淺談高校學報檔案的活化

　　摘要：對高校學報檔案的范圍進行了歸納，并對學報檔案的利用率不高的現狀進行了分析。從編輯角度提出了活化學報檔案的措施，要從歸檔者——編輯入手，根據檔案資料的不同內容開發不同的利用價值，最大限度地提高學報檔案信息資源的利用率。
　　關鍵詞：活化　學報檔案　編輯　利用率
　　通常人們稱檔案是“被塵封的歷史”“塵封的記憶”。而第十一屆全國人大代表、成都市副市長傅勇林卻認為，檔案工作是叩問于歷史，服務于當下。他認為，對“檔案”及其中內蘊的史實要站在適當的高度去審視，要調用各種手段去激活和活化檔案，把其現實化，并使其服務于當下，服務于國家文化信息安全，服務于中國文化建設的大發展與大繁榮。^[1]
　　高校學報檔案是記錄一所學校教學科研水平和學報發展歷程的重要工具，是一所高校不同時期學術水平的反映和憑證，是高校教學和學術研究的重要載體。然而，現實中學報檔案只發揮了保存的功能，其利用價值卻沒有好好地開發，成了“死檔案”，而歸檔者——編輯更是只注重“歸”，卻少有拿回來利用。本文試從編輯角度談談如何更好地開發利用檔案。
　　一、高校學報資料的歸檔范圍
　　高校學報的編輯出版工作流程包括制定工作和選題計劃、組稿和審稿、修改加工發排、排版和校對、印刷出刊、發行、存檔及反饋總結等多個環節，每一個環節都與學報資料及檔案的管理工作密不可分。學報檔案強調完整性和憑證性，以下內容都屬于歸檔范圍：(1)創刊批準文件、期刊變更(如改名改刊期等)、出版增刊的請示和批復文件等；(2)期刊登記證、出版許可證、廣告經營許可證、ISSN證書等有效證件；(3)上級主管部門、行業協會、學會以及學校和編輯部下發的關于編輯出版工作的文件及規章制度等；(4)核心期干0收錄證書、各文摘和數據庫收錄證書等；(5)相關合同，如《CAI-CD》入編協議書、期刊上網合同書、聯合征訂協議書、印刷合同等；(6)上級機關和各學術團體發給的獲獎榮譽證書等；(7)編委會組成文件、歷屆編委會成員名單、編委會會議記錄等；(8)選題組稿計劃及統計報表等；(9)出版后的樣刊、審稿單、稿件處理通知書、原稿、發排稿、校對稿等；(10)編輯部大事記等。
　　二、學報檔案利用現狀
　　對于經歷過教育教學評估的高校來說，能夠深切地體會到檔案的重要性，評估與檔案之間是密不可分的關系，因為評估專家考察評估時間有限，要想掌握學校工作的動態運行情況必須依重于對檔案資料的查閱。^[2]而學報檔案是學報合法出版、編輯部工作正常運作和學報質量的重要依據和證明材料，完備、清晰的檔案材料是學報編輯工作規范管理的重要手段，良好的檔案管理可以為以后的工作和查詢、檢索帶來便利。近幾年，雖然檔案界對檔案信息進行開發利用的呼聲越來越高，但是檔案利用現狀表明，檔案利用的窘況并未得到明顯改善。比如筆者所在編輯部一般每年上半年按院檔案室要求把前一年度的檔案資料整理好歸檔，除了上級機關檢查評估外，就幾乎很少再去翻閱。而其他教職工是不允許隨便查閱學報檔案的。此外，絕大多數學術期刊社和編輯部都是采用雙向匿名審稿^[3]，有的“單盲法”，采用“雙盲法”，希望以此來保證稿件的質量。作者不知道是哪位專家審理自己的稿件，所以為了保密起見，此類檔案不能隨便開放，這也是導致學報檔案利用效率低的原因。
　　三、活化學報檔案的措施
　　“活化”在《現代漢語詞典》中的解釋是：使分子或原子的能量增強，如把普通木炭放在密閉器中加熱，變成吸附能力較強的活性炭。所謂學報檔案的活化就是開發利用學報檔案資料，把“死”的檔案資料變成“活”的信息，即通過各種渠道，采取快捷、準確的方式，最大限度地提高學報檔案信息資源的利用率。要活化學報檔案，首先就要從歸檔者——編輯入手，編輯自己首先就要很好地利用檔案資料。不同的資料內容，有不同的利用價值，要充分挖掘才能釋放出來。
　　1.創刊、變更、增刊等的請示和上級批復文件以及登記證、許可證、ISSN證等各種證件類檔案。這類檔案證明了期刊的合法性，可以使編輯人員光明磊落地投入工作，而不必有非法刊物被吊銷的壓力。
　　2.上級部門、學校及編輯部下發的各類文件、規章制度等檔案。這些都是我們從事編輯出版工作必須要遵守的綱領性、指導性文件或規矩，是學報編輯出版工作順利開展的保障。研讀這類檔案可以反映管理政策的系統性、延續性。
　　3.出版、發行等各類統計報表檔案。這些是主要的出版記錄資料，應準確無誤。這類檔案可以反映學報從小到大、從普通到核心的成長發展歷程和變化情況，對其分析、整合之后可以得出很有價值的情報信息。并且這些數據每年或每半年就要統計一次，填報時可參考上一次的數據，若有變更，則還需報上級批準。
　　4.學報樣刊。過往的刊物可以為美術編輯或排版人員提供版式設計方面的參考信息。比如，從美術角度去考量圖幅大小、空白大小是否合適、美觀，有什么瑕疵或可以改進的地方，更便于閱讀和理解。
　　5.學報的發排稿及各種校樣類檔案。這類檔案其實有很大的用途。首先可以供編輯校對人員自查，因為雖然每期出現的問題不一定相同，但也有一些共性的東西，要善于總結出現編校質量問題的各種情況，如容易誤用的字詞、語法邏輯錯誤的常見情況等。其次編輯之間可以互相學習，學習別人改稿的方法、標注的方法，從中還可以反映出其他編輯的工作態度。再次可以讓剛從事編輯工作的人員盡快地掌握編輯流程及編輯方法，更好地勝任工作。
　　6.各類獎勵證書。這些證書可以激發編輯人員的工作熱情，勉勵他們發揚成績、突出優勢。
　　7.存檔的有問題的學報樣刊。這些則可以用來開展責任教育、警示教育。以生動鮮活的編輯案例、質量案例來說明問題，如目次出錯、插圖貼倒、多裝訂頁碼等。
　　8.退休的老編輯。這些老編輯是另一類寶貴的“活檔案”，他們從事編輯工作多年，有豐富的編輯經驗，并且見證了刊物的發展歷程，所以經常聽他們講講課，會學到很多知識，從而在編輯工作中少走些彎路。
　　此外，編輯人員還要積極參與學報檔案的編研工作，因為各種材料重要與否編輯最清楚。而隨著數字化信息技術的飛速發展，檔案信息化建設成為信息時代檔案工作的主題，編輯還要與時俱進，做好學報檔案數字化建設。總之，學報檔案資料是學報編輯工作的基礎，是編輯工作的主要信息源，豐富的資料有利于編輯獲取最新的科技信息，對選題、組稿審稿和改稿有十分重要的意義和作用。編輯部要切實管好、用好學報檔案，充分挖掘、利用檔案信息資源，使其更便捷、更有效地為學校的教學、科研、管理等活動服務。
　　基金項目：中國高校自然科學學報研究會基金資助課題(GBJXC0823)
　　參考文獻：
　　[1]國家檔案局官方網站編輯.檔案工作：叩問于歷史。服務于當下——訪第十一屆全國人大代表、成都市副市長傅勇林[EB/OL].[2008-03-18]http：//www.saac.gov.cn/articleaction.do?method=vie w&id=ff8080811870109e0118c9abdb3dOOfb.
　　[2]高校評估對高校檔案工作的影響[EB/OL].[2008-10—20]http：//www.tingko.com/Wenmi/kjwj/93234.html.
　　[3]褚金紅.關于公開審稿與匿名審稿的探討[J].內蒙古科技與經濟，2007(6).
　　(作者單位：淮海工學院自然科學學報編輯