以知識管理推動企業檔案管理跨越發展

◎北京航天長征科技信息研究所 劉愛華 羅輝

傳統的企業檔案管理是以保存工作中產生的原始記錄為主要內容，以實現歸檔信息的可追溯性和可查考性為工作目的。然而，伴隨著信息時代的來臨、知識經濟的發展以及電子化管理工具的日臻成熟和普遍推廣，企業對檔案的管理已逐漸從庫房管理模式轉向資源管理模式和虛擬管理模式，對檔案信息管理的要求和具體實施也已滲透到企業活動的全過程。

近年來，隨著我國經濟的不斷發展和科技實力的持續提高，知識逐漸在人們心目中占據了舉足輕重的地位。越來越多的企業開始通過運用知識管理來促進企業轉型，帶動企業管理水平的提升。目前，對于知識管理尚無統一定義，但通常來說，狹義的知識管理是指對知識的創造、收集、加工、儲存、交換和利用等環節的管理；而廣義的知識管理除了對知識本身的管理外，還加入了對與知識有關的人力資源、組織活動、知識利用方式等全過程、全要素的管理。

雖然知識管理和檔案管理的概念不同，但從管理方式中不難看出，知識管理與現代的企業檔案管理有許多交叉和融合之處。因此，企業檔案管理可與知識管理的收集過程、規劃過程、共享過程和文化建設過程有力結合，發揮主動作用，以知識管理推動企業檔案管理工作在知識經濟時代實現跨越發展。

一、融入知識管理的收集過程

知識收集是知識管理的基礎，而檔案是一種重要的且具有可查考作用的知識資料，是建設知識庫并進行知識平臺建設不可或缺的重要資源，其資源優勢、知識優勢發揮的大小，決定著檔案管理工作在知識管理過程中角色的主次。

長期以來，檔案管理就是業務部門送什么，檔案管理部門就收集什么，而收集的通常都是不常用的，但又有可能會用的資料。這使得檔案管理部門“門庭冷落”，查閱和使用檔案資料的人員也是寥寥無幾。

然而，檔案管理人員也很少能主動深入到業務部門的實際工作中了解其工作重點，以及工作過程中是否有新項目上馬或是某一項目的暫時擱置等情況，導致檔案管理部門不能及時保存相關的歷史記錄，不能經常給業務部門的工作人員灌輸檔案保存的重要意義，使得一線工作人員難以對資料歸檔形成統一認識，導致檔案管理部門與業務部門工作出現“兩張皮”的現象。

檔案部門不清楚哪些資料、記錄需要及時保存以備查考，業務部門也不知道哪些資料、記錄屬于歸檔范圍，造成為了歸檔而歸檔的局面，檔案的完整性和系統性也就無從談起。

因此，檔案管理人員應既要了解業務部門的工作重點，以實際工作的進度為基準不斷調整歸檔范圍，又要提醒業務部門的工作人員把實際工作中形成的知識及時地保存下來，并主動將這些知識打包加以存儲，形成一定系統的歸檔資料，以備查考。

二、融入知識管理的規劃過程

企業的發展規劃通常是通過分析和利用一些數據、報告、研究成果、專利等相關知識對企業的外部發展環境和自身實力進行調研與評估，在這一過程中，檔案管理發揮著不可替代的作用。以往的檔案管理部門通常只注重對本單位形成的資料進行管理，但在現如今的知識經濟時代，如果只對本單位的檔案進行保存管理是不可能全面發揮檔案價值的，不與其它單位的相關信息資料進行對比和分析，就難以制定出最適合本單位的歸檔范圍和重點；如果不清楚本單位業務部門在發展過程中遇到哪些問題亟待解決，哪些屬于國際、國內攻關性的知識成果，就不可能將具有最優價值的知識保留下來，對重點的加以分析、對方便的加以利用，檔案工作也將難以擺脫處于被企業其它工作流程邊緣化的命運，檔案管理也會長期難以突破發展困局。

檔案管理應參與到企業知識的利用過程，特別是利用檔案管理來影響企業的戰略布局，不斷挖掘檔案的知識價值，從戰略上了解企業的發展方向，發揮檔案的資源優勢，進而為企業發展戰略的制定提供有價值的知識信息。

三、融入知識管理的共享過程

在企業內部往往存在著不同的業務部門，同級的業務部門不可避免地會存在一些競爭關系，其中知識成果的競爭就是一個重要方面。而知識管理的一個重要內容就是知識共享，通過共享往往能夠創造出更多有價值的知識，并基于各業務部門的知識成果建立起知識共享平臺。但有的業務部門只從自身利益和局部角度出發，特別是知識管理還處于起步階段的部門，由于對知識管理的認知還不是特別清晰，沒有看到知識管理帶來的雙贏甚至是多贏的效益，以及長遠的戰略利益，導致對于本部門已有的成果遮遮掩掩，存在畏難情緒。

因此，在知識管理流程的起步階段，檔案部門可以充分利用長期以來人們對檔案工作的認知，通過歸檔過程使業務部門潛移默化地接受知識共享，通過已有的檔案管理制度來界定和規范不同層次的知識共享，區分共享類別、制定共享標準、劃清使用界限，做到既能利用已有的知識資源促進企業發展，又能在企業內部形成合理的對知識歸屬的保護和認可工作，在激發業務部門創新積極性的同時，最大限度地促進對企業內部已有成果的應用，避免企業內部進行重復性的研究，從而實現節約資源、提高整體效能的目的。

四、融入知識管理的文化建設過程

由于知識管理不僅包含對顯性知識的管理，還包括對隱性知識的管理，且由于隱性知識往往容易被忽略，所以對隱性知識的管理就顯得尤為重要。隱性知識往往沒有看得見摸得著的載體，其通常是一種習慣或是一個奇思妙想，甚至是長期形成的一種傳統，因此，將隱性知識以適當的載體傳承和保存下來是進行知識管理必不可少的內容，而保存和傳承的方式除了通過行政手段、制度約束、獎懲措施以外，較為切實可行的方式就是文化建設，即讓發現、挖掘工作中的知識亮點成為一種自覺，讓及時記錄稍縱即逝的新思路變成一種方法，讓多年積累的工作經驗形成一種規范。

經過多年的發展，檔案工作中的重要一環——顯性知識歸檔早已為人們所熟知，可以說檔案文化已經初步建立，但人們對隱性知識歸檔的概念還比較模糊。因此，檔案部門可以在利用已有歸檔意識的基礎上，將歸檔的范圍擴大，使人們逐漸接受對隱性知識的歸檔，逐漸形成自覺保存知識的習慣，形成尊重知識、積累知識、交流知識、創造知識的活躍氛圍，發揮檔案管理的軟實力，使檔案文化逐步升華成為知識文化并貫穿于企業管理的全過程。

總之，知識管理對檔案管理來說，是機遇也是挑戰，只有利用好這個時機，才可以擴大檔案管理的范圍，延伸檔案管理的服務領域，提升檔案管理的能力，壯大檔案管理人員的隊伍，發揮檔案管理的影響力，從而實現檔案管理在知識經濟時代的跨越發展。?