淺談如何做好衛生事業單位檔案保密及利用

作者單位：277800 山東省棗莊市衛生人才服務中心（林國英）；山東省棗莊市技術學院（林國盛）

通訊作者：林國英

【摘要】 保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用活動的總稱。本文主要探討如何在做好檔案保密工作的同時開展好利用工作。

【關鍵詞】 衛生事業單位； 檔案； 保密； 利用

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職。但在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用活動的總稱。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。衛生事業單位是社會中一個特殊的行業，主要承擔著社會中救死扶傷、治病救人、維護人類健康的責任。其檔案主要分為文書檔案和專業技術檔案兩種。檔案的形成、保管、保密和利用工作具有一定的特殊性，做為檔案管理工作者，要在工作中掌握其特殊性，做好保密工作的同時，做好檔案利用工作。

1 公文檔案中文書檔案的制發是推進檔案工作規范化的基礎前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化的問題。因此，在公文制發中必須要注意解決好規范化問題，以提高檔案本身質量，為檔案管理工作打下牢固的工作基礎。首先要確定紙質，尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。其次注意檢查制發公文是否履行簽發手續、審批權限，公文標題是否準確，報送、抄送單位是否準確等。再次字跡要牢固清楚。不論是草擬公文，還是做出的記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。最后使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。衛生事業單位的檔案管理與其他單位還有所不同。醫療檔案、科研檔案都具有一定的保密性和特殊性，如承擔預防控制疾病的公共衛生單位，由于社會的發展即社會環境的變化，現在社會的突發性流行病、傳染病、艾滋病及公共衛生事件等頻繁發生，隨之而來的工作量及需要存檔的相關資料也就有所增加，要求也就越高，對存檔資料的要求就越要嚴格，資料即真實可靠又全面系統，以備歷年查閱。

2 醫療衛生單位中的病歷檔案是衛生檔案管理規范化的基礎

2.1 形成特殊性 醫療衛生單位主要的工作是以治病救人、救死扶傷為本的特殊行業。其檔案的形成主要是以記載患者住院治療、病情發展、治愈回訪的病歷材料為主。每份檔案間相互獨立，在檔案內容上也以入院記錄、醫囑、病情發展、護理措施、治療原則、愈后情況等特殊形式形成。病歷形成的怎樣，不僅僅決定病歷本身的質量，同時，也影響日后檔案管理的質量，決定了檔案利用工作的質量。因此，在書寫病歷時首先要掌握好病歷書寫基本要求；其次注意檢查是否完備了手續，是否符合病歷書寫及管理要求。再次病歷字跡要牢固清晰。

2.2 行業特殊性 醫療衛生單位中的病歷檔案主要是記載患者治療過程等信息的材料，因此，在保管檔案時，一是要按照檔案形成的時間保管，病歷檔案利用一般是為了查詢、復制，按時間保管可以便于檔案利用者的利用；二是要注意檔案的保密性，有些病歷檔案是比較特殊的，可以體現個體的穩私情況，在患者查詢檔案時，要注意保密。

2.3 輔助治療性 有些檔案在患者治療的過程中具有相當重要的作用，為患者病情發展和下步治療工作提供可靠依據。

2.4 長期保管性 病歷檔案中記載著患者病情的相關信息，對一些發展緩慢而無法徹底治愈疾病或治療后又復發疾病的病歷檔案，其保管時限有時長至十幾年甚至幾十年。

3 檔案保密工作與保管利用之間的關系

工作實踐證明，檔案材料收集的完整是決定和影響檔案價值的因素。檔案應該注意保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給單位和個人造成危害，特別是衛生事業單位中的檔案，因其特殊性，在保管和利用中要特別注意保護國家和個人的隱私。如何處理好二者之間的關系，更好地為單位和個人服務，可從以下幾點做起。

3.1 提高檔案管理人員的素質，認真履行自己的工作職責 檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。其對保守國家秘密和個人隱私負有比一般工作人員更為重大的責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。由于檔案管理人員經常接觸檔案中大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往隨口而說的話，在不知不覺中就泄露了秘密，特別是一些事關社會穩定的衛生信息等，甚至有可能會造成社會上不必要的恐慌。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密和個人隱私做為自己的神圣職責和應盡的義務。檔案管理人員的工作職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務：一是做到不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。二是不丟失，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。三是不分散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。四是不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

3.2 做好檔案利用中的監督工作 檔案利用監督工作做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施。它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：一是加強制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。二是加強隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案管理工作；要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。三是加強監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。做好利用監督，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

3.3 正確處理好檔案保密與利用的關系 保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。特別是一些有價值的數據變化信息等檔案由于保密的原因不能被領導及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。以上情況表明，檔案管理工作者要改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。

衛生事業單位的檔案保密工作是關系黨和國家發展以及人民群眾健康的重要工作。在實際工作中，要樹立高度的責任心和使命感，對工作中存在的問題早發現、早制止、早解決，在做好保密工作的同時，更好地為社會和個人利用檔案服好務，為社會和單位的發展和人民群眾健康做出更大的貢獻。

（收稿日期：2011-02-28）

（本文編輯：車艷）