縣級水利普查檔案資料整編的幾點思考

王西海

縣級水利普查檔案資料整編的幾點思考

王西海

對水利普查檔案進行整編和歸檔，是普查后期的一項重要工作。整編歸檔的目的，是將普查工作中形成的能反映普查基本職能面貌的歷史記錄保存下來，以便今后工作和歷史研究查考利用。縣級水利普查檔案的整編應在檔案部門監督指導下，由縣級水利普查機構負責實施，水利普查檔案整編要科學化、制度化、規范化，適應檔案管理現代化的需要。

一、水利普查檔案的特點

水利普查檔案是指全國各級水利普查機構在水利普查工作過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像及實物憑證等各種形式與載體的歷史記錄。根據水利部、國家檔案局《關于印發<第一次全國水利普查檔案管理辦法>的通知》（以下簡稱《辦法》）規定，水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇，是水利普查的一項重要工作內容。

1.水利普查檔案數據案卷多

由于水利普查反映各方面的數據資料大多是以表格形式記錄的，各種表格和編碼簿冊等占普查資料的絕大部分，是普查資料的重點。所以，普查檔案數據案卷多，在立卷整理中要特別引起重視，并與其他普查資料區別對待。

2.水利普查檔案形成周期長

水利普查工作歷時3年，是重大的國情國力調查，涉及范圍廣、參與部門多、技術要求高、工作難度大，普查檔案需要分階段收集、整理、歸檔。因此，所形成的普查檔案周期較長。

3.水利普查檔案涉密性強

水利普查檔案中很多資料涉及國家秘密和普查對象的秘密，關系到國家安全和公民的根本利益，如果泄露，將給國家、集體和個人帶來不可估量和難以彌補的損失。所以，加強對普查檔案的保密管理非常重要。

4.水利普查檔案整編標準要求高

一套完整的水利普查檔案，必須真實、全面、系統地記載普查工作的各項活動，正確地反映普查工作的全過程，做到數據準確、分類科學、材料真實、手續完備。因此，普查檔案的案卷整理和排列要求的規范化程度也很高。

二、水利普查檔案整編中存在的主要問題

1.認識不到位，重視程度不高

個別普查工作人員甚至領導干部存在重普查進度、質量，輕普查檔案整編現象。對普查檔案整編工作不重視、不主動。

2.缺少檔案整編專業技術人員

大多數普查工作人員未參與過檔案整編工作，經驗不足，科技檔案整編知識缺乏。

3.檔案資料收集不齊全

縣級普查機構既是本轄區水利普查的領導機關，又具體承擔相應普查工作任務，普查中形成的應歸檔檔案資料絕大部分暫時保存在具辦人員手中，既容易造成檔案丟失，也給檔案收集帶來難度。

4.檔案鑒別難度大

第一次全國水利普查檔案涉及6個專業2個專項，檔案門類多、內容龐雜，鑒別起來十分困難。同時，部分普查數據在上級普查機構審核、復核中進行了修正，相應資料中數據或修改，或沒有修改，需要在歸檔逐項進行審核。

三、水利普查檔案的歸檔與整編過程中應注意的幾個問題

1.保持水利普查檔案之間的有機聯系

嚴格按照《辦法》規定的水利普查檔案歸檔要求，細化歸檔內容、明確歸檔方式、嚴格歸檔程序，確定專人進行收集整理，做到應收盡收、不漏不缺。在整理立卷時，要遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，按照分類的標準和歸檔的范圍，對收集的全部普查檔案資料進行加工整理、分類立卷，把相同類別的文件、各種表冊和實物分門別類分開立卷，做到整齊劃一，便于保管和利用。在立卷的基礎上，對不同階段的各類紙質和電子版文件、材料、通知、會議記錄及信息等進行分門別類的歸納。電子版文檔歸檔與紙質版類別一致，并在移動設備中進行備份。

2.確保水利普查檔案資料的完整性

在收集水利普查檔案資料過程中，一定要注意資料的齊全、完整，無論是各級文件、各種表冊，還是音像、實物等，只要是具有保存價值的資料，都要收集歸檔，不能遺漏和毀壞。

3.注重水利普查檔案的安全與保密

一是注重資料的安全。對各種普查表嚴格按照《辦法》要求存放管理，切實做到防火、防潮、防盜、防水，確保普查表萬無一失，絕對安全。二是注重資料的保密。要嚴格按照《辦法》有關規定，對普查中獲得的單個普查對象的資料，特別是涉及個人、家庭隱私和單位商業秘密的，未經普查對象同意，不得對外提供或泄露，不得用于水利普查以外的任何目的。普查機構全體工作人員要嚴守保密紀律，不得向外泄露未公布的任何匯總數據

安徽省阜南縣水務局 236300）