醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策

摘要：人事檔案管理工作對人才資源的合理利用起著極其重要的作用，采取科學(xué)，有效的人事檔案管理措施，特別是對醫(yī)院等醫(yī)療單位，既可以使本單位的人才資源得到優(yōu)化配置，也可以使衛(wèi)生人才資源在社會上合理流動，促進整個衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療水平的提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 人力資源 利用

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文獻編號：1874-098X(2012)01(c)-0198-01

醫(yī)院人事檔案是一個專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院職工參加社會實踐活動情況的真實記錄，也是醫(yī)院檔案卷宗的重要組成部分，更是醫(yī)院及上級部門全面、歷史地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，為工資制度改革，醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)。在人事制度改革日益深化的新形勢下，醫(yī)院人事檔案部門如何適應(yīng)衛(wèi)生改革的要求，加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，以服務(wù)于醫(yī)院的各項工作，具有重要意義。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理思想陳舊。管理體制落后

醫(yī)院的工作重點是如何提高醫(yī)療防疫和保健的技術(shù)水平，改善醫(yī)療保健環(huán)境和醫(yī)療防疫的條件，為患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，因此在醫(yī)院職工中普遍存在重業(yè)務(wù)而輕其他，致使人事檔案管理工作僅僅停留在對檔案的收集整理，保管、存放，一般應(yīng)付的思想觀念上，極少考慮到人事檔案信息用于人才開發(fā)方面封閉的單純強調(diào)保密的觀念使得檔案信息資源在經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)院發(fā)展中不能更好的發(fā)揮作用，不能適應(yīng)醫(yī)療改革新形勢下醫(yī)院建設(shè)之需要。

1.2 人事檔案材料甄別不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案內(nèi)容不規(guī)范

普遍存在人事檔案材料不經(jīng)甄別直接歸檔的問題。有些檔案材料填寫隨意，內(nèi)容前后矛盾；有些歸檔材料紙張不合規(guī)格、填寫過于簡單或不規(guī)范；有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

1.3 檔案跟隨人才流動機制及意識缺失

隨著人才流動的加速，“檔隨人走”、“人檔一體化”的格局也逐步被打破，伴隨而來的是由于檔案觀念淡薄、檔管轉(zhuǎn)遞等制度不健全原因造成的人事檔案材料錯漏、遺失、偽造等混亂現(xiàn)象。部分個人和單位甚至在各自利益的驅(qū)使下擅自“棄檔”造成這種現(xiàn)象的一個很重要的原因是部分醫(yī)院和個人認為“檔案無用”。究其原因，是因為檔案里缺少能夠客觀、全面反映人才能力素質(zhì)的材料。用人單位看不到人才的真才實學(xué)。個人不能通過其檔案全面、客觀地介紹自己，才造成了“檔案無用”這種說法，產(chǎn)生大量“棄檔”現(xiàn)象。而另一個極端現(xiàn)象就是擅自“扣檔”，用人單位往往采取這種措施，想以此來留住人才，人才想走又走不了，或者有的干脆“棄檔”走人，導(dǎo)致醫(yī)院出現(xiàn)大量有檔無人或有人無檔的現(xiàn)象。最終結(jié)果就是單位想引進的人才進不來，即使引進來了，人在檔不在，無法解決人才的后顧之憂，人才到了崗位上無法全身心地投人工作，使得人才得不到合理的流動和有效配置，不能發(fā)揮人才的最大效益，造成人力資源的極大浪費和使許多醫(yī)院的人才引進工作受到制約，從而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

2 醫(yī)院人事檔案管理的對策

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展和人事制度及衛(wèi)生機構(gòu)改革的不斷深化，人事檔案管理工作越來越成為一項系統(tǒng)的工程，它對醫(yī)院全面掌握人才信息，優(yōu)化衛(wèi)生人力資源配置起到了舉足輕重的作用。因此提高人事檔案工作的管理水平和利用價值有利于促進醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力。

2.1 加強學(xué)習(xí)，增強意識

加強對《檔案法》、《干部檔案管理工作條例》的學(xué)習(xí)和宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)深刻認識到人事檔案工作盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系，是人才信息的重要來源，是人事管理工作能夠順利進行的有利保證；使職工意識到配合人事檔案管理人員做好人事檔案工作是自身利益的需要。要保證自己順利晉升、提拔調(diào)動，沒有檔案提供不行，從而提高職工的歸檔意識和歸檔自覺性。通過學(xué)習(xí)，人事檔案管理人員既要增強法律意識，保證檔案工作有章可循，有法可依，也要牢固樹立服務(wù)意識，改變服務(wù)方式，適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，始終把為醫(yī)院服務(wù)放在人事檔案工作的突出位置。

2.2 規(guī)范入檔材料的收集整理

人事檔案管理的基礎(chǔ)工作是檔案材料的收集整理和補充。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容繁多，涉及面廣需入檔案的材料除個人提供外，主要由人事處、科教處、護理部醫(yī)務(wù)處、黨辦室等部門提供人事檔案管理人員應(yīng)主動與各部門聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作。收集上要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，對收集到的材料要從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、內(nèi)容是否完整、觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對不符合要求的材料及時退回，限期糾正再歸檔。對不屬于歸檔范圍的材料要及時退回給有關(guān)部門，做到不散失、不積壓收集到的人事檔案材料要及時裝訂成卷，裝訂程序要按上級組織部門要求進行。

2.3 建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理機制，促進人才資源合理配置和流動

建立、完善并利用好醫(yī)院人才業(yè)績檔案，并對其進行科學(xué)管理。充分利用計算機技術(shù)建立衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時收錄醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人才的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)動態(tài)、科研水平等相關(guān)信息，為做好醫(yī)院人才隊伍建設(shè)和人力資源合理配置的決策提供依據(jù)。認真參考醫(yī)院人才業(yè)績檔案信息，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在醫(yī)院內(nèi)進行合理的配置，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，促進部門之間、學(xué)科之聞人才合理、有序的流動，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為醫(yī)院的迅速發(fā)展科學(xué)，合理地配置人力資源。做到因事而擇人，用人以治事，充分有效發(fā)揮人才的作用，形成人才流動的良性循環(huán)，從而帶動醫(yī)院各學(xué)科的合理設(shè)置和發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院總體的可持續(xù)發(fā)展。

人事檔案信息如實的反映著醫(yī)院各級各類人員專業(yè)，學(xué)歷、職務(wù)職稱等整體分布情況，根據(jù)人事檔案信息所提供的科學(xué)依據(jù)，做好現(xiàn)有人力資源狀況的分析和人才需求的預(yù)測，有利于人才脫穎而出，有利于建立以競爭、擇優(yōu)為導(dǎo)向的充分展示才能的選拔任用機制，更有效利用人才資源。加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分利用檔案信息，能夠為醫(yī)院在發(fā)展培養(yǎng)、選拔、使用人才上提供可靠的材料，真正做到人盡其才，才盡其用，只有這樣，才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面，提升新形勢下醫(yī)院的競爭力。