電子文件管理元數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制與管理

張明毅

摘要：元數(shù)據(jù)在電子文件中有著不可替代的作用，元數(shù)據(jù)質(zhì)量與管理的好與壞關(guān)系著電子文件的好與壞，而且與元數(shù)據(jù)的運用價值也是息息相關(guān)的。本文提出了電子文件管理元數(shù)據(jù)質(zhì)量存在的問題，也介紹了一些元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的方法，最后提出了一些元數(shù)據(jù)方案管理的措施。本文的目的在于引起人們對元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制和管理的關(guān)注，加強電子文件的信息化、精確化。

關(guān)鍵詞：電子文件；元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理

一、電子文件管理元數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題

電子文件管理中元數(shù)據(jù)質(zhì)量非常重要的，但是它不可避免地存在著一下幾個問題：

（一）對于電子文件管理元數(shù)據(jù)的理解有誤

理解電子文件管理元數(shù)據(jù)，應(yīng)該包括其概念，以及其可覆蓋的范圍大小。文件管理元數(shù)據(jù)是為了保證文件的真實性、可靠性、完整性、可用性而開發(fā)，描述了文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及整個管理過程。很多用戶對于電子文件的認識不到位，對于元數(shù)據(jù)的理解也有偏差，不符合元數(shù)據(jù)的要求。用以描述電子文件管理的元數(shù)據(jù)，卻沒有覆蓋應(yīng)該覆蓋的范圍，這對電子文件管理的描述是不完整的，是欠缺的。對于電子文件管理元數(shù)據(jù)概念的理解不一致或者是不清晰，對該元素對文件管理的作用了解不透徹，可能會造成定位信息的不準確，某些元素的缺失或是不正確。

（二）獲取電子文件管理元數(shù)據(jù)時出現(xiàn)失誤

電子文件管理元數(shù)據(jù)的獲取包括獲取方式和獲取后處理兩項內(nèi)容。電子文件不同于紙質(zhì)文件，元數(shù)據(jù)是整個電子文件的靈魂所在，而且是肉眼無法洞穿的。元數(shù)據(jù)隱藏在文件內(nèi)部和管理環(huán)境中，分散在其產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境中，比如軟件、程序、系統(tǒng)等。正因如此，元數(shù)據(jù)的獲取和紙質(zhì)文件不同，一般采用系統(tǒng)程序錄入的方法，有時候也會有人工錄入這樣的方法。電子文件的信息獲取與文件的準確性、信息性有著重要的聯(lián)系，但是在很多時候，獲取電子文件管理元數(shù)據(jù)的時候會出現(xiàn)很多失誤。

系統(tǒng)產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)是不允許改動的，但是有時候系統(tǒng)產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)無法準確說明文件。比如，某些文件只是由他人代為起草的，但是系統(tǒng)會默認為文件輸入者，這時就需要人工對數(shù)據(jù)進行修改，以保證元數(shù)據(jù)的準確度。系統(tǒng)生成的元數(shù)據(jù)是固定的，不符合的時候需要人工加以輔助。

二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

元數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響到被它描述的數(shù)字對象被發(fā)現(xiàn)與被證明的可能，也影響元數(shù)據(jù)自身的應(yīng)用價值。為了控制電子文件管理元數(shù)據(jù)的質(zhì)量，可以從以下幾個方面進行努力。首先，可以對元數(shù)據(jù)創(chuàng)建工具進行改進，增添一些新的模板或是字段選擇手段，以應(yīng)對多元信息時代的發(fā)展。其次，在軟件開發(fā)上面也可以多做努力，不斷改進軟件的操作程序，簡化操作程序，精細化操作程序，使得程序可以實現(xiàn)不同方案之間的自動跨越。另外，對于內(nèi)容創(chuàng)建者也可以進行一些適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，幫助創(chuàng)建者了解元數(shù)據(jù)的概念，能夠靈活使用與元數(shù)據(jù)相關(guān)的軟件。最后，在元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制方面，還可以通過健全元數(shù)據(jù)方案，使得元數(shù)據(jù)的檢測程序更加完整、準確度更高。

三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的管理策略

元數(shù)據(jù)管理是一件頗為復(fù)雜的事，存在數(shù)量多、標準化程度低、類型多元等特點，這些特點在某種程度上對元數(shù)據(jù)的管理來說也是一種制約。筆者從以下幾個方面提出了一些管理策略：

（一）利用備案登記方式進行管理

電子文件需要承載可能超過成千上百的數(shù)據(jù)單位，想要使每個單位的元數(shù)據(jù)方案都是統(tǒng)一規(guī)范很難，因此在實際操作中，也給元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性管理帶來很多麻煩。創(chuàng)建者可采取元數(shù)據(jù)方案備案登記的方式進行管理，這種管理方式是指各單位數(shù)據(jù)在電子文件中心的指導(dǎo)之下，基于通用規(guī)范制定元數(shù)據(jù)方案，將經(jīng)過認可的元數(shù)據(jù)方案提交至電子文件中心。這樣一來，就減輕了各數(shù)據(jù)單位的工作，有利于實現(xiàn)各機構(gòu)、各類型或是版本的元數(shù)據(jù)方案的統(tǒng)籌管理，使得元數(shù)據(jù)的管理更加高效、更加標準、更加精確。

（二）采用生命周期管理加強管理

元數(shù)據(jù)方案管理是電子文件中心的重要管理活動，這里的元數(shù)據(jù)方案管理包括元數(shù)據(jù)的編制、備案、發(fā)布、注銷、備份等一系列活動。這是一套完整的生命周期，元數(shù)據(jù)方案管理的時候要關(guān)注這一生命周期的管理，把握每一環(huán)節(jié)的管理，不可顧此失彼。在元數(shù)據(jù)編制時，立檔單位應(yīng)直接采用通用規(guī)范，元數(shù)據(jù)方案編制也要在電子文件中心的指導(dǎo)前提之下進行，遵循電子文件中心程序的安排。備案時，應(yīng)該包括元數(shù)據(jù)方案的版本、提交單位、有效時間范圍等重要信息，不可遺漏，對于未通過審核備案的元數(shù)據(jù)方案要進行返回修改。發(fā)布元數(shù)據(jù)方案時需要注意把元數(shù)據(jù)方案錄入相應(yīng)的環(huán)境中。

（三）要加強元數(shù)據(jù)方案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

業(yè)務(wù)指導(dǎo)在元數(shù)據(jù)管理中是必不可少的，因為有很多工作系統(tǒng)做不了，這時候就需要立檔單位自行錄入。為保證元數(shù)據(jù)方案質(zhì)量，促進規(guī)范接受，電子文件中心應(yīng)提供針對元數(shù)據(jù)方案編制的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)加強元數(shù)據(jù)管理工作，提高元數(shù)據(jù)管理工作的效率和準確度。這里的業(yè)務(wù)指導(dǎo)包括編制專業(yè)知識的指導(dǎo)、元數(shù)據(jù)概念和內(nèi)涵的指導(dǎo)、元數(shù)據(jù)管理相關(guān)知識的指導(dǎo)等。

四、結(jié)束語

隨著信息時代的到來，電子文件在人們的生活中扮演者越來越重要的角色，很多工作和項目都離不開電子文件。正因如此，電子文件元數(shù)據(jù)管理也漸漸成為大熱話題，很多單位開始注重元數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制和管理。從本文可知，元數(shù)據(jù)質(zhì)量上面還存在著很多問題，但是筆者也提出了一些改善元數(shù)據(jù)質(zhì)量、加強元數(shù)據(jù)管理的方法，相信在未來，元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制和管理問題能夠得到真正的解決。

參考文獻：

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