提高人事檔案管理水平需處理好四個關系

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干部人事檔案是干部人事工作的重要組成部分，也是做好干部人事工作的基礎保證，是考察、了解和選拔培養干部的重要手段，在人事工作中有著不可替代的作用。為進一步加強干部人事檔案建設，全面推進干部人事檔案制度化、規范化、科學化管理，中組部在全國組織開展了干部人事檔案目標管理工作。結合多年從事干部人事檔案工作的實踐，感到處理好以下幾個方面的工作關系，對進一步加強干部人事檔案工作，提高管理水平具有重要意義。

一是正確處理人事檔案傳統管理和現代化管理的關系。以計算機為代表的現代化管理手段在干部人事檔案工作的應用，大大提高了工作效率和水平，減少了調檔工作量和人事檔案的磨損，提高了人事檔案工作的現代化水平，成為越來越多人事檔案部門的共同選擇。進一步利用計算機等現代化管理手段，開發人事檔案資源，提高應用的廣度和深度，是今后人事檔案管理發展的必然趨勢。但也應充分認識到，幾十年來我們在人事檔案的搜集整理、保管保護、提供利用等方面積累的許多行之有效的傳統管理方式，在今后相當長的時間里仍將在人事檔案管理工作中發揮重要作用。其中有些工作，如用印、簽字、有關表格的填寫，特別是人事檔案的整理裝訂，是計算機等現代化手段所難以替代的。堅持一手抓現代化管理，一手抓傳統管理，是人事檔案管理發展的方向。

二是正確處理檔案管理部門主動搜集檔案材料與檔案形成部門主動送交檔案材料的關系。這是保證人事檔案內容完整性的根本保證。人事檔案內容建設是人事檔案管理工作的重點，也是當前人事檔案建設的一個薄弱環節。從一些單位的情況看，不少應進檔案的材料沒有及時進檔，而且帶有一定的普遍性，從一定程度上影響了檔案的利用。究其原因是多方面的，主要是人事檔案管理部門和有關人員主動催要得不夠，形成檔案材料的有關部門沒有及時將應歸檔的材料送交檔案管理部門，沒有形成通暢、有效的人事檔案材料收集網絡。要解決好這一問題，首先是檔案管理人員要改變“你送我裝”、坐在辦公室等材料的被動做法，根據掌握的信息，及時、有針對性地到有關部門催要有關材料。其次，檔案形成部門要加強對人事檔案知識的學習，增強檔案意識，養成主動向人事檔案管理部門送交有關人事檔案材料的習慣。在“雙向主動”、建立完善人事檔案收集網絡的基礎上，通過落實責任制、定期召開有關會議、定期收集等形式，使人事檔案收集網絡及時、有序、通暢地流動，保證檔案內容建設的完整性。

三是正確處理檔案整理過程中規范整齊和保護內容的關系。對人事檔案材料進行整理是實現人事檔案工作規范化，有效地保護和利用檔案的客觀需要，在整理過程中存在的一個主要問題是：整理得不夠規范，整理后的檔案比較粗糙，參差不齊或掉頁；有的片面追求整齊，裁切得不夠細心，把檔案材料的文字切掉了。規范整齊整理和確保整理過程中檔案內容的完整性是整理檔案的基本要求，也是每個從事檔案整理人員的基本功。在整理過程中，如遇到整齊裁切和保證內容完整性兩者難以兼顧的情況，應在精心裁切、避免掉頁和切字的前提下，盡可能保證檔案整理的規范整齊。

四是正確處理加強管理與提供利用的關系。加強管理和提供利用是人事檔案建設兩項經常性的工作。保證快捷有效利用是加強管理的出發點和落腳點，管理部門要特別注意克服重管理、輕使用的思想傾向，堅持一切管理工作的中心都要圍繞如何提高利用水平、迅速準確地提供有關人事檔案材料、滿足人事工作需求來進行。管理工作的加強是一項日積月累的工作，不可能一蹴而就。需要在檔案材料的收集鑒別、歸檔整理、保管保護等基礎管理方面一點一滴地打基礎、下工夫，常抓不懈。在管理工作中，要特別強調檔案的保管保護工作，尤其要注意防火、防潮、防盜、防蟲、防光、防高溫等“六防”措施的落實，確保萬無一失。在提供利用的過程中，要十分注意加強檔案的保管保護，避免檔案的損壞；嚴格履行利用的審批、轉遞等環節的把關手續，堵塞漏洞，防止別有用心的人借機抽取、更換檔案內容，在利用環節謀取個人私利。