試論數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的不足及建議

信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國(guó)各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展，單純的手工記錄方式已無(wú)法及時(shí)有效地對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在近十年來的迅猛發(fā)展，使得各單位利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理和提供利用等服務(wù)，主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。

一、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足

隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法，已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量，也無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案的巨大利用需求，利用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，在這個(gè)意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息，用戶得到的僅是復(fù)制品，而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案不同于以往對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用具備一定的認(rèn)識(shí)。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息，導(dǎo)致基本信息錯(cuò)誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時(shí)，由于一些檔案管理軟件在建立時(shí)僅考慮當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)量和用戶需求，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個(gè)數(shù)據(jù)字段，數(shù)據(jù)庫(kù)容量較小，不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加，數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的速度就相應(yīng)減慢，使工作效率被迫降低。

二、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用建議

要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全水平是個(gè)艱難的過程，涉及方面很多，需要管理部門投入大量的人力物力。有些方面，例如設(shè)備的可靠性，火災(zāi)預(yù)防等方面，主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識(shí)破壞方面，如泄密監(jiān)取密碼口令、計(jì)算機(jī)病毒、黑客等，主要依靠管理制度和計(jì)算機(jī)安全專項(xiàng)技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫(kù)的一致性、完整性問題上，檔案管理部門自身起著決定性作用。

1、確保檔案的保密性和安全性

單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問題。檔案一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點(diǎn)只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者，電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展，也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險(xiǎn)箱、電子印章、電子水印等最先進(jìn)信息技術(shù)解決上述問題。同時(shí)通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范，技術(shù)到位，這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時(shí)備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是對(duì)檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護(hù)作用，其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略，它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問，它也是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外，要注意建立計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式，為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu)，使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。

2、用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)方式

早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件，其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差，用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化，并且需要花費(fèi)很大代價(jià)才能實(shí)現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實(shí)現(xiàn)信息共享。考慮到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要，檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時(shí)還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，以便今后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)或更新?lián)Q代。對(duì)于管理?xiàng)l例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進(jìn)行保存整理，通過公文類程序或網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行交換及查詢。

3、加強(qiáng)法制建設(shè)

保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的，還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此，檔案信息安全與其它社會(huì)問題一樣，是一個(gè)復(fù)雜的綜合性較強(qiáng)的問題，各個(gè)環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。

（作者單位：156335黑龍江省建三江分局濃江農(nóng)場(chǎng)檔案室）