對高校人事檔案管理若干問題的思考

摘要：人事檔案是高校檔案管理的重要組成部分，本文分析了高校人事檔案管理中存在的若干問題，并探討了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 對策

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存供各查的文字、表格及其各種形式的原始記錄。高校人事檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，既肩負(fù)著知人善任、選賢舉能、合理使用干部的職責(zé)，同時(shí)也為各系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘提供可靠依據(jù)。現(xiàn)就人事檔案工作中遇到的一些問題談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、高校人事檔案管理中的問題

1.檔案意識(shí)和法制意識(shí)薄弱。高校干部人事檔案材料的形成、完善涉及到學(xué)校很多部門和個(gè)人，但由于長期以來高校領(lǐng)導(dǎo)和職工的人事檔案管理意識(shí)欠缺，認(rèn)為人事檔案工作只是“收收管管、翻翻找找、查查看看”，沒有什么難度，誰都可以做，致使一些不按要求處理和完成人事檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成高校人事檔案材料的缺漏和不完善。還有些同志檔案法制意識(shí)淡薄，擅自將個(gè)人檔案材料留在身邊不上交，有些辦事人員不及時(shí)按規(guī)定把形成的材料上交檔案部門，只圖個(gè)人方便。極少數(shù)人為了某種需要，利用手中的權(quán)力，幫他人做假材料，開假證明，參與違法活動(dòng)。

2.高校人事檔案管理體制不統(tǒng)一，歸檔的內(nèi)容單一，材料失真。目前，有的高校人事檔案由組織人事部門統(tǒng)一歸口，有的則由校檔案館(室)專門管理。這種管理體制給高校人才信息庫的建設(shè)帶來了很大難度，不利于組織人事部門對人事檔案的管理。同時(shí)，在檔案中反映業(yè)務(wù)能力和工作績效的材料較少，大量的是教職工的履歷表、考核表、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)方面的材料。這些材料不能全面地反映出教職工個(gè)人的業(yè)務(wù)能力和科研成果等情況。在一些考核性、鑒定性的材料中，程序化定性描述的材料較多，而反映個(gè)性的或定量的材料較少。部分干部任免呈報(bào)表及獎(jiǎng)勵(lì)等材料未能及時(shí)歸檔。

3.人事檔案材料收集渠道不暢通，收集工作缺乏力度。首先，高校形成檔案材料的部門較為分散，材料形成時(shí)間前后不一，而收集、管理人事檔案第一手材料的人員，經(jīng)常忙于其他事務(wù)或根本沒有向檔案管理部門上交材料的意識(shí)，致使需要及時(shí)入檔的材料壓制個(gè)人手中，甚至出現(xiàn)丟失的情況。檔案管理人員往往不主動(dòng)了解學(xué)校的各項(xiàng)工作進(jìn)展，無法掌握材料形成的時(shí)間，對需入檔的材料還存在“不報(bào)送，不入檔，你不交，我不催”思想。二者之間貧于聯(lián)系溝通，導(dǎo)致人事檔案材料收集的嚴(yán)重脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案材料隔月、跨年入檔的情況。這種收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。其次，收集歸檔的材料存在不全面的現(xiàn)象，某高校對人事檔案進(jìn)行清查時(shí)，在1000多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近200人次之多。另外，由于高校人事組織部門在檔案歸檔時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假材料進(jìn)入個(gè)人檔案，一些歸檔的材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確。有些干部的年齡越填越小，參加工作的時(shí)間越來越早，學(xué)歷越填越高，卻沒有依據(jù)材料。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，“三齡一歷”(年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷)虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。這些虛假材料歸檔后，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。給組織人事部門認(rèn)定工齡、核定退休時(shí)間、晉升工資和選拔干部帶來許多麻煩。嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4.高校人事檔案重傳統(tǒng)管理，利用效率低下。現(xiàn)階段高校人事檔案的提供利用還是以實(shí)體檔案為主。實(shí)體檔案雖然利用范圍廣、適應(yīng)性強(qiáng)，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大。盡管有些高校已開始使用人事檔案管理軟件，但也僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出等日常管理的幾個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，因此高校人事檔案管理工作普遍注重實(shí)體檔案的管理。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”；《干部檔案工作條例》第八條規(guī)定，干部檔案管理部門有十項(xiàng)職責(zé)。很多檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認(rèn)真思考人事檔案工作實(shí)質(zhì)是為了什么。難道就是人們常說的“抄抄寫寫、守好攤子而已，不丟不泄、查閱外調(diào)工具”，作為檔案管理者很少對人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒能充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持，使得人事檔案的利用效率低下。

二、高校人事檔案管理的對策

1.統(tǒng)一高校人事檔案管理體制，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化建設(shè)。針對高校人事檔案管理體制不統(tǒng)一的問題，筆者認(rèn)為，人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)置在與干部管理、教職工管理工作密切相關(guān)的組織部門和人事處，以便于工作協(xié)調(diào)和材料收集。在人事檔案規(guī)范化建設(shè)方面，首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和積極支持干部人事檔案工作，健全并嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料收集歸檔制度。其次，需建立干部人事檔案材料收集歸檔聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，干部人事檔案管理部門匯總學(xué)校各部門的人事檔案專職人員名單，力爭層層有人負(fù)責(zé)，每個(gè)部門都有人承辦，建立一個(gè)縱橫交織、上下貫通的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，疏通收集渠道及時(shí)掌握各部門形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)收集各部門的人事檔案材料，以真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的信息不斷充實(shí)干部人事檔案內(nèi)容。最后要加強(qiáng)督察，接收材料時(shí)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以保證檔案材料的準(zhǔn)確性。

2.加大檔案宣傳力度，提高人事檔案的法治意識(shí)。人事檔案是組織人事部門任用干部和選拔人才的重要工具，是選賢舉能的重要依據(jù)，是聯(lián)結(jié)組織和個(gè)人的重要載體，是人力資源管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。因此，高校人事檔案管理部門應(yīng)該通過會(huì)議、校報(bào)、校園廣播以及校園網(wǎng)絡(luò)等各種渠道擴(kuò)大宣傳范圍，加強(qiáng)宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和教職工充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要作用，提高他們的檔案意識(shí)。同時(shí)，加大《檔案法》、《干部檔案工作條例》的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的法治觀念，認(rèn)真履行監(jiān)督審核責(zé)任制，做到“誰審核、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”。組織人事部門的干部要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，維護(hù)檔案的真實(shí)性，堅(jiān)決反對篡改檔案、危害檔案的行為，堅(jiān)決清理污染干部檔案材料的源頭。在工作中，照章辦事，嚴(yán)格履行程序，做到“堅(jiān)持原則不動(dòng)搖、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣、履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松”，確保人事檔案材料的質(zhì)量。

3.樹立新的檔案服務(wù)意識(shí)，提高利用效率。檔案利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的。現(xiàn)在檔案利用不僅僅局限在組織人事部門，個(gè)人和社會(huì)利用人事檔案的比例也在逐年上升；人事檔案室不再是組織、人事部門的儲(chǔ)藏室，而已成為學(xué)校人事信息中心開發(fā)利用檔案的基地。因此，在開展人事檔案信息的利用工作中，檔案工作者首先要做到更新觀念，強(qiáng)化檔案利用效率意識(shí)。要突破陳舊的傳統(tǒng)觀念影響，真正做好“重利用”這篇文章。其次要牢固樹立開拓性服務(wù)意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)和處理利用和保密的關(guān)系，嚴(yán)格按照中組部《干部檔案工作條例》，做好保密和安全利用的審批手續(xù)。再次是牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，采取有效辦法讓社會(huì)充分了解檔案資源，把檔案的“潛價(jià)值”變?yōu)椤帮@價(jià)值”，滿足社會(huì)和廣大人民群眾日益增長的利用需求。

4.高校人事檔案管理應(yīng)盡快從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。首先高校人事檔案管理應(yīng)盡快從實(shí)體管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理流程自動(dòng)化、信息共享整體化，積極穩(wěn)妥地采用科學(xué)的理論方法和現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，對人事檔案進(jìn)行管理。其次是高校應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，開發(fā)研制出先進(jìn)、適用的人事檔案管理軟件系統(tǒng)。第三，借助掃描儀，將原始的檔案材料掃描并保存到計(jì)算機(jī)中，建立全文數(shù)據(jù)庫。這樣在利用檔案時(shí)，就不用提取實(shí)體檔案，只要通過計(jì)算機(jī)全文數(shù)據(jù)庫，就可以查閱到有關(guān)內(nèi)容。即延長實(shí)體檔案的壽命，又可以提高工作效率。

作者單位：寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院