如何做好新形勢下涉密檔案的保密與管理？

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性和原始真實憑證價值的重要屬性。涉及國家秘密檔案的安全直接關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到現代化建設的進程。因此，為了維護涉密檔案的安全，確保國家秘密萬無一失，必須做好涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

檔案的庫房管理是檔案保密的重點，檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房的興建應符合國家有關規定，配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖嚴格的庫房管理制度，禁止無關人員入內。第三，涉及國家秘密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，并按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，從保管條件上確保檔案的安全。第四，采取科學的手段減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的漏洞。

二、完善檔案保密管理制度是涉密檔案保管工作的重要保障

加強涉密檔案管理制度建設至關重要，各級檔案部門應根據保密工作的有關規定，從工作實際出發，制定和充實完善檔案保密制度。比如：《檔案保密工作制度》《檔案保密工作職責》《保密守則》《泄密事件查處辦法》《涉密檔案資料查借閱制度》《涉密檔案復制制度》《檔案庫房管理制度》等一系列檔案保密工作規章制度，使檔案保密工作的運作有章可循。各項檔案保密規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保涉密檔案的安全。涉密檔案的借閱、移出等應嚴格按規定手續辦理，必須認真履行登記、簽字手續，經指定責任部門、指定責任人審批，手續齊全后方可借閱，任何人無權擅自提供借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。保密檔案在規定的時間內使用完畢后應及時核對、檢查與維護，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、加強電子檔案的管理是涉密檔案管理工作的重要內容

隨著電子計算機技術的飛速發展和辦公自動化的實現，一些檔案的載體也正發生著轉變，電子檔案的應用越來越普及，安全保密措施隨即成為電子檔案管理中的重要內容。電子檔案從保管形式上主要分為存儲在磁盤、光盤等移動存儲介質上的電子檔案和存儲在網絡數據庫中的電子檔案。存儲在移動存儲介質上的電子檔案，相對比較好管理，在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作。在借閱方面主要應做到以下幾點：一是嚴格履行借閱程序，所借的電子檔案要經主管領導或項目負責人批準，方可借閱。二是應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用。三是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數據庫中的電子檔案，則應重點做好數據庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，并對內外網服務器部署好防火墻。其次，需要對使用者做好權限控制，確保保密數據只能被有權限的人使用，做好事前防御，事后追蹤。第三，可根據權限查閱涉密檔案，但不能將檔案本身或者內容下載到終端用戶及其他設備上，所有的涉密檔案統一集中地保存在服務器上，從而有效杜絕涉密信息的泄漏。

（作者單位：包頭市昆區環境衛生管理局）

責任編輯：白潔