淺析檔案管理現代化①

王立芳

(河北省邯鄲市中醫院 河北邯鄲 056001)

淺析檔案管理現代化①

王立芳

(河北省邯鄲市中醫院 河北邯鄲 056001)

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。當今社會的發展對檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實現檔案現代化管理。

檔案管理 現代化

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。當今社會的發展對檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實現檔案現代化管理。

1 正確處理手工操作與現代化管理的關系

實現檔案管理現代化,不可能一蹴而就,需要一個過程,在這個過程中,手工操作與現代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作,例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收,案卷整理等等,主要靠的還是手工作業。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此,我們既要積極引進現代化新技術,也要重視傳統技術的研究和改造,使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

2 建立檔案管理的規范化和標準化體系

檔案現代化管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因,檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的錄入細則相容性不強,系統軟件移植性差。檔案現代化管理工作尚無統一標準,僅著眼于某一個專業,無法全面實施、推廣統一標準。為防止檔案管理中出現無章可循,無法可依,重復、繁雜的混亂局面,檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化,沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序,取得最優經濟效益和社會效益的保障,同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中,需要在專業內取得一致的認識,為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時,檔案標準的制定,必須汲取相關科學知識,來充實和發展檔案管理學。

同時,檔案現代化管理使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類、錄入及有關規定已不能完全適應。所以制定統一的、標準的規范體系,切實推動檔案標準化、規范化、信息化。

3 加快軟硬件建設,實現裝備和技術的現代化

(1)技術是信息的生命,沒有過硬的技術支撐,檔案現代化管理形同空話。首先,要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備,要充分利用現代科技,利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用,加速實用、通用軟件的研制,加快檔案現代化管理數字化處理步伐。

(2)要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件,使檔案現代化管理建設與辦公自動化系統融合貫通。

(3)要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

4 增強檔案管理現代化意識,加強人才培養

(1)增強現代化意識。在實現檔案管理現代化,發展檔案事業的過程中,檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念,尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識,切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念,把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務,將封閉式服務轉化為開放式服務,使檔案工作適應知識經濟時代的需要,適應社會發展的需要。

(2)加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程,在這一過程中,始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高,應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容,還要盡快培養既懂專業知識,又懂信息技術,具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

5 建立安全管理制度

(1)現代化建設最終落實都要靠人來執行,所以人是檔案現代化安全的第一道保護屏障。因此,對參加制作和參與管理的人員必須加強管理,以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度,以約束涉及檔案人員的行為。實踐證明,良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

(2)加強對制作和管理人員的管理和教育。在檔案的安全管理過程中,僅靠制度是不夠的,還必須加強對涉及檔案管理人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑,提高他們對保證檔案真實、可靠重要性的認識,提高他們科學管理檔案的素質,增強他們工作的責任感,并樹立一絲不茍的工作作風。

(3)建立全過程的管理制度。要實現檔案的科學管理,就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則;為保證檔案的真實性、完整性、可讀性與安全性,就必須采取一系列相應的技術措施和手段,以確保管理目標的實現。

綜上所述,由于檔案管理現代化是一個循序漸進的過程,而各級檔案部門接收、保管的檔案數量、質量、種類、管理水平也各有不同,經濟條件、人員素質、環境條件等都存在著差異,因此,在檔案管理現代化方面不能一哄而起,要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況,先試點,后鋪開,堅持從點到面的方針,并注重總結工作經驗,注重開發適合我國檔案信息存貯系統的新技術、新產品,并且面對21世紀高科技和信息技術革命帶來的機遇和挑戰,與時俱進,那么我們有理由相信檔案管理現代化的實現指日可待。

[1] 王洪敏.淺論高校檔案管理現代化[J].商丘師范學院學報,2001(5).

[2] 徐雁.淺析檔案管理現代化[J].開封教育學院學報,2009(3).

[3]王云蘭.現代科技對檔案工作的影響及對策研究[J].商丘師范學院學報,2002(1).

R197.3

A

1674-0742(2012)04(b)-0143-01

王立芳(1974～):女,漢族,黨員,籍貫:河北邱縣,研究方向:檔案信息管理、挖掘、開發,本科。

2012-03-07