淺議百貨零售企業促銷禮品管理

摘要：在激烈地競爭下，百貨零售業的促銷手段層出不窮，禮品促銷是常用的促銷手段之一。一些企業在促銷活動禮品采購、保管和發放過程中疏于管理，浪費嚴重。文章分析了促銷禮品管理中存在的薄弱環節，結合工作實際，對如何加強促銷禮品管理、完善流程控制提出了幾點建議和控制措施。

關鍵詞：百貨零售；促銷禮品；管理

中圖分類號：F224.32 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937(2011)24-0051-02

隨著市場競爭的日趨激烈，為了吸引更多的客流、躋身于市場不敗之地，各個百貨零售企業使出渾身解數，推出了層出不窮的促銷活動，以吸引顧客、擴大銷售。在眾多促銷方式之中，禮品促銷是各企業較常用的手法之一。但實際操作中，一些企業對促銷禮品疏于管理，存在制度不全、流程不清、保管混亂和浪費嚴重的現象，給企業造成了不必要的損失。如何加強促銷活動禮品管理成了這些百貨零售企業日益關注的問題。

1 目前促銷活動禮品管理中存在的薄弱環節

①采購環節缺少必要的監管。特別是一些大宗促銷禮品的采購，雖然單價不高，但由于數量較大，總價值較高。如果在采購渠道、供應商選擇和定價方式等方面缺少公開、公平的機制和必要的職責分離，將導致采購人員收受好處、吃回扣的現象出現。另外，一些企業出于成本考慮，單純追求價格最低，缺少必要的質量管控手段，造成促銷禮品質量較差，不但影響了促銷活動的預期效果，還損害了企業形象。

②保管環節制度缺失，倉庫管理混亂。許多大型百貨零售企業雖然在庫存商品的管理上都采用了先進的ERP管理系統，實物倉管也有規范的制度，但對于促銷禮品，他們普遍認為，反正這些費用可以分攤給供應商，管理價值不大。在多數企業，促銷禮品由營銷企劃部門負責采購并保管，未執行存貨倉管制度，入庫不驗收、領用不記帳、月末不盤點現象普遍存在，導致促銷禮品庫存損耗較大，零星尾庫存浪費嚴重，給企業造成了不小的損失。

③發放環節缺少稽核清算機制，退貨禮品無人問津。目前，很多百貨零售企業開發了ERP系統禮品發放模塊，大大地減少了手工計算發放的工作量和差錯發生。但每次促銷活動結束后，并沒有對促銷禮品的領用、發放和結存情況進行全面復核，形成清算報告。對退貨退回的禮品也沒有制訂詳細的處理辦法，常常出現短少、損壞及有些保質期的食品發生過期的情況。

2 加強促銷禮品管理，完善流程控制的建議和措施

2.1 明確加強促銷活動禮品管理的重要意義

促銷禮品價值雖小，但管理意義重大。傳統百貨業向現代百貨業轉化過程中，企業應逐步改變以往的隨意化、經驗型、粗放式管理模式和觀念，嘗試把先進管理方式方法引入日常管理的工作程序中，通過不斷完善制度、優化流程、強化管理，用先進的理念規范企業管理行為，以精細化管理的思想推動企業的整體管理水平提高。因此，加強促銷禮品管理不僅是企業強化成本核算，增加經營效益的需要；也是完善企業內控體系建設，保護財產完整和安全的需要；更是百貨零售企業推行先進管理理念，提高管理水平，增強競爭能力的需要。

2.2 建立促銷禮品管理配套制度

抓管理，制度建設是關鍵。百貨零售企業應根據自身特點和管理需要，建立健全促銷活動禮品管理配套制度，如促銷禮品申購報批制度、大宗商品采購招標制度、促銷禮品倉庫保管制度和禮品發放稽核清算制度等，要確定禮品采購、保管、發放和核算等責任管理部門，明確職責分工，保證各項制度全面落實。

2.3 完善促銷禮品管理流程控制

為了加強促銷禮品管理，規范禮品采購、保管、領用、發放和費用分攤等流程控制，防止積壓、浪費，減少損耗，促進促銷活動中各項工作科學高效、安全有序地運作，提高資源使用效率，確保企業資產安全和完整。百貨零售企業應按照企業內部控制的相關原則，運用不相容職務分離、授權審批和財產保護等控制措施，完善促銷禮品管理流程控制。

①采購環節的控制。首先，營銷企劃部門根據公司促銷活動總體安排，確定促銷禮品采購計劃，報公司管理層對方案進行審批；其次，采購部門在采購前需填寫《促銷禮品采購申請表》(按審批需要設計固定格式)，按照規定的審批流程，經審批同意后方可采購，否則財務不予報銷；第三，采購部門原則上應與申請部門分離。如果采購金額達到公司招投標相關制度規定，應執行招投標程序；第四，促銷禮品原則上不允許現金采購，如確需現金采購的，需在《促銷禮品采購申請表》中明示原因及采購對象；第五，采購如需借款的，經辦人需持經批準后的《促銷禮品采購申請表》到財務部辦理借款手續，在禮品采購入庫后的規定期限內到財務部辦理報銷手續，結清借款。未結清前次借款的，原則上不予辦理第二次借款。

②倉庫保管環節的控制。一是百貨零售企業促銷活動禮品應設立專門倉庫管理，并參照存貨倉管的相關規定建立臺賬、辦理驗收、入出庫手續及進行月末盤點對賬等；二是禮品采購驗收入庫后，采購人員方可憑入庫手續、采購清單和發票，同時附《促銷活動禮品采購申請表》，按公司費用報銷流程審批，申請付款。無發票者一律不予辦理付款；三是營銷企劃部門負責對禮品庫存動態管理，掌握各種禮品的庫存情況，及時清理消化，減少積壓損失。對即將到、已過期和損壞的禮品，應及時提出處理意見報公司領導，經審批后方可處理；四是促銷禮品出庫領用時，領用人必須憑禮品發放部門負責人簽字、并經營銷企劃部門專人登記、簽字同意后的領用單方可辦理；五是財務部負責促銷活動禮品的核算管理，采購入庫時登記入帳，月末根據營銷企劃部門提供的促銷禮品領用費用分攤表和倉庫的領用匯總表，進行費用分攤帳務處理，并與倉庫核對月末余額。同時，應會同審計部實施定期或不定期抽盤，核對倉庫賬面記載數量金額與財務賬面余額是否一致，保證賬實相符。

③發放環節的控制。一是每次促銷活動前，ERP系統管理部門根據促銷活動設計方案，在系統中設置發放程序。當顧客購物交款時，系統自動根據發放規則，在POS系統打印的卷式發票上標注發放信息，顧客可憑卷式發票領取促銷活動禮品；二是促銷活動禮品發放時，現場應設立發放驗證系統，發放禮品的工作人員根據顧客提供卷式發票上的交易信息，錄入系統中驗證及確認發放。同時，現場發放人員要做好促銷禮品實物領取、退庫記錄，交接班時要履行交接手續。禮品發放過程中如有溢余或短少需由經手人簽字，營銷企劃部門負責核實后確認；三是活動結束后，營銷企劃部門根據系統中禮品發放確認記錄，與倉庫核對核對領用記錄，分類匯總促銷禮品發放明細情況，并形成促銷活動禮品發放清算報告。各企業可根據需要，由審計部門介入審核；四是退貨退回的促銷禮品由退貨管理部門在ERP系統中確認退回，并負責及時退回倉庫，退庫單交營銷企劃部門簽收。五是每月末，營銷企劃部門負責整理匯總當月每次活動禮品發放情況，扣減退貨退回禮品金額，形成當月促銷禮品費用分攤表，經分管領導審批簽字后轉財務部進行賬務處理。

2.4 積極嘗試開展促銷活動的效果評估工作

促銷活動的效果評估在很多企業沒有開展，有些企業最多也只是在促銷活動總結中一筆帶過。促銷活動成敗的決定因素很多，促銷禮品費用的投入和禮品的選擇是非常重要的因素。因此，在每次活動過程中，營銷企劃部門應密切關注促銷禮品的使用效果，了解顧客對促銷品的真實需求；在活動結束后，做好促銷效果評估分析，總結經驗教訓。選擇合適的促銷禮品，對企業提高消費者關注度，增強促銷活動效果，擴大銷售是十分有益的。