談對如何搞好醫(yī)院人事檔案管理的探討

柯沛霆

(廣東省茂名市人民醫(yī)院 廣東茂名 525000)

談對如何搞好醫(yī)院人事檔案管理的探討

柯沛霆

(廣東省茂名市人民醫(yī)院 廣東茂名 525000)

人事檔案在企業(yè)管理中起著舉足輕重的作用,比如人事調(diào)動,人員的離職時都牽扯個人檔案問題,對個人來說也起著相當(dāng)重要的作用,比如它記錄著個人的學(xué)歷,資歷,社會關(guān)系,組織關(guān)系,社保等信息,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案是記錄醫(yī)院工作人員個人情況的重要文件,起著憑證、依據(jù)和參考的作用,在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時,都需要使用檔案。本文就如何搞好醫(yī)院人事檔案管理方面進(jìn)行了相應(yīng)的探討,希望能對醫(yī)院人事檔案管理起到作用。

醫(yī)院人事 檔案管理 方法與對策

隨著各項制度的改革,人事制度改革也日益深入。茂名市人民醫(yī)院是本地區(qū)唯一一家三級甲等綜合醫(yī)院,現(xiàn)有職工1200余人,該院人事檔案室屬廣東省二級檔案室,現(xiàn)有人事檔案1300余份,目前已經(jīng)完成對檔案室硬件配套,準(zhǔn)備申請廣東省一級檔案室。現(xiàn)就茂名市人民醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進(jìn)行分析與探討。

1 醫(yī)院轉(zhuǎn)型后,人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密,重視不夠

檔案人員大多不是專職,故離崗或調(diào)動工作時,移交檔案、手續(xù)未能嚴(yán)格按程序辦理,對移交檔案中正本與散件數(shù)量的檢查未能做到嚴(yán)格清點(diǎn),部分檔案該清理的不清理,移交中該簽字的漏簽字,以至存在檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。由于醫(yī)院中心工作是醫(yī)療、教學(xué)、科研。醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療、教學(xué)水平,改善環(huán)境條件,為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),而對人事檔案管理不夠重視,存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員對人事檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢

歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充。另外,由于各種客觀原因或政策約束,某些科研、教學(xué)、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面的材料未能歸檔,使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況,導(dǎo)致人事檔案的不完整。

1.3 檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位

一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳,職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補(bǔ)充、完善、更新,如2009年的繼續(xù)教育學(xué)歷到2011年才交到人事管理部門,這樣就導(dǎo)致了正常工資晉升檔案的更改等一系列問題;其次是人事檔案管理基本上是兼管,屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制,檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

1.4 員工本人對人事檔案重要性認(rèn)識不足

認(rèn)為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度,有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚;有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

2 對策及思考

醫(yī)院人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映,所以,加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理,才能更好地為黨組織、人事部門工作,為職工本人服務(wù)。針對以上存在的問題,本人就人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)對策及思考。

2.1 嚴(yán)格按程序交接

檔案交接手續(xù):(1)對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理,做到賬務(wù)相符;(2)對借出的檔案要及時催還,并整理好借據(jù),并在借據(jù)上注明原因及催還情況;(3)對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時存檔;(4)按檔案移交要求進(jìn)行移交,并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等,還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章,要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

2.2 強(qiáng)化檔案管理意識,嚴(yán)格檔案管理程序

醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié),在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)的同時,更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì),提高工作主動性,從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外,建立健全檔案管理制度,努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

2.3 建章立制,有章可循,規(guī)范操作,積極主動做好檔案收集工作

制度上墻,操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿,職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿,檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成,確實(shí)收集不到的檔案材料,要查明原因,登記說明,為以后查找提供方便。因此,我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤,及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料,真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

2.4 積極做好宣傳工作,加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感

積極做好宣傳工作,對收集的材料要認(rèn)真核實(shí),把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案,把好質(zhì)量關(guān)。在鑒別過程中,能明辨是非,堅決把那些虛假的資料拒之門外,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

2.5 提高對職工檔案材料重要性的認(rèn)識

(1)加強(qiáng)宣傳力度,提高職工對其人事檔案重要性的認(rèn)識,做好咨詢服務(wù)工作。(2)加強(qiáng)對職工人事檔案的規(guī)范化管理,做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。(3)加強(qiáng)收集工作,完善檔案內(nèi)容,及時補(bǔ)充檔案缺失材料,提高檔案的利用價值。

2.6 加快檔案信息化進(jìn)程,提高工作效率

如何利用計算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫,使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

總之,醫(yī)院人事檔案管理必須硬起來,不斷改革創(chuàng)新,改變原有的思路、模式,形成一套完整的管理體系,并且嚴(yán)格執(zhí)行,最終實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化,促進(jìn)茂臺市人民醫(yī)院的繁榮發(fā)展。

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1674-0742(2012)04(b)-0146-01

2012-01-18