高等院校實施“無現金”報賬情況分析

劉玉彬

摘 要：高校實現“無現金”報賬，是對資金結算方式的一種創新，是避免現金在流轉中存在的風險和提高財務工作效率的重要舉措，這對高校提高財務管理水平有著重要的現實意義。文章主要闡述了實施“無現金”報賬的背景、優勢，分析了高等院校實施“無現金”報賬的存在的問題和應注意的事項。

關鍵詞：高等院校 “無現金”報賬 財務管理

中圖分類號:G475文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）01-133-03

一、概念釋義

“無現金”報賬模式是指在報賬過程中利用網絡信息技術，將傳統的現金收付方式轉變為銀行卡轉賬方式，不到出納處繳、領現金就完成報銷的一種報賬方式。“無現金”報賬以“無現金”報賬系統為信息平臺，實現了財務系統與銀行網銀支付系統的對接,有效整合了兩個系統的業務流程,實現了數據共享,各項付款業務無需二次錄入,就能在短時間內完成學校銀行賬戶與其他單位賬戶或個人銀行之間資金劃轉，比傳統現金結算方式更加安全、快捷、方便。

二、高等院校實施“無現金”報賬的背景分析

隨著全球經濟的飛速發展，信息網絡技術取得了巨大進步。建立在信息網絡技術基礎上的“無現金”報賬系統，在高等院校財務部門得到了廣泛應用。高等學校財務管理模式的創新，實現了實時完成涉及財政、銀行、學校和職工個人的會計核算業務，做到了財政管錢不撥錢、學校花錢不見錢、職工報賬不動錢的“無現金”核算。

1.政策背景分析。高校實行“無現金”報帳，符合我國政策文件要求。2007年1月16日，財政部、教育部印發《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中規定：“高等學校應全面推進財務管理的信息化和網絡化，充分利用現代信息技術，實現統一核算和實時監控，提高財務管理改變傳統的資金收付方式，借助銀行卡、網上銀行等先進手段，大力推進資金收支業務的電子劃轉，最大限度地減少現金流動。”高校為加強財務管理、提高工作效率而推行的“無現金”結算系統是符合國家文件要求的。

2.IT行業發展背景分析。IT行業的技術進步推動了金融業網絡信息化的快速發展，為高校實施“無現金”報賬打下良好的技術基礎。財務管理軟件和銀行管理系統也日趨成熟，網絡運行更暢通、更穩定，高校財務管理軟件和銀行管理系統的接口越來越完善，高校實行“無現金”報賬已具備技術支撐。近年來，我國金融業得到了快速發展，銀行營業網點和自助銀行不斷增加，服務水平不斷提高，有的銀行已進駐校園，辦理銀行業務相當方便；隨著“銀聯”系統開通，銀行卡大規模普及，持卡消費意識進一步增強，電子支付和網上銀行結算也得到廣泛應用。以上這些都為高校實行“無現金”結算打下了良好的基礎。

3.人文環境背景分析。高校教職工、學生文化素質高，接受新鮮事物快，使得高校實行“無現金”報賬具備有利文化素質條件。高校教職工、學生都受到了良好的教育，文化素質高，思想先進，容易也樂于接受新事物。教師的工資通過銀行卡發放，學生交學費通過銀行卡劃轉，這些形式都得到了教職工和學生的支持和擁護，學校校園“一卡通”工程的實施，師生通過手持一張卡就可以校內輕松就餐、購物、借書、上機等。“無現金”報賬作為一種先進的結算方式，一定會受到教職工、學生的歡迎和推崇。

4.高校快速發展背景分析。隨著高校擴招、新校區建設以及教學、科研等各項事業飛速發展，高校財務部門核算業務日益復雜，每日現金流量不斷增大，傳統的現金收付方式已不能適應形勢要求，迫切要求高校借助銀行卡、網上銀行等先進手段，大力推行資金收支業務的電子劃轉，最大限度地減少現金流動，提高工作效率與服務質量。作為高校財務部門承載著經費核算的重任，尤其到年末和學期結束前，財務現金收付流量每日達上百萬，如何提高工作效率與服務質量；如何預防和降低現金周轉風險、確保資金安全，這是值得思考的問題，因此推行“無現金”報賬的方式勢在必行。

三、“無現金”報賬與傳統報賬方式的區別

通過銀行卡結算取代以往的現金結算，未改變原有的財務報銷審批制度。不同之處主要有三點：

1.支付方式發生改變。傳統報賬后領到的是現金或非現金（如支票、電匯等），采用“無現金”報賬后，款項直接打到了領款人的銀行卡上或通過網銀轉到單位開戶行賬號上。消除了單位和經辦人攜帶和管理現金的風險。在傳統報賬方式下，為保持合理的現金庫存，財務處與銀行一樣實行大額現金支取預約制度，比如提5萬元以上須提前一天預約。采用“無現金”報賬后，財務部門與銀行合作，采用的是與銀行一樣的轉卡系統，已經確認的報銷轉卡金額由現金出納通過轉卡方式支付，一般在5分鐘內即時劃入指定銀行卡中。

2.出納人員工作量減輕。每日報銷工作結束后，在傳統報賬方式下，出納須盤點核對庫存現金；采用“無現金”報賬后，出納只需核對當日“無現金”轉卡支付清單及匯總表，與有關銀行支付匯總金額進行核對。

3.簡化了報銷程序。在傳統報賬方式下，報銷人員在會計核算后，需到出納人員處領取現金、支票或POS機刷卡報賬才算完成；采用”無現金”報賬后，報銷人員在會計核算完成后，報賬隨即完成。

四、高等院校實施“無現金”報賬的優勢分析

1.現金“零”庫存，消除現金攜帶和保管的風險。日常業務核算過程中，不再涉及現金收付業務，現金收款業務通過POS機刷卡轉賬收取，或者通過校園內銀行網點將現金直接存入學校銀行賬戶，報銷人員憑借存款單據辦理報銷業務。現金付款業務通過“無現金”報賬支付系統與網銀系統的無縫鏈接直接將現金轉入報賬人工資卡或銀行儲蓄存折中。實行新的支付方式后，每日不再發生貨幣現金的收付，既節省了人力，減少了學校墊付的資金成本，又避免現金流轉過程中的收付差錯風險、保管風險和收取假幣等風險，確保了資金安全。

2.優化財務報銷流程，工作效率明顯提高。在“無現金”結算模式下，每日終了無需盤點庫存現金。銀行出納人員可以隨時從“無現金”報賬系統中下載標準格式的對賬單，導入財務系統的銀行對賬模塊實現自動對賬，從而減輕工作量。“無現金”結算支付系統設置有自動記憶功能，付款信息只需審核人員一次錄入，如對個人報銷業務，審核人員可直接從工資系統中獲取收款人和卡號等信息；對單位付款業務，第一次發生支付業務時，審核人員要將該收款單位的戶名、開戶行及賬號完整輸入財務系統中，以后發生同一單位轉賬業務時，只要輸入其單位全稱或賬號，財務系統就會自動跳出相關信息，減少了錄入工作量，出納人員通過“無現金”結算支付系統辦理“個人業務”或“單位業務”付款時，無需進行二次錄入，無需填制銀行票據（如轉賬支票、現金支票等），避免了重復勞動，確保了信息的準確性，工作效率大幅提高。

3.劃款即時,到賬快捷。每筆付款業務先由審核人員登錄會計核算系統填制記賬憑證，再由出納人員登錄“無現金”結算系統，根據復核后的記賬憑證，按憑證號核對付款金額、用戶名、卡號及開戶行等付款信息，核對無誤后進行支付操作。出納人員對支付金額、戶名、卡號及開戶行等相關信息沒有修改權限，這樣，一筆業務經過兩人核對，避免了付款時，只有出納一人付款操作可能帶來的差錯，確保了付款信息準確無誤。

4.會計內部控制得以加強，減少相關的現金風險。“無現金”報賬支付系統設有專用鑰匙盤及系統口令。鑰匙盤和系統口令兩者缺一不可，否則將無法進入“無現金”報賬系統，每個操作人員都有客戶證書KEY和各自的操作密碼，操作指令系統中都留有記錄，安全可靠。出納付款時無法修改付款信息，發現信息有誤只能提請原審核人員修改，會計內部控制得以加強，確保了網上資金的安全，保證了付款的絕對安全。

5.財務服務質量得以提升。在“無現金”報賬系統下，報銷人員只需將原始單據交財務審核人員錄入會計核算系統，通過網絡傳遞信息，出納人員將報銷款直接付到報銷人卡上，節省了教職工二次排隊等候時間，同時通過短信及時通知報銷款的到賬時間、到賬金額。安全、方便、快捷的支付手段，大大縮減了報銷時間，為教職工節省了精力，提供了更好的服務渠道，體現了“以人為本”的理念，提升了服務質量。

6.不必提前預約現金，隨時確保教學科研業務順利進行。由于無現金結算不涉及現金，是通過財務系統與銀行網絡對接實現資金劃轉，所以采用無現金報賬則無須預約，支取大額現金報銷款項直接打入銀行卡，確保教學科研業務的順利進行，師生員工無須事先預約現金，可以直接到財務辦理報銷業務。

五、高等院校實施“無現金”報賬中出現的問題分析

“無現金”報賬系統雖具有實時、簡便、快捷等諸多優點，但在工作實踐中還存在著以下問題有待解決。

1.“無現金”報賬系統的不穩定性。在“無現金”報賬系統的實際使用過程中也會出現系統不穩定的狀態，造成數據不明原因遺失。若再次執行操作，則可能出現重復轉賬的問題；若不再次執行操作，款項可能始終無法匯達對方單位。在出現結算系統原因造成的轉賬在途的現象時，由于款項尚未提交銀行，銀行無法出具轉賬不成功的書面單據，只能由出納人員手工出具無法轉賬的說明，審核人也據此進行處理，一旦出現差錯，審核人員與出納人員的責任難以劃分。這有待于進一步完善網絡系統。需要安排專人負責網絡維護工作。由于網絡問題,在銀行卡信息都正確的情況下也會打卡不成功。這是系統原因造成的,目前彌補的方法是解鎖后重新打卡。應不斷聯系軟件開發部門和銀行共同把網絡維護好有必要在前期試運行的基礎上,對財務“無現金”報賬系統進行進一步的升級和優化。另外每天報銷結束后出納及復核人員再仔細核對是否每一筆“無現金”報銷打卡都成功,若不成功則查找原因后分析處理。

2.報銷人員思想認識上存在顧慮。“無現金”報賬的支付方式改變了傳統意義下的現金支取，對于經辦人認識上還存在著一些顧慮，需要我們財務人員和師生作進一步溝通。可以與銀行聯系在校內增設自動機以方便師生取款。由于條件限制，師生無法及時查詢報賬款項是否及時打入銀行卡。很多反映報銷款項打入銀行卡時查詢不方便。他們原來習慣了領取現金，“無現金”報賬后第一反應就是我的銀行卡上是否相應準確地打了報銷款，這就需要財務部門會同銀行等部門增強這方面的硬件建設，在財務處多設銀行查詢系統，以便讓報賬的師生及時查詢入賬情況，當然開通銀行手機短信服務的持卡人亦會即時收到短信提醒服務。由于這項財務報賬模式的改革尚處于初始階段,有些條件還不夠成熟,在實際操作過程中還可能遇到一些新的問題,需要在以后的實踐中不斷完善。

3.“無現金”報賬系統數據升級的滯后性。“無現金”報賬系統的各相關銀行的信息直接從人民銀行數據庫中調用，涉及全國各商業銀行的信息，由于數據量較大，每次更新數據占用時間較長，實踐中高校財務部門一般采用按月或按季定期更新的方式。而我國商業銀行內部每月增設、關停或合并網點的業務較為頻繁，由于信息更新滯后，可能造成無現金轉賬不成功，但由于前臺審核人員已無法修正錯誤信息，只能通過手工的方式解決。

4.銀行單據傳遞的滯后性。原手工報銷模式下，報銷者可直接領取現金、現金支票、轉賬支票或匯票，審核制單時，按上述銀行單據的存根聯直接記賬。而“無現金”報賬模式下，報銷時直接通過“無現金”支付系統電子付款，銀行于事后集中數據，統一打印相關回單。由于目前高校經費來源渠道多元化，支出范圍較廣，每日的開支數額龐大，其中約80%的業務涉及“無現金”結算，事后傳遞著大量的銀行單據，嚴重影響了每日憑證的及時整理和裝訂。銀行單據傳遞的滯后性，也影響了教職工調閱會計檔案的時效性。

5.憑證制單過程中的不確定性。在傳統的現金收付方式下，報銷者沖還借款，一般需經過審核制單、憑證復核及出納崗繳現還款三個流程，報銷者直接攜帶現金沖銷暫付款項；而“無現金”報銷模式下，有些學校的報銷流程為先刷卡還款，再憑銀行消費簽單審核制單，若存在差額則需再次刷卡或進行無現金轉賬；有些學校仍按原現金報銷的模式操作，但最終刷卡還款時，若出現刷多張卡還一筆款的情況，需對原已復核的憑證重新反審制單，既增加了報銷人員的操作手續，又增加了審核人員的工作量，還將對會計檔案產生影響。

六、高等院校實施“無現金”報賬應注意的事項

1.做好宣傳和解釋工作。要順利實施“無現金”報賬，需要學校領導的高度重視和財務處的精心組織。在實施“無現金”報賬前，先利用有關會議、網站等方式進行廣泛宣傳實施“無現金”報賬的意義及具體運行方案，并在實踐中不斷地完善“無現金”報賬系統。同時，財務處要耐心地做好細致的解釋服務工作，努力確保“無現金”報賬系統得以順利實施。

2.注意“外科研”等銀行回單傳遞、保存管理。高校財務資金流量大，相同金額的業務較多，容易造成收到銀行回單后，無法區分該回單所屬問題，需要查證和核實，這就加大了財務人員工作量。因此，應加大銀行回單管理工作，加強與銀行溝通，保證工作有序進行。

3.建立健全“無現金”結算相關內控制度，有效防范資金風險。高校在實施“無現金”報賬后，要認真執行會計不相容職務相分離的原則，在實際工作中定期核對有關賬目，確保賬卡和賬賬相符。同時，要求有關人員嚴格履行信息機密保密的義務，采取一系列嚴格的措施，確保信用卡和先進的電子支付產品的安全性，有效地防范資金風險。

4.增加對銀行卡基礎信息的管理。銀行卡是“無現金”報賬的載體，銀行卡信息的準確與否關系到“無現金”報賬能否順利進行，關系到銀行卡持有人的切身利益。因此，在推行“無現金”報賬的前期準備階段，尤其在教職工個人信息的采集和銀行卡發放的環節，須強調對姓名、身份證號準確性的核對，以及姓名、身份證號、銀行卡號三者之間匹配的唯一性的驗證，從源頭上保證初始信息的準確無誤。在日常工作中，還需有專人負責教職工銀行卡信息的維護，如發生銀行卡丟失或卡號更改，需及時在財務系統中進行更新，以保證教職工報賬時銀行卡信息的準確性。

5.加強對報賬業務稽核的管理。在“無現金”報賬模式下，不管是個人業務還是單位業務，都是通過電子貨幣轉賬，不再通過實物貨幣結算，也就無需進行現場清點鈔票。但是，要保證報賬款項準確到達指定收款人（單位）的銀行賬戶，就必須加強對報賬業務各個環節的稽核，以保證報賬業務順利完成并有效防止利用職務貪污、挪用公款的現象發生。第一，加強對會計業務的審核。會計審核人員一方面需對報賬業務各類原始單據的合法性、報銷渠道的合理性、報賬金額的準確性進行認真審核，另一方面還需準確錄入或從財務系統中正確提取收款人（單位）的信息。待會計憑證編制完成后，還必須由經辦人核對信息并簽字確認。第二，加強對會計憑證的復核。實行無現金報賬后，會計憑證的復核由事后復核調整為當場復核，即審核人員編制完會計憑證并由經辦人簽字確認后，將會計憑證直接傳遞給復核人員進行現場復核，核查無誤后，復核人員需簽字或蓋章。第三，加強付款操作前的信息核對。會計憑證傳遞到出納人員以后，出納人員必須對收款人（單位）的名稱和銀行賬號作進一步核對，核對無誤后才能執行款項支付操作。第四，加強與銀行之間的及時對賬。出納人員須于報賬當日打印銀行存款日記賬，并于次日檢查是否有提交失敗的銀行記錄。另外，還須定期與銀行對賬單進行核對，編制銀行存款余額調節表，查找未達賬項的原因，確保每筆收付業務都準確無誤。

6.重視對系統安全性能的控制。“無現金”報賬系統包括銀行端口、財務系統和“無現金”報賬系統三個部分，任何一個部分發生故障都將導致系統無法運行。因此，必須重視對系統安全性能的控制。首先，在“無現金”報賬系統安裝前，必須保證銀行網絡連線實現專線管理，財務網絡與外界網絡實現物理分離。其次，財務系統必須由專人負責安裝和維護，任何財務網用戶不得隨意添加硬件或安裝應用軟件，防止不法分子入侵。再次，凡安裝財務軟件的計算機，必須做到以下三點：第一，必須安裝殺毒軟件，定期更新病毒庫并進行查殺，防止病毒侵擾；第二，必須嚴格限制外來磁盤，在使用外來磁盤前必須先查殺病毒，確保數據安全；第三，在報廢計算機前必須先將硬盤格式化，以防財務數據外泄。

7.實現“無現金”報賬系統的數據自動更新。“無現金”報賬系統的數據源主要包括兩方面：本校師生員工的信息。在辦理報賬結算時，按其在校唯一識別信息，如教職工按工資號，在校學生按財務編號作為數據庫的主關鍵字，輔以學院信息，雙選卡號或工資號信息進行模糊查詢，以提高數據的篩選速度。外部單位信息。“無現金”報賬系統具有保存已處理成功數據的功能，但當外部單位數據更新時，系統內原有數據與新數據并存，在再次提取時容易出現差錯，應在數據庫中增加數據自動更新的警示功能，當提交的數據與原數據庫中已保存的數據出現差異時，自動提示是否保存新數據。無現金支付系統的數據庫應預留外部數據自動更新模塊，點擊時能夠自動更新相關信息。

8.要不斷完善財務系統，減少系統本身的漏洞。“無現金”報賬的順利開展，有賴于“無現金”報賬系統強大的技術支撐。高校財務人員在日常報賬過程中要養成記錄和總結的良好習慣，隨時記錄報賬過程中出現的新情況、新問題，并及時反饋給系統開發商，以便進一步修改程序，減少系統本身的漏洞，同時豐富操作功能，不斷優化財務系統。

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5.蔡林.“無現金”報賬支付方式在高校的應用［J］.財會月刊，2009(32)

（作者單位：河北師范大學財務處 河北石家莊 050024）

（責編:賈偉）