對高校干部人事檔案收集工作的思考

本文為上海市優秀青年教師科研專項基金資助項目 “新時期高校人事檔案管理存在的問題及其對策研究”[項目編號：shu10123]的研究成果。

摘 要：文章針對目前高校干部人事檔案收集工作存在的問題，給出了加強高校干部人事檔案收集工作的對策和建議。

關鍵詞：干部人事檔案 收集 對策

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績和工作表現，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是人才信息的重要載體，管好用好人事檔案對人才資源開發利用至關重要。任何檔案的形成都是由收集而來的每份材料所組成，每份材料都是通過收集過程才成為一本檔案的一分子。人事檔案的收集工作是人事檔案工作的首要環節，是人事檔案工作的基礎，為人事檔案工作提供物質前提，為人事檔案的完整性提供保障。

高校干部人事檔案是高校教師個人基本信息、學習工作經歷、德能勤績、主要獎懲等的綜合記錄，是歷史地、全面地記載教職工綜合信息的載體，是各級組織考察、了解和正確選拔使用人才，使其充分發揮聰明才智，促進學校和教育事業發展的重要依據。但實際工作中，一些檔案材料沒有及時收集歸檔，很多人事檔案存在材料缺失現象，不能全面反應教師的個人全貌，給人事檔案的利用帶來了很大的不便。如果不采取有效的措施，許多有價值的檔案信息材料就會流失，直接影響到日常人事工作的質量。

多年的高校干部人事檔案工作經歷，使筆者深感檔案收集工作的重要性，深感切實做好人事檔案材料的收集工作，把屬于人事檔案內容的文件材料收集齊全，是做好人事檔案管理工作的基礎。如何做好干部人事檔案的收集工作，是個值得思考和研究的問題，筆者結合多年的工作實際，談談自己的想法。

一、高校干部人事檔案收集工作存在的問題

1．部分教職工檔案意識弱，以至檔案材料不能及時收集歸檔甚至斷檔

高校中的部分教職工對人事檔案缺乏了解，檔案意識較弱，對人事檔案懷有一種神秘感，不知道檔案中到底有哪些材料，不知道哪些材料應該歸檔，把一些有價值的檔案材料長時間保留在自己手上；一些教職工覺得把自己的學歷學術材料、獎勵材料交給檔案部門有些不放心，干脆一直放在自己手里；還有一些教職工在當前市場經濟形勢下對人事檔案持無所謂態度，認為檔案里都是些歷史材料，毫無價值，認為考察檔案不如考察現實的人，認為人事檔案可有可無，對人事檔案的收集工作更是漠不關心，導致該歸檔的材料不能及時歸檔甚至斷檔。

2．一些檔案工作人員素質不高，檔案材料收集難度大

高校人事檔案材料的收集主要靠各部門的檔案員來完成的，各部門的檔案員一般兼職比較多，工作變動頻繁，缺乏專門業務訓練，對檔案業務不熟悉；一些檔案人員責任心不強，對檔案收集工作不重視，沒有做到將檔案材料及時送交檔案管理部門，把一些重要文件長期留在手上，甚至出現材料丟失現象；還有的檔案人員認為檔案是檔案管理部門的事，不積極主動的做好收集工作，抱著一種收多收少一個樣的偷懶心態，造成高校干部人事檔案收集工作難度大。

3．人事檔案收集歸檔制度不健全、執行不嚴格

一些單位沒有按照中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合本單位實際情況，制定出人事檔案收集歸檔制度，沒有形成自己的實施細則，收集歸檔要求不明確，操作不規范，很多有價值的材料散存在各有關部門。一些單位雖然建立了人事檔案收集歸檔制度，但是在不同程度上存在執行不嚴格現象，收集歸檔不及時、不到位，使得收集歸檔工作很被動。

二、干部人事檔案收集的范圍

人事檔案記錄個人成長、思想發展的歷史，是個人信息的儲存庫，概括地反映一個人全貌，凡是記錄和反映個人經歷、政治思想素質、品德作風、業務能力、學識水平、成績貢獻、工作情況等內容的有關文件材料，都屬于收集的范圍。其具體內容有以下幾個方面：

1．履歷材料：主要包括歷年的履歷表、簡歷表、登記表及屬于個人履歷性質的其他材料。

2．自傳材料：主要包括自傳、屬于自傳性質的材料以及報告個人有關事項的材料。

3．考察、考核、鑒定材料：主要包括歷年工作鑒定、高校畢業鑒定及屬于鑒定性的工作、學習小結，作為干部任免、調動依據的考察綜合材料、干部考核和民主評議的綜合材料以及后備干部登記表，經濟責任審計結果報告等材料。

4．學歷、職稱和學術水平材料：學歷材料包括學歷、學位、學籍、培訓、結業、成績表等；職稱材料包括每一等級的職稱評審材料及聘任材料；反映科研學術水平的材料，主要是業務考績材料，如業務評定、創造發明和科研成果鑒定材料，著作、譯著和論文目錄等材料。

5．政審材料：審查干部政治歷史情況的調查報告、審查結論、上級批復及本人對結論的意見、檢查交代或情況說明材料，更改姓名、民族、年齡、國籍、入黨、入團和參加工作時間等工作中形成的有關材料。

6．黨、團材料：參加中國共產黨和共青團的志愿書、申請書、轉正及退黨、退團材料，黨員登記表，加入或退出民主黨派的有關材料。

7．獎勵材料：包括組織予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批表、先進事跡材料、科學技術和業務獎勵材料以及撤銷獎勵的有關材料。

8．查處違紀違法材料：主要是違反黨紀、政紀、國法的處分決定，免予處分的意見，上級批復，甄別、復查、平反的調查報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交代及情況說明材料，法院刑事判決書、裁定書等材料。

9． 職務、工資、出國等方面的材料：有錄用、聘用、入伍、轉業、任免、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記等材料。

10．其他不屬上述內容可供組織參考的材料：反映嚴重慢性疾病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘級別的材料，治喪材料，畢業生就業報到證，人事爭議仲裁裁決書，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

三、做好收集工作的對策和建議

1．高校領導要高度重視和積極支持干部人事檔案工作

高校干部人事檔案材料的收集，主要是通過接收各部門歸檔的案卷材料來實現的。因此，只有領導重視、各業務部門支持、檔案人員共同努力，才能把這項工作做好。應該把干部人事檔案工作列入校內的日常工作中去，千萬不能把檔案工作當做可有可無的事來對待，否則就會影響各部門和檔案人員的工作積極性，妨礙人事檔案的收集歸檔。校組織、人事部門，應加強對干部人事檔案工作的領導，及時研究工作中出現的問題，采取有效措施，不斷加以改進，提高科學管理水平，使人事檔案在選賢舉能，知人善任，學校的建設發展方面發揮更大的作用。

2．宣傳和貫徹《檔案法》等有關檔案工作的法規，提高全體教職工的檔案法律意識

應加大《檔案法》和《干部檔案管理條例》的學習、貫徹力度，強化“依法建檔”，“依法治檔”的新觀念，使全體教職工增強檔案意識，使每一位教職工了解在檔案工作中自己應盡的義務及應承擔的責任。要破除對人事檔案的神秘感，利用會議、編發檔案工作專輯、校報、校園廣播、校園網等宣傳方法經常地發布一些有關檔案方面的信息，使教職工認識到人事檔案和每個人都有密切關系，了解干部人事檔案歸檔材料的要求和內容，并充分認識到自己在日常工作中所形成的文件材料、取得的科研成果以及所完成的論文、專著等，不僅是自己勞動和智慧的結晶，更是學校和國家的寶貴財富，是國家全部檔案的組成部分。讓大家更多地了解黨和國家關于檔案管理的方針政策和各項管理法規，讓大家意識到材料收集歸檔的重要性，形成一個人人重視檔案、人人具有檔案法律意識的好氛圍，從而促進大家積極主動將檔案材料交給人事檔案管理部門。

3．健全并嚴格執行干部人事檔案材料收集歸檔制度

干部人事檔案管理部門要以《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件為依據，結合本單位實際情況，建立和健全干部人事檔案材料收集歸檔制度，制定出具體、全面的實施細則，做到收集工作有法可依、有章可循，并嚴格按照制度認真、及時地收集相關部門在干部人事工作中形成的干部人事檔案材料，建立收集工作長效機制。形成檔案材料的部門必須按收集歸檔制度，及時將形成的材料主動送交檔案部門。對于送交來的人事檔案材料，檔案管理部門要認真核對，確認應交材料完整準確后，登記辦理交接手續。人事檔案管理部門要對照收集歸檔制度定期進行嚴格檢查，采取一定的獎懲措施，做到獎懲分明，對歸檔工作做得好的部門和檔案人員要給予表彰獎勵，增強檔案人員的責任感和積極性，推動人事檔案的歸檔工作走向制度化、規范化，以確保人事檔案材料及時收集歸檔。

4．建立干部人事檔案材料收集歸檔聯系網絡

按照干部人事檔案收集范圍，學校各部門設立專職或者兼職的人事檔案管理崗位，選拔政治素質高、責任心強、業務能力強的人員負責本部門的干部人事檔案管理工作，及時將本部門形成的人事檔案材料收集并送交干部人事檔案管理部門。干部人事檔案管理部門匯總學校各部門的人事檔案專職人員名單，力爭層層有人負責，每個部門都有人承辦，建立一個縱橫交織、上下貫通的檔案收集網絡，及時掌握各部門形成干部人事檔案材料的信息，及時收集各部門的人事檔案材料，以真實、完整、準確的信息不斷充實干部人事檔案內容。

5．采取多樣化的收集方法

檔案材料分散在各部門和個人手中，如果僅僅被動接收，則會有些重要的材料收不上來，就需要主動深入各部門收集有關檔案材料。因此，人事檔案管理部門應采用被動接收與主動催交相結合的工作方式。主動與各部門做好溝通工作，加強調查，廣開收集渠道，按檔案材料形成的規律性，搞好收集歸檔工作，堅持定期集中收集與平時零星收集相結合、全面收集與重點收集相結合。對于普調工資、職稱評審、年度考核等大批量形成的材料，確定每季度或者每半年定期向有關部門收集；對一些特殊、典型材料就要重點主動索取，比如，要特別關注脫產進修、學習、考察人員的考核材料及學習成績單等，防止遺漏；對于分散在個人手中的一些資格考試材料、科研學術成果材料、表彰獎勵材料等，要求個人或者部門平時在拿到材料時就主動交過來，在檔案材料收集過程中，這些材料往往都會成為漏網之魚，需要特別注意；在人事檔案整理、核對中，如果發現一些人員缺少材料，特別是缺在外單位學習、工作階段形成的材料，檔案管理人員一定不能有偷懶情緒，一定要一一記錄，一定要千方百計與本人或外單位聯系，把所缺材料補齊。總之，要立足本校實際情況，發揮主觀能動性，采取多樣化的收集方法，將每個人的人事檔案材料盡可能全面、高效地集中到人事檔案管理部門，為做好人事檔案管理工作打下堅實的基礎。

6．加強隊伍建設，提高檔案工作人員的素質

檔案工作人員應具有較高的政治素質和業務素質，要不斷更新自己的知識，要與時俱進。首先檔案工作人員要有熱愛本職工作、忠于職守、刻苦鉆研業務的精神和高度的責任感。其次要通過自學、培訓、考察、考核等教育方式，提高他們的工作能力和業務水平。可定期開展業務學習培訓，組織外出參觀考察學習，參加學術會議，使檔案工作人員熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，提高新形勢下對做好檔案收集與管理重要性的認識，提高收集鑒別檔案材料的能力，學習先進的管理方法，提高工作效率，主動、及時向各部門索取各項活動后所形成的各類應歸檔的材料，提高檔案質量，維護檔案的完整與安全。再次要不斷更新自己的知識，努力掌握現代信息、網絡、計算機等領域的技術和知識，運用現代化的手段管理人事檔案，實現檔案的基礎管理與信息管理的有機結合，以適應檔案工作的發展與需要。

7．做好檔案利用服務工作，促進人事檔案材料的收集

人事檔案工作是為任用選拔人才服務的，它的最終目的是提供利用服務。學校檔案管理部門要做好后勤服務工作，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。檔案管理人員要努力提高業務水平和科學管理水平，對收集上來的零散檔案材料，及時準確放進每個人的人事檔案，形成系統、全面的整本檔案。健全檔案的檢索工具，建立各種信息庫，利用計算機、多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、現代化，不斷提高工作效率，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教職工和學校發展服務。注重改善服務態度，提高服務質量，給予利用者以準確、及時、方便、靈活、熱情的服務，使每位利用者感到材料交給檔案管理部門保管，不僅可靠安全，而且借用方便、內容豐富全面，使每位利用者深刻感受到檔案給他們的工作帶來的便利，就會進一步增強檔案材料收集歸檔的自覺性和主動性，從而促進檔案的收集工作。

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