項(xiàng)目管理提升北京煙草信息化建設(shè)水平

項(xiàng)目管理初現(xiàn)成效

近幾年，北京煙草信息化建設(shè)不斷注重應(yīng)用務(wù)實(shí)，信息化已經(jīng)應(yīng)用在各個(gè)部門，工商協(xié)同營銷系統(tǒng)、零售終端系統(tǒng)、專賣管理信息系統(tǒng)、集中式營銷管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理體系貫標(biāo)系統(tǒng)、統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、職業(yè)健康安全管理系統(tǒng)、手機(jī)短信查詢系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等各項(xiàng)系統(tǒng)已經(jīng)深入到日常工作的方方面面。

2004年以來，北京煙草信息化投入比例逐年加大，使得競爭優(yōu)勢凸顯，電話訂貨系統(tǒng)、大屏展示系統(tǒng)、18家工業(yè)公司代表使用的經(jīng)營輔助決策系統(tǒng)、物流系統(tǒng)等都成為了行業(yè)形象的窗口。

這些年北京煙草信息化建設(shè)也仍存在不足，其中技術(shù)問題是次要的，多數(shù)問題仍可歸結(jié)于管理與規(guī)劃問題。而管理與規(guī)劃問題則需要經(jīng)過較長時(shí)期的研究、探索，并結(jié)合目前公司體制改革發(fā)展情況逐步解決。因此，項(xiàng)目管理將在信息化建設(shè)中起著十分關(guān)鍵的作用。

北京煙草的信息化項(xiàng)目，從項(xiàng)目開始實(shí)施到結(jié)束，基本上都是按照五個(gè)不同的項(xiàng)目管理過程組來執(zhí)行的。比如“經(jīng)營輔助決策系統(tǒng)” 項(xiàng)目，從2003年底開始啟動(dòng)，在啟動(dòng)過程組中初步確定項(xiàng)目需求。在規(guī)劃過程組中，制定了這個(gè)項(xiàng)目的管理計(jì)劃，明確需求，根據(jù)需求估算項(xiàng)目完成時(shí)間，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，估算成本，對(duì)人員進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，制定采購計(jì)劃等。在執(zhí)行過程組中，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，選擇了采購方，定期反饋開發(fā)進(jìn)度，指導(dǎo)項(xiàng)目順利執(zhí)行。在監(jiān)控過程組中，監(jiān)控這個(gè)項(xiàng)目具體情況，整體需求變更的核實(shí)、控制，進(jìn)度、成本、質(zhì)量的控制，管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、合同管理。在監(jiān)控過程組中，及時(shí)將開發(fā)完的需求與用戶溝通，在大范圍不變的情況下，根據(jù)用戶意見完善需求，這又回到了規(guī)劃過程組和執(zhí)行過程組，這三個(gè)過程組是不停地重復(fù)，這種循環(huán)進(jìn)行了兩、三次，最終進(jìn)入到收尾過程組。

信息化建設(shè)本身是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)工程，通過具體分析可以找到其建設(shè)成效的許多原因。從總體來看，其中有一些主要因素是可以把握的?？梢园研畔⒒ㄔO(shè)看成是一個(gè)技術(shù)工程、一個(gè)管理工程和一個(gè)系統(tǒng)工程。

回顧這些年北京煙草信息化的建設(shè)，所有項(xiàng)目都是遵照“不用不建，有用才建”的原則在建設(shè)。資金、人員都沒有太多的浪費(fèi)。信息化項(xiàng)目都是按照項(xiàng)目管理的5個(gè)項(xiàng)目管理過程組、9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域和44個(gè)過程在建設(shè)，無論項(xiàng)目大小，都經(jīng)過啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾這五個(gè)項(xiàng)目過程組，范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購、整體管理九大項(xiàng)目知識(shí)領(lǐng)域。

北京煙草的信息化項(xiàng)目管理通過這些年的不斷實(shí)踐，從最初的啟動(dòng)、逐步推進(jìn)到現(xiàn)在的全面開展，已經(jīng)初見成效。

項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵因素

一個(gè)項(xiàng)目從其成立開始，項(xiàng)目各方干系人都會(huì)期望項(xiàng)目能夠根據(jù)既定的計(jì)劃一步步順利地導(dǎo)向最后的成功。影響項(xiàng)目最后成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的九大知識(shí)領(lǐng)域，無一不對(duì)項(xiàng)目的最后成功產(chǎn)生積極影響。然而，將九大知識(shí)領(lǐng)域?qū)?xiàng)目成功產(chǎn)生影響的輕重程度進(jìn)行比較的話，其中的項(xiàng)目范圍管理、人力資源管理在北京煙草信息化建設(shè)中是最為重要的。

項(xiàng)目范圍管理

項(xiàng)目范圍是指產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過程。這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。

項(xiàng)目干系人必須在項(xiàng)目要產(chǎn)生什么樣的可交付成果方面達(dá)成共識(shí)，也要在如何生產(chǎn)這些可交付成果方面達(dá)成一定的共識(shí)。

制約一個(gè)信息化項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量。在一個(gè)項(xiàng)目中這幾個(gè)條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時(shí)間、成本和質(zhì)量。項(xiàng)目一開始確定的范圍小，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費(fèi)的成本必然也小，反之亦然。

很多項(xiàng)目在開始時(shí)都會(huì)粗略地確定項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本以及質(zhì)量，然而在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段之后往往會(huì)變成讓人感覺到不知道項(xiàng)目什么時(shí)候才能真正結(jié)束，要使得項(xiàng)目結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力，整個(gè)項(xiàng)目就好象一個(gè)無底洞，對(duì)項(xiàng)目的最后結(jié)束誰的心里也沒有底。這種情況的出現(xiàn)對(duì)于公司的高層領(lǐng)導(dǎo)來說，他們是最不希望看到的，然而這樣的情況出現(xiàn)并不罕見。

造成這樣的結(jié)果就是由于沒有控制和管理好項(xiàng)目的范圍。可見項(xiàng)目的約束條件中最主要的還是范圍的影響。

針對(duì)一個(gè)信息系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目，整個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了幾年，項(xiàng)目何時(shí)結(jié)束還是處于不明確的狀態(tài)，因?yàn)橛脩舨粩嘤行碌男枨蟪鰜恚?xiàng)目組也就要根據(jù)用戶的新需求不斷去開發(fā)新的功能。如果沒有項(xiàng)目范圍管理，這個(gè)項(xiàng)目實(shí)際上是一個(gè)無底洞，沒完沒了地往下做，項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”。

再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，因此變更是不可避免的，關(guān)鍵問題是如何控制。很多信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施失敗的原因，都是因?yàn)樵陧?xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中，實(shí)施雙方?jīng)]有控制好項(xiàng)目范圍的問題。實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)之一是實(shí)施的周期長、對(duì)業(yè)務(wù)的依賴性強(qiáng)，特別是一些跨業(yè)務(wù)的項(xiàng)目，要完全把企業(yè)的全業(yè)務(wù)流程穩(wěn)定下來，并通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，是需要較長的時(shí)間來鞏固的。因此在這么一個(gè)客觀條件下，常常出現(xiàn)一些需求不穩(wěn)定、需求變更，項(xiàng)目范圍失控的現(xiàn)象，如果在此關(guān)鍵問題上沒有對(duì)變更進(jìn)行有效的一個(gè)“度”的控制，那么項(xiàng)目的范圍將失去可控性，隨之而來的是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和成本無法控制，更嚴(yán)重的是導(dǎo)致項(xiàng)目的滯后和失敗。

控制好需求變更必須有一套規(guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。通常對(duì)發(fā)生的變更，需要識(shí)別是否在既定的項(xiàng)目范圍之內(nèi)，如果是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)，那么就需要評(píng)估變更所造成的影響，以及如何應(yīng)對(duì)的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項(xiàng)目范圍之外，那么就需要雙方進(jìn)行談判，看是否增加費(fèi)用，還是放棄變更。因此，項(xiàng)目所在的企業(yè)必須在其項(xiàng)目管理體系中制定一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，這樣對(duì)項(xiàng)目范圍的管理、控制將是行之有效的。

北京煙草的信息化項(xiàng)目建設(shè)基本上在項(xiàng)目范圍變更控制管理過程框架指導(dǎo)下，制定了明確的項(xiàng)目范圍，在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，用戶的需求變更都按照事先制定好的過程執(zhí)行。那么，這個(gè)項(xiàng)目就會(huì)比較成功地完成，項(xiàng)目的時(shí)間和成本基本上是在一開始項(xiàng)目規(guī)劃的時(shí)間及成本下完成。新增項(xiàng)目范圍之外的變更，如果有必要都作為新增費(fèi)用追加。

人力資源管理

北京煙草信息化項(xiàng)目建設(shè)中，承擔(dān)軟件開發(fā)的公司、信息中心、業(yè)務(wù)部門組織成了一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，信息中心工程師承擔(dān)了項(xiàng)目經(jīng)理的工作，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員是項(xiàng)目干系人。這些人力資源保證了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效開展項(xiàng)目管理活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)成員合理分工與協(xié)作，能夠有效地溝通，在項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮了很大的作用。

項(xiàng)目管理固然需要技術(shù)知識(shí)，而商業(yè)知識(shí)也不可或缺。項(xiàng)目經(jīng)理必須組織有方、充滿自信，并且態(tài)度端正。技術(shù)知識(shí)的重要性不容否認(rèn)，然而同樣重要的還有敏銳的商業(yè)頭腦、對(duì)企業(yè)文化的把握以及領(lǐng)導(dǎo)能力。換言之，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該既具備知識(shí)，也擁有運(yùn)用知識(shí)的能力。

不管技術(shù)如何發(fā)展，所有的組織及其系統(tǒng)都應(yīng)該以人為本。一個(gè)項(xiàng)目的成功有賴于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和人力系統(tǒng)的結(jié)合——前者制訂戰(zhàn)略、設(shè)立結(jié)構(gòu)、進(jìn)行控制;后者則提供透明度、資質(zhì)和承諾。

項(xiàng)目經(jīng)理需要具備業(yè)務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)技能，這樣他們就能夠?qū)㈨?xiàng)目與組織的關(guān)系網(wǎng)、資源和基礎(chǔ)設(shè)施聯(lián)系起來。項(xiàng)目經(jīng)理通過愿景、戰(zhàn)略定位和系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理還必須能夠成功地推銷自己的理念——不僅是向自己的項(xiàng)目小組，而且是向整個(gè)組織推銷。要做到這一點(diǎn)，他們必須明白如何激勵(lì)利益相關(guān)者。要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，項(xiàng)目經(jīng)理必須盡快組建一個(gè)有實(shí)力的項(xiàng)目小組，并在小組內(nèi)部營造一種協(xié)作的文化。項(xiàng)目經(jīng)理要掌握如何在變化時(shí)期高效地與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該關(guān)注宏觀，確保所有行動(dòng)都按部就班按時(shí)地在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，不要糾纏微觀性的東西。由于項(xiàng)目的繁瑣，很容易陷入細(xì)節(jié)當(dāng)中。

項(xiàng)目經(jīng)理必須懂得采購和人力資源管理，以保證獲得項(xiàng)目所需要的資源。他們必須進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，包括所有可能使項(xiàng)目擱淺的風(fēng)險(xiǎn)---從技術(shù)領(lǐng)域到政治范疇。他們必須控制成本、時(shí)間和質(zhì)量，從而在保證甚至超出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況下，在預(yù)算范圍內(nèi)，按時(shí)完成項(xiàng)目。他們需要引導(dǎo)溝通，以使項(xiàng)目進(jìn)展能夠得到準(zhǔn)確的匯報(bào)，而所有的利益相關(guān)者都能夠進(jìn)行知識(shí)共享。最后，他們還必須懂得范圍管理和整合管理，從而使人們能夠正確理解項(xiàng)目的意義，并使其與公司目標(biāo)達(dá)成一致。

“信息化是個(gè)一把手工程”，是因?yàn)槿绻麢C(jī)構(gòu)的一把手不支持，那么信息化工作很容易失敗。再深究原因是信息化過程可能會(huì)改變企業(yè)管理流程，很多相關(guān)人員的習(xí)慣和利益在其中，所以只要企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者高度重視，在資金和人力上給予支持，才能辦成。

全員工程意味著信息化建設(shè)不能忽視那些不是一把手的業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門主管們的參與。要實(shí)現(xiàn)深化融合，就需要轉(zhuǎn)化思路。業(yè)務(wù)高管對(duì)于業(yè)務(wù)創(chuàng)新更為擅長，利用信息化進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)高管是分不開的。如果說，信息化領(lǐng)導(dǎo)力就是對(duì)信息化建設(shè)過程施加有效作用和有效影響的能力，那么業(yè)務(wù)高管毫無疑問應(yīng)該擁有并提升這樣的能力。

北京煙草“經(jīng)營輔助決策系統(tǒng)”項(xiàng)目的建設(shè)正是因?yàn)橛羞@些領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)主管全員參與到?jīng)Q策和項(xiàng)目中，界定項(xiàng)目范圍，參與項(xiàng)目的計(jì)劃，項(xiàng)目過程中細(xì)化規(guī)劃、范圍、時(shí)間、成本、控制質(zhì)量、落實(shí)采購、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、有效地溝通，才使得信息化項(xiàng)目建設(shè)取得現(xiàn)在的成功。

鏈接

信息化項(xiàng)目管理的思考

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)整合的工作，由于每一個(gè)項(xiàng)目都具有一定的特殊性，因此在某個(gè)時(shí)候，在某個(gè)知識(shí)領(lǐng)域所做的決定和行動(dòng)常常會(huì)影響到頂目的其他方面。處理這種影響除了要注意防范風(fēng)險(xiǎn)、協(xié)調(diào)各要素之間的合理運(yùn)用以外，結(jié)合信息化自身特點(diǎn)，通過理論聯(lián)系實(shí)踐，在信息化項(xiàng)目管理中，還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面：

1、信息資源共享與整合的規(guī)劃問題

信息化項(xiàng)目的資源要素包括信息資源、技術(shù)資源、經(jīng)費(fèi)資源、推廣資源、服務(wù)資源等多種要素。在項(xiàng)目管理過程中，對(duì)信息資源要素的規(guī)劃是最關(guān)鍵的。這是因?yàn)?，信息資源的開發(fā)利用是信息化的核心任務(wù)，而信息資源的共享與整合又是信息化項(xiàng)目管理規(guī)劃階段的核心任務(wù)。對(duì)于信息化項(xiàng)目而言，其資源非常豐富，縱向分散上至國家局、下至各區(qū)縣；橫向分散于各行業(yè)，這些資源之間如果缺乏有效的互通互連途徑，就容易形成信息孤島。因此，在項(xiàng)目管理的規(guī)劃階段，首先要充分調(diào)查現(xiàn)有信息資源建設(shè)情況，避免后期的重復(fù)建設(shè)；其次在規(guī)劃階段要找到一種適合本項(xiàng)目的信息資源共享與整合模式。信息化建設(shè)的目的就是為了促進(jìn)信息交流，提供更便捷的信息服務(wù)，項(xiàng)目管理要圍繞這一目標(biāo)，盡早做好信息資源規(guī)劃，制定信息共享標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃信息共享體系，并在后期執(zhí)行過程中加強(qiáng)監(jiān)督管理，進(jìn)行信息共享的質(zhì)量控制。

2、引進(jìn)項(xiàng)目管理軟件

近年來，企業(yè)信息化總體水平明顯提高，信息化在企業(yè)管理和發(fā)展中發(fā)揮了日益重要的支撐作用。隨著后續(xù)信息化項(xiàng)目的日益增多，使用項(xiàng)目管理軟件輔助項(xiàng)目管理已經(jīng)成為項(xiàng)目經(jīng)理們的共識(shí)。如果沒有一個(gè)好的項(xiàng)目管理軟件，在市場需求快速變化、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)、多項(xiàng)目并發(fā)、資源有限的環(huán)境下，由于項(xiàng)目延期、資源沖突、項(xiàng)目執(zhí)行不力等原因?qū)е碌捻?xiàng)目失敗，最終會(huì)導(dǎo)致企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃難以實(shí)現(xiàn)。如何高效、合理地進(jìn)行項(xiàng)目管理，將是今后要思考的問題。

如果要做到精細(xì)化地管理信息化項(xiàng)目，就要引進(jìn)項(xiàng)目管理軟件。使用項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理可以提高項(xiàng)目的管理水平，也能提高企業(yè)的整體管理水平，增強(qiáng)計(jì)劃的可執(zhí)行性，提高資源的有效配置，加強(qiáng)成本管理，提高企業(yè)的競爭能力。

3、建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的第三方監(jiān)理機(jī)制

隨著信息化建設(shè)項(xiàng)目的增多，由于信息化項(xiàng)目在全部實(shí)施過程中不斷出現(xiàn)的自我調(diào)整和重新優(yōu)化，項(xiàng)目各方的責(zé)任、權(quán)利和利益因此隨之需要調(diào)整和重新劃分。為此，需要一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)。

在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，引進(jìn)第三方監(jiān)理，主要是通過發(fā)揮監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和建議等方面的作用，確保項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度和成本三個(gè)方面的控制目標(biāo)，作為甲方授權(quán)的代表，監(jiān)理方是甲方的助手，輔助甲方來對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制和管理。所以，監(jiān)理的功能定位應(yīng)是：發(fā)現(xiàn)并預(yù)警問題，推動(dòng)問題的解決。（文/郭翔）