屋權(quán)屬檔案有其特殊性， 它以權(quán)屬登記檔案為主體， 除此之外，還應(yīng)包括測(cè)繪、交易、拆遷以及在處理房地產(chǎn)糾紛活動(dòng)中形成的有關(guān)文件。而這些材料分屬于同一房地產(chǎn)管理部門(mén)的各職能部門(mén)。由于缺乏檔案接收制度， 這些部門(mén)在權(quán)屬檔案形成后，往往留在本部門(mén)使用， 即使移交給權(quán)屬檔案管理部門(mén)，在時(shí)間上也往往嚴(yán)重滯后。

2.檔案人員綜合素質(zhì)不高

首先， 檔案人員不了解房地產(chǎn)的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案內(nèi)容涉及建筑、測(cè)繪、法律等專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 要想在資料驗(yàn)收時(shí)，有發(fā)言權(quán)，就必須對(duì)這些專(zhuān)業(yè)知識(shí)有所涉獵，有所了解。而目前的檔案人員在這方面的知識(shí)還相當(dāng)匱乏。這也就直接導(dǎo)致了權(quán)屬檔案管理人員在驗(yàn)收資料時(shí)，無(wú)法嚴(yán)格審查把關(guān)，也就無(wú)法保障權(quán)屬檔案質(zhì)量。其次，檔案人員對(duì)產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證流程不熟悉，致使無(wú)法查驗(yàn)權(quán)屬檔案形成的數(shù)量和背景，只能被動(dòng)地“ 你交我收”，使許多不符合要求的資料混于檔案之中。第三，檔案人員對(duì)新型載體檔案的保管缺乏系統(tǒng)知識(shí)，對(duì)其進(jìn)行收集保管存在畏難情緒。

3.檔案末端管理難以保證檔案質(zhì)量

在建設(shè)部《簡(jiǎn)化房地產(chǎn)交易與房屋權(quán)屬登記程序的指導(dǎo)意見(jiàn)》中規(guī)定了房地產(chǎn)交易與房屋權(quán)屬登記程序流程圖：“受理→初審→復(fù)審→審批→繕證→收費(fèi)發(fā)證→歸檔”，并明確了各環(huán)節(jié)的職能，歸檔為最后一個(gè)環(huán)節(jié)。而且受理環(huán)節(jié)具有“檢查收驗(yàn)證件齊全；初審證件真?zhèn)危贿M(jìn)行錄入登記”等職能，初審、復(fù)審、審批環(huán)節(jié)也都有核驗(yàn)、審查文件材料的職能。另外，《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第九條也規(guī)定：“每件（宗）房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作完成后，權(quán)屬登記人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整理好的權(quán)屬文件材料經(jīng)權(quán)屬登記負(fù)責(zé)人審查后，送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)立卷歸檔。”那么，當(dāng)工作進(jìn)行到歸檔環(huán)節(jié)時(shí)，檔案已然形成，而且由于各環(huán)節(jié)都具有審查文件質(zhì)量的職責(zé)，這也就直接導(dǎo)致了權(quán)屬檔案管理人員認(rèn)為，已整理好的權(quán)屬文件資料就是“合格產(chǎn)品”，而且自己處于流程的末端，如果存在問(wèn)題造成返工，必然非常麻煩。由于這種思想的存在，以及處于流程末端的現(xiàn)實(shí)，權(quán)屬檔案管理人員往往會(huì)多一事不如少一事，導(dǎo)致許多不符合要求的資料混于檔案之中。

4．檔案意識(shí)還需普及和加強(qiáng)

檔案是房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)的原始記錄，對(duì)權(quán)屬管理活動(dòng)具有重要的憑證與參考價(jià)值。形成、移交檔案是每一個(gè)工作人員的重要職責(zé)。而對(duì)于房地產(chǎn)管理人員來(lái)講，顯然還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，尤其是對(duì)新型載體材料檔案的認(rèn)識(shí)。大家通常以為紙質(zhì)材料的檔案才是檔案，其他載體的檔案不是檔案，無(wú)需向檔案部門(mén)移交，而是多保存在某些部門(mén)或個(gè)人手中，使用也更為方便。

三、改善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集工作的建議

針對(duì)以上問(wèn)題和原因分析，要做好權(quán)屬檔案收集工作，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施：

1.梳理房地產(chǎn)權(quán)屬管理流程，推行檔案前移模式

根據(jù)目前的權(quán)屬管理流程，歸檔是最后一個(gè)環(huán)節(jié)，容易導(dǎo)致形成什么就歸檔什么、歸檔不規(guī)范等問(wèn)題的發(fā)生。而且目前流程中存在的更正手續(xù)繁瑣的問(wèn)題，也間接導(dǎo)致了檔案規(guī)范難以推進(jìn)的后果。而檔案前移模式可以很好地解決這一問(wèn)題。所謂的“前移”就是要求檔案部門(mén)的驗(yàn)收環(huán)節(jié)要提前介入，融入到業(yè)務(wù)工作之中，與業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。①這樣就能在形成過(guò)程中保證檔案的規(guī)范，也就可以避免更正事項(xiàng)的產(chǎn)生。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)， 提高其綜合素質(zhì)

首先，要通過(guò)培訓(xùn)的方式，保證檔案人員不僅熟練掌握檔案管理知識(shí)，而且還了解相關(guān)專(zhuān)業(yè)如測(cè)繪、登記、計(jì)算機(jī)等知識(shí)。其次，可通過(guò)輪崗的方式，加強(qiáng)檔案人員對(duì)權(quán)屬管理業(yè)務(wù)流程的深入了解。通過(guò)參與具體工作，將培訓(xùn)中了解的相關(guān)知識(shí)應(yīng)用到具體工作中，進(jìn)而產(chǎn)生舉一反三、應(yīng)用自如的良好效果。

3.制定科學(xué)、合理、全面的歸檔制度，明確收集范圍

之所以存在權(quán)屬檔案收集種類(lèi)不齊全、新型載體檔案不完整等問(wèn)題，最根本的原因就是制度不健全，沒(méi)有將登記檔案之外的檔案和新型載體檔案列入歸檔范圍。因此，要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，完善健全歸檔制度，將房產(chǎn)交易、拆遷、測(cè)繪檔案以及司法仲裁等部門(mén)在處理房地產(chǎn)案件中形成的有關(guān)文件及新型載體檔案列入歸檔范圍，從制度上保障檔案收集的齊全完整。有了制度，就一定要落實(shí)，這也就要求檔案人員要積極主動(dòng)地收集，尤其是要收集之前不再歸檔范圍之內(nèi)的檔案。

4.加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用的反饋，提高檔案收集的針對(duì)性

收集的最終目的就是提供利用，利用者需要什么，我們就應(yīng)該收集什么。因此要加強(qiáng)利用反饋工作，在提供利用的同時(shí)，多聽(tīng)取利用者的意見(jiàn)和建議，并將其意見(jiàn)反饋給收集部門(mén)，進(jìn)而提高檔案收集的針對(duì)性，最終提高利用的效率。

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①倪永寧.不斷創(chuàng)新思路 抓住檔案工作與業(yè)務(wù)工作的結(jié)合點(diǎn)——北京市公安局檔案工作紀(jì)實(shí)[J].北京檔案，2010（11）：10.

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4.劉凌艷，劉艷萍.房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案收集工作若干問(wèn)題的思考[J].2008（6）：25.

作者單位：北京市新興房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)總公司