社交網站向ERP滲透

IT產業正在發生一場變革，這場變革由蘋果、谷歌和Facebook等電子產品或互聯網技術供應商驅動，它們讓人們對應用軟件有了新的需求。很長時間以來，人們對應用軟件的需求是，要么能夠幫助人們解決業務問題，要么完成指定的交易或者管理業務進程。而如今，人們希望除此之外，應用軟件還能支持用戶相互交流，而且是像在Facebook上那樣以一種互動的方式進行，還希望能集成有像Google一樣功能強大的搜索引擎，并且能像iPad一樣操作簡單、直觀。

事實上，今天大多數企業的員工都已經在使用各種各樣具有上述功能的Web 2.0工具進行溝通。現在的問題是，這些溝通大都發生在企業IT系統之外，企業的安全策略或者安全系統對此沒有任何控制。為此，一些商業軟件的供應商開始設法把自己的軟件直接和各種在線工具（如Twitter或Facebook）進行整合，不過要想真正安全而且高效地發揮這些工具的作用，最好的辦法還是讓ERP和其他企業級軟件能提供與這些流行的在線工具類似的功能。這既有助于改善企業內部溝通的效率，同時也可把發生ERP系統以外的交易重新納入到ERP系統中來。

改進IT系統安全的需要

ERP解決方案的一個重要特性（或者說要求）是保證企業數據和系統本身的安全，辦法之一是嚴格控制對數據的訪問，同時，ERP系統還通過限制企業中哪些人可以進行哪些操作或者完成哪些流程并對此進行跟蹤和審計來保證數據和系統的安全。

如果某項技術或某個人規避了ERP系統，那么ERP系統所具有的這些安全性就都失效了，而把具有社交網站功能的Enterprise 2.0功能集成到ERP中，將能充分利用ERP系統本身所固有的安全性。因為Facebook、Twitter等社交媒體以及各種即時消息服務在安全性上距離現代的ERP系統還有不小的差距。如果企業的高管人員使用這些公共工具討論一些比較敏感的問題，無疑會增加企業的風險。

而且，使用Facebook、Twitter這樣的社交媒體還可能無法保證一些關鍵和有可能給企業造成損害的信息不被未經授權的人讀取。不僅如此，那些依照法律和規范要求必須保密的內容也可能處于危險之中。使用免費的公共社交媒體另一個風險是，這些社交媒體所采用的技術可能會改變，這樣企業保存在這些社交媒體上的數據可能有一天會無法使用。

有利于知識庫的建立

讓ERP平臺具有社交媒體的功能還能確保員工使用Web 2.0工具（如即時消息或維基等）時不會離開他們的工作平臺，這有助于提高工作效率。通常，類似Enterprise 2.0這樣直觀的通信工具可能吸引員工更積極地關注企業內所最新發生的一切，即使當他們不在辦公室時也是如此。同時，也減少員工使用其他同類工具的可能。而且，直觀的企業2.0工具還可以讓員工們更有可能與他人分享信息，把更多的知識融入到ERP解決方案中。

雖然有些國家提出要延遲員工退休時間，但目前的總體趨勢仍然是，在大多數國家適齡的勞動力人數實際是在減少。這一趨勢給一些行業帶來很大沖擊，尤其是包括公用事業、工藝制造以及其他一些復雜的工程密集型行業所受到的沖擊比其他行業更大。而支持Enterprise 2.0的ERP則可以在一定程度上為這些企業提供幫助，幫助這些企業捕獲和保留一些高級人才、專家以及專業技術人員的知識，否則它們可能就會白白流失。

用維基記錄流程變化

“精益（Lean）”有一個始終堅持的也是很基本的原則，就是記錄下隨時間推移而發生的所有變化。由于組織內的流程和各種實踐活動隨著時間的變化會發生變化，因此有必要記錄當時的事情是如何做、為什么那么做以及由此產生的結果。

通過構造一個類似維基（Wiki）這樣的軟件文檔記錄工具，不僅可能記錄下ERP軟件是如何被使用的，同時還可以記錄下使用它的流程。同時，維基這種格式還能自動地記錄流程的變化：只要流程發生改變，維基就自動更新，這也就記錄了流程發生變化的時間和發生了哪些變化以及隨之而來的結果。

維基還可以減少查找信息的難度，有助于快速決定在某些特殊的情況下所要采取的最佳處理辦法。同時，也有助于對員工進行培訓，幫助他們迅速掌握ERP的使用，使得新員工更快地成長。

如何選擇合適的ERP

一旦已經確定Web 2.0對你的企業非常有價值，那么在正式選擇支持Web 2.0的ERP產品之前有幾個因素要考慮。

毫無疑問，最重要的考慮因素是集成性。如果社交媒體功能無法與ERP平臺非常緊密地集成，那么就無法發揮Web 2.0的優點。同時，這種集成還必須是雙向的。既需要能夠快速找出談話內容以及其他社交媒體中的數據，從而可以快速地明確誰對誰說了什么以及何時說的；同時，也需要能自由地把應用軟件中的任何對象與社交媒體中的對話聯系起來。比如，當員工在討論客戶訂單時，軟件能自動地把訂單和這個對話聯系起來，同樣，在查詢某個客戶的發票時，軟件可以直接把客戶信息與這個對話聯系起來。

與應用軟件全面的集成非常重要的另一個原因在于，它能確保員工真正看清公司是如何運作的以及事情是如何發生的。當像對話和維基這些非結構化的數據直接嵌入了員工的工作環境中以后，公司就能成為一個學習型組織，能以一種可執行的模式吸收和保留高級經理、一般管理者以及普通員工的智慧和各種知識。

還有一個同樣重要的考慮因素是，要確保嵌入Web 2.0功能的ERP產品能同時支持社交媒體的兩種溝通類型，即實時交流和非實時交流。實時交流就是實時發生的通信，如即時消息、聊天、IP電話及其他類似方式；非實時交流則主要指允許用戶有“時間差”的工具，如維基、博客和留言板等。每一個工具分別適用于不同的情況。通常情況下，如果希望立即得到答案，人們首先會針對一到兩個人使用實時交流方式，如果問題沒有得到解決或解決得不夠徹底，就會使用非實時的方式向更多的人廣播他的請求，希望得到組織內其他人的幫助和意見。

最有用的溝通工具應該允許用戶與任何一個要聯系的客戶或者供應商（無論他是系統內的還是系統外的）進行實時溝通。這一溝通是基于一個可定制的聯系卡進行的。只要之前曾有過溝通和對話，系統都會自動建立起這樣一個聯系卡。這一功能非常重要，比如，正在與某個客戶討論訂單時，過去關于這個訂單的所有交流都清楚地顯示在屏幕上，這將極大地提高對客戶需求的響應能力，提高客戶的滿意度。

ERP中的非實時通信功能非常適合有問題但并不想馬上得到答案的情形。比如，組織中很多人就某一主題提出自己的想法，或在某個時期內共同對文件進行修改。此類溝通工具非常類似于Facebook，你可以就剛剛購買的一個新智能手機發表看法或者就如何對這個手機進行配置發出請求。你的那些精通技術的朋友、那些想要展示自己知識的人以及其他樂意助人的人都可以為你提供具體而詳細的幫助。

另一個殺手級的非實時通信形式是像維基那樣用于提供幫助說明的結構，它允許用戶通過自動化的工作流程對幫助文本進行修改和補充。這有助于組織成為一個學習型組織，其最為直接和現實的意義是讓組織從過去的失敗中吸取教訓，以避免再次犯同樣的錯誤。而且，如前所述，使用維基來記錄組織中的流程也可以支持記錄流程的變化。

毫無疑問，社交媒體工具在溝通方面是非常有效的工具。然而，有人認為它們的功能可能過于強大了，以至于很多公司禁止在企業網中訪問Facebook這樣的網站。而現在是時候重新評估社交媒體工具的作用，最好的辦法不應是一味地禁止，而應該是在企業軟件內提供這些功能。作為公司內部的運營系統，ERP是社交媒體工具進入企業的自然入口。而且，Web 2.0的功能還能提高ERP系統的利用率，給管理人員和高層經理們提供更多、質量更高的信息。同時，還能消除因員工圖方便而使用公共社交媒體網站帶來的潛在風險以及對生產力的影響。

對于社交媒體工具的使用，最好的辦法不應是一味地禁止，而應該是在企業軟件內提供這些功能。