\t談建設工程項目檔案收集

摘 要:建設工程檔案是工程建設的重要科技成果，因此做好建設項目檔案的收集工作是城市規(guī)劃、建設和管理重要的前提和基礎，具有十分重要的現(xiàn)實意義。 文章從加強管理、制度建設及檔案收集方法三個層面進行了全面的闡述。

關鍵詞:建設項目檔案 檔案收集 共同管理 管理網絡 管理方法

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2011）08-0090-01

建設單位是工程建設的行為主體，是第一責任主體，工程建設項目檔案對建設單位而言，如何把從工程立項、工程勘察設計、工程招投標、土建施工、安裝工程及工程竣工驗收過程形成的文件材料收集齊全一直是一個難點。

一、加強領導、爭取支持、協(xié)調各部門共同管理

（一）加強對檔案管理重要性的認識。工程檔案工作性質決定了檔案在一個工程項目中的地位。檔案工作是一個默默無聞的崗位，不像其他科室業(yè)務人員工作業(yè)績出的快、看的見。多數(shù)人會認為，檔案工作沒有技術含量，而且很少會引起領導的重視，會處于被忽略甚至是被歧視的工作崗位，這種片面的認識對建設項目檔案的收集工作往往會產生諸多不利影響。

（二）加大宣傳力度，增強法律意識。檔案人員要積極宣傳檔案法律法規(guī)和有關規(guī)范性文件、制度，提高單位全體人員的檔案意識。多向領導匯報工作，請領導幫助解決工作中的難題，積極參加工程業(yè)務學習、例會和技術交流，取得領導和大家對檔案工作的理解和支持。

（三）改變工作方式。檔案工作大多歸屬于辦公室，既是檔案員也是辦公室工作人員還要做些其他的工作，比如：打字、收發(fā)文件、接待、兼職技術員等，專職檔案工作人員少，要求我們經常深入工程現(xiàn)場、到建設工程第一線，掌握第一手資料，從源頭上加強管理，保證檔案資料的原始性、真實性。

（四）提高檔案管理水平。檔案質量是工程質量的重要組成部分，建設項目檔案具有其獨特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。其一技術的綜合性、內容的專業(yè)性及成果的成套性；其二具有廣泛性的形成領域、記錄形式多樣化、文件材料多、竣工圖編繪量大；其三，建設周期長，管理具有動態(tài)性，利用具有時效性等諸多顯著特點，檔案管理水平反映著工程建設項目的管理水平。因此要提高全員的檔案意識，加強領導、爭取支持、解決收集工作遇到的現(xiàn)實困難。檔案的收集應體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則，實現(xiàn)各部門共同管理。

二、建立各項檔案管理制度、制定檔案管理網絡

（一）歸納檔案收集的范圍：1、建設工程項目檔案主要包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖。設計單位、監(jiān)理單位、施工單位將形成的檔案在工程竣工后向建設單位移交，建設單位將這部分檔案收集齊全后，經過整理后向主管部門和市城建檔案館移交。2、建設單位應依據工程檔案分類大綱和有關國家規(guī)范，制定本單位的分類大綱并且依據這些規(guī)定進一步細化。以建設工程“建設程序”、“建設階段”、“建設時間”等關鍵分類標準進行分類，并要詳細注明文件的份數(shù)要求、形成部門等重要信息，責任到科室到責任人。歸檔范圍、責任人做到一目了然，一清二楚，便于日后的主動跟蹤收集。

（二)落實各參建單位及部門職責：1、建設單位是工程檔案的主要責任單位，是工程文件收集的管理者、組織者和實施者。2、在同各部門、單位簽訂合同書時要明確要求各參建項目負責人及各項工作具體經辦人負有建設工程項目檔案的收集、整理是的基本職責。3、各參建單位對工程負責，不僅僅是指對工程建設負責，還有負責建設工程的工程檔案工作，從工程立項開始就應該注意按照規(guī)定進行收集，重視工程文件的收集工作，在各工程的項目部、施工現(xiàn)場都要委派一名專兼職檔案員負責現(xiàn)場管理資料的收集工作，并按檔案管理辦法的規(guī)定向檔案室移交。4、在建設節(jié)點（工程項目結束、告一段落或完成某一階段），各工程項目負責人及業(yè)務經辦人負責組織收集、整理相關文件，并交檔案員進行歸檔。5、一般而言，建設項目檔案的收集可在項目完成時進行，對于建設周期長、建設文件數(shù)量多的項目，為避免一次性收集整理工作量過大等弊端，可以采取階段完成或子項完成時進行收集；特殊情況下，對于某些因故中斷或暫緩建設的項目，由于這些資料具有很強的追溯性和參考加之，要特別注意及時收集那些已經產生并積累的文件材料；此外對于建設工程項目中經濟性、保密性強的文件資料為防止外泄應建立隨時歸檔制度。

(三)歸檔文件的質量要求

1、工程資料中的編制單位、日期、頁碼標注準確，文件題名表述清楚完整，應包工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內容等必備要素。

2、需蓋章的歸檔文件，公章要清晰，且公章不能蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁碼上。

3、在各類重要文件（例如合同、協(xié)議書等）簽字時，各方法人代表或項目負責人簽字要正規(guī)。

三、掌握建設項目檔案收集的方法

（一）建設單位在與設計、勘察、施工、監(jiān)理等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，必須明確規(guī)定工程檔案應具備的質量和數(shù)量要求、移交時間等，并以此作為尾款結算的主要依據。

（二）立項前期，檔案人員負責與項目前期各業(yè)務經辦人員進行檔案收集工作培訓，詳細說明歸檔資料的質量、數(shù)量要求。

（三）工程開工后，建設單位檔案人員及時對各單位檔案專兼職人員進行業(yè)務培訓，重點說明如何收集、整理、移交，以及檔案質量和數(shù)量要求等事宜。

（四）在施過程中，建設單位項目經理、監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理人員應經常檢查收集情況。

（五）工程竣工后，要按照歸檔文件的質量要求，對檔案進行驗收工作。

建設工程檔案收集是建設項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)，只有加強建設項目檔案的管理工作，才能將工程檔案工作收集好、整理好、保管好。

作者單位：山東省棗莊市城市建設檔案館

參考文獻：

[1]趙士峰，燕開良.檔案工作指南[M].北京:中央文獻出版社.1999.

[2]城建檔案業(yè)務管理規(guī)范[M].北京:光明日報出版社，2011.