關于會計電算化內部控制的思考

［摘要］ 經過20多年的實踐和努力，我國會計電算化工作已經取得長足的進步。在現階段的調查中，大部分企業尤其是中小企業，已應用會計電算化來進行會計核算和會計管理。然而在企業、事業單位會計電算化業務處理中，都不同程度地存在內部控制問題。本文主要分析會計電算化內部控制的現狀，并對如何加強電算化內部控制提出建議。

［關鍵詞］ 會計電算化；內部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 17 . 008

［中圖分類號］F232；Ｆ２３３ ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）17- 0015- 02

一、我國會計電算化的現狀

（1）隨著計算機及網絡技術的普及應用，越來越多的企業都在建立本企業的會計信息系統，用會計電算化來代替手工記賬，這樣一方面可以加快會計人員登記賬目的速度，另一方面也可以提高會計核算的精準度，減少會計人員在工作中的失誤，大大提高了會計核算的效率。但是在會計電算化普及率較高的背后，不難發現，許多企業的會計電算化工作還處在一個較低的層次上。大部分實施電算化的企業，使用財務軟件時主要是使用其核算的功能，比如總賬、報表、工資、固定資產等功能，這僅僅是會計電算化工作的初級職能，而對一些其他功能，如會計電算化信息系統的維護，對會計軟件進行參數設置和對會計電算化軟件進行分析和設計等，都知之甚微。

（2）部分企業對會計電算化工作的認識具有局限性。有的企業認為會計電算化只是單純地將手工記賬轉變為計算機記賬，有的財務負責人對電算化知識和管理比較陌生，習慣于對傳統手工會計的管理，從而對會計電算化不信任和抵觸。更有甚者，有的企業認為會計電算化工作只是一種潮流和趨勢，不使用會計信息系統就是失了身份，即便是采用會計電算化，也達不到預期的效果。這些錯誤的認知造成企業在會計電算化管理和實施中出現了許多問題，嚴重影響了會計電算化在實際工作中的應用。

（3）各個企業財務軟件的通用性較低，軟件使用較混亂。目前我國使用的財務軟件分為兩種：一種是商品化會計軟件，另一種是定點開發會計軟件。部分單位使用的財務軟件是市面上常見的、向開發商購買的通用財務軟件，也有部分單位委托開發公司設計出供本單位自行使用的財務軟件，這就造成了整個社會財務軟件使用情況較為混亂，不同財務軟件數據接口、應用方法不一樣，造成各會計軟件之間不能兼容，應用起來也存在差異，從而導致數據查詢和傳輸等難以實現。

（4）會計電算化人才水平有待提高。我國的會計電算化人才大都可以熟練操作財務軟件，這僅僅是會計電算化初級人才所要達到的目標。而長期以來，會計電算化人才水平較低是制約會計信息系統進一步發展的重要問題之一，大部分企業的電算化人才不具備更高水平的操作能力，如會計軟件開發和維護、會計信息的分析和處理等。

二、加強會計電算化內部控制的原因

（1）會計電算化的實施部分改變了手工做賬的內控形式。在手工會計中，所有的數據、文字及關系都會記錄在紙質文檔中，直觀性很強。有沒有涂改、筆跡的追尋都可以成為控制的手段，各崗位會計人員之間通過不同業務的交接來完成一整套會計工作，形成完整的工作體系，自然而然地形成了相互檢查和互相監督的關系；而會計電算化條件下，會計人員都操作計算機進行業務處理，每個人員都憑借自己的操作員賬號來實現自身的權限，手工會計中的一些直接的線索如筆跡等，都已消失殆盡，刪除修改后的會計數據都無跡可尋，很容易發生問題。另外由于大部分財務軟件都提供自動對賬、檢驗賬賬是否相符的功能，這就使得會計人員出錯的可能性大大減少，并減輕了審核人員的工作量，無形中削弱了審查、復核的工作。可見會計電算化條件下所有會計人員和會計崗位的工作和職能發生了許多變化。

（2）網絡環境下會計電算化的數據安全問題日益嚴重。會計電算化系統數據執行的主體是計算機。一旦計算機系統出現硬件故障或者因其他非人為因素而出現故障時，會計工作則不能正常進行。因此需要及時備份會計電算化的相關數據，如果沒有備份相關數據，將會給會計電算化系統帶來嚴重損失，從而嚴重影響會計電算化工作。此外，網絡環境是一個開放的環境，在這個環境下任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計電算化系統下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。例如網絡信息來源的多樣性，有可能導致審計線索的紊亂；網絡信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或人為篡改；網絡中存在著各種木馬病毒和惡意程序都有可能給會計電算化數據帶來極大的危脅。

三、如何加強會計電算化條件下的內部控制

為了保證會計信息處理質量，減少數據出錯和操作失誤的可能性，應加強會計電算化的管理，完善和健全會計電算化的內部控制制度。內部管理制度一般包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數據與軟件管理制度等。建立適應本單位的全面規范的會計管理制度，就是要有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據系統。會計電算化內部控制主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等。完善的內部控制是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的管理流程，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。

1.對會計電算化下會計數據的控制

電算化環境下，會計數據的存儲和處理都是在計算機上進行的，企業通過計算機軟件的數據庫管理功能來控制數據的輸入、輸出、調取和修改等操作。這就要求企業有一個功能完善的數據庫管理系統對其中的數據進行管理，在邏輯關系上提供語義參照關系機制，來檢驗和保證數據庫系統中的有關數據，保證會計數據的邏輯性和完整性。

在業務發生要輸入相關會計數據時，會計電算化軟件要有相應的控制程序鑒別所要輸入的數據，查看是否有不合理或不完善的經濟業務，從而及時提醒會計操作人員或拒絕存入數據。比如輸入銀行存款相關業務，需要填入所對應的銀行存款支票存根編號等數據，若因操作人員失誤或者忘記輸入造成數據不完整，可以進行相關提示。輸入后存放在數據庫中的數據可以通過一些程序控制和技術手段進行相關驗證，如進行總賬平衡檢驗、明細賬平衡檢驗等。會計電算化下數據輸出通常表現為數據查詢、數據打印、數據備份及網絡傳輸等形式。企業要保證會計數據的正確性、可讀性及便于他人查閱等，輸出數據控制一般要檢查與輸入數據是否一致，輸出是否完整，同時在某些場合還要具有統一的格式和內容要求。

2.對會計電算化下計算機環境的控制

實施會計電算化，必然要有相應的計算機硬件和軟件作為支撐。對會計電算化軟硬件要經常進行系統維護，為保證系統的正常運行，要進行一些相關的操作如安裝、修復、更新、備份等。為了保證計算機的安全，保證相關程序不被修改、盜取、感染病毒，就要做到監管到位、實時監控、及時處理、提前防范。會計電算化的前提條件是保證機房設備安全和計算機正常運行，因此首先要經常對電算化設備進行保養，避免發生意外。其次要防止非法修改和刪除會計數據和軟件，確保會計數據和會計軟件的安全保密，對所有數據一律進行雙備份，并且存放到兩個不同的地點。最后當需要更新電算化硬件設備和升級會計軟件時，需要嚴格執行審批程序，確保會計數據的連續性、完整性和安全性。

3.對會計電算化下會計崗位和人員的控制

防范和杜絕利用電算化會計軟件舞弊的最佳方法就是形成一套合理、有效的管理制度并嚴格執行。每個會計電算化崗位都有自己的權限并嚴格按照權限進行相關會計操作。權限管理包括權限分配和用戶名／密碼管理兩個方面，前者決定相應用戶對會計數據具有哪些操作權，而后者則保證了用戶和權限的對應關系。在分工時，應做到相互牽制、相互制約，職權分離，有效地限制和及時發現錯誤違法行為，從而防止出現舞弊和欺詐。在實施會計電算化過程中，根據內部控制制度的要求和本單位的工作需要，會計電算化工作的各個工作崗位，在保證會計數據安全的前提下可以進行交叉設置，但有些崗位要嚴格按照內部控制要求，不能交叉設置，如軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。

在會計人員控制方面，首先會計人員要具有高度的專業精神，不玩忽職守，不做假賬；其次要有一定的電算化操作水平，能夠熟練操作相關的會計軟件并進行日常維護；每位操作人員都要通過登錄自己的用戶名／密碼來進行操作，防止非法操作和越權操作，防止財務機密外泄，確保會計數據的安全、準確、可靠。

四、結束語

總之，會計電算化內部控制是企業內部控制工作的重要組成部分，它對已建立的會計電算化系統進行全面的管理，保證系統的安全和正常運行，同時也是保證企業電算化工作高效有序進行的重要措施。

主要參考文獻

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