ERP系統運行問題與對策研究

劉學剛

（中海石油煉化與銷售事業部，北京 100029）

一、引言

A公司是一家大型煉化與銷售一體化的國有企業，自2006年開始ERP（企業資源計劃）建設，從2009年始，每年A公司都有ERP的建設項目，而ERP的應用依慣性前行。2011年8月22日，公司召開了第二次ERP系統升級動員會，為集團公司的ERP系統版本升級進行準備，A公司系統應該測試的業務流程有500個左右，工作角色有1 300個左右，也就是說該公司的業務流程復雜，工作角色眾多。如何把復雜的ERP系統應用好、如何及時發現系統問題并及時總結分析繼續深化應用，就成為當前公司ERP系統運行維護的首要問題。

二、ERP系統運行中的主要問題

1.沒有形成統一的業務流程和制度體系

A公司ERP系統在逐漸整合統一的過程中，各二級單位尚沒有形成統一的業務流程和制度體系，信息系統尚不能全面支撐業務運行，系統內對銜接的業務有不同的理解。如對公司的產銷協同部分，生產企業和銷售企業就有不同的理解。同時公司的信息系統對所屬公司的管控剛剛起步，不論財務、人事、物資等主要管理內容，還是生產、設備等專業管理內容通過信息系統對所屬公司的管控還處于空白狀態。

2.ERP系統內的數據統一性和協調性不足

ERP系統內數據問題突出，集團公司的數據脫胎于能源行業上游，對下游產業的數據特點考慮過少；A公司主力煉廠的數據過于個性，沒有全面考慮煉化產業的中小企業；銷售、設備等數據缺乏統一的管理；HR等數據因控股聯營公司情況復雜而沒有涉及。這些造成了ERP系統內的數據標準不統一、協調性差，統一應用無從談起。

3.ERP系統運行維護人才流失嚴重

A公司的ERP系統運行隊伍主要以關鍵用戶為核心，很多人員是兼職進行ERP系統運行維護，造成運行維護隊伍的組織結構薄弱松散。煉油和化工系統的關鍵用戶流失嚴重，運維護人員對系統只是局限在簡單的維護支持，深化應用等開展較少。同時，集團公司ERP項目組人員流失也十分嚴重。

4.ERP系統的建設和管理還有待提高

下屬公司雖然在A公司總部的直接推動下開始了系統的建設并卓有成效，但實際上下屬公司的體系建設還處在發展過程中，ERP系統對業務的支撐、與業務的結合需要磨合一段時間。

A公司機關對系統應用和管理較少也是一個問題，如公司的ERP系統財務模塊還只是簡單的財務應用，HR模塊只應用了機關的工資管理功能。整體上，公司機關員工并不太了解ERP系統，更談不上應用系統進行管理，其他的ERP系統子模塊在公司本部由于沒有業務需求，因而沒有實施，這就造成了本部ERP系統沒有實際的業務支撐與推進，管理層級上下沒有呼應。

5.ERP系統軟件本身和配套系有待完善

目前，A公司有些下屬公司ERP系統銷售發貨單的打印速度非常慢，經常點擊打印后沒有響應，要過20min甚至更久才能打印一張單據，嚴重影響了發貨的效率。

ERP系統上線之初開發了許多便于日常操作的ABAP報表，如銷售日報、訂單查詢、發票查詢等，提高了銷售業務日常操作的便利性。但目前多數公司反映，隨著時間推移，此類報表查詢速度很慢，經常半小時也讀取不出一張報表，嚴重影響了工作效率。

6.設備數據管理水平有待提高

設備數據涉及設備描述、重量、規格型號、材質、設備資產編碼、技術文檔、所屬組織結構等多維度描述的數據，目前，A公司有些下屬公司對設備數據錄入不及時，導致很多設備數據維度不全面，主要設備數據分散在各部門，設備采購時的設備數據主要存放在采購部門，采購部門只把與采辦有關的數據錄入采購訂單，而未更新設備數據，同時設備還可分解為設備數據清單細化到部件，就需要更加仔細的數據錄入，責任到人。

7.設備維修管理有待提高

設備維修單的錄入數據過于簡單，維修內容計劃的創建和維修計劃審批過于簡單，文字描述不多，不知道因何創建該工單，在維修過程中對故障描述和維修過程描述較少，導致設備維修記錄檔案不全面或參考價值降低，不能很好地為下次設備維修提供指導，同時，開展設備經濟評價的單位很少，無法準確判斷是維修還是購買新設備更經濟，設備維修是設備投入使用最重要的管理內容，是設備整個壽命周期管理的重點，通過完善設備維修數據，可對設備進行經濟評價，同時可對設備生產廠商進行評價，重點設備可和生產廠商共同解決使用中的問題。

8.ERP系統中的設備報表有待進一步開發優化

目前，A公司ERP系統中的設備報表主要是技術報表，設備維修業務在ERP實施前沒有關于維修費用方面的管理報表，需要到系統中查找相關數據。沒有關于安全費用方面的設備投入與維修報表，使得企業計算稅費時需要到系統中摘錄相關數據，如摘錄不全使得企業多繳納稅費，無法享受優惠政策。

三、ERP系統運行對策與措施

1.加強制度建設，固化ERP系統流程

隨著A公司系統內的制度體系建設逐步完善，圍繞著已經確定好的流程進行ERP系統建設與深化應用。新建和后續ERP系統依據制度體系，固化流程體系，完善制度的同時也完善ERP系統，讓制度的落實與ERP系統的固化相結合。

2.統一支持運行維護、規范流程

在A公司系統內推進統一ERP系統的支持運行維護，統一規范運行維護流程。通過公司總體要求，規范ERP運行維護體系運作的各項細節，在人員流動及知識轉移、系統深化應用等具體方面，予以重點要求；尋求培訓資源對新增支持人員進行培訓。參加集團總公司舉辦的新增關鍵用戶培訓，或者自行組織人員培訓，提高相關人員的技術水平。

3.加大ERP系統人才培養力度

對于ERP系統關鍵用戶及支持人員的培養，A公司應做出明確規定，下屬公司人員調整需報公司總部審核，并做好相關交接工作。加大后續培訓與支持力度，通過培訓和考核選擇優秀業務人員充實到ERP系統支持隊伍當中。

4.提升硬件設施，完善ERP系統

加強各所屬公司網絡帶寬，目前很多公司的帶寬為2M，隨著視頻、NOTES等方面的流量不斷增加，及時進行帶寬擴容，保障ERP系統的正常運行。ERP系統運行一段時間后，數據量積累達到一定程度，抽取報表時需要對比往年數據，數據抽取及計算的復雜程度逐步提升，造成報表抽取速度大幅下降，同時需要對ABAP開發工具的處理功能進行完善加強。優化本地客戶端設置，如客戶端對連接打印的本地設置應盡量選擇群組等待，而非指定一個終端點進行等待，這樣可以在同等條件下由ERP系統自行進行優先選擇，提高系統的運行效率。

5.加強跨部門合作，全面提升設備數據質量

對設備主數據進行整理、修補和完善工作，列出設備數據維度清單，明確各部門職責和數據錄入責任主體，從采購、入庫、領料、維修、經濟評價、報廢等各環節都提出數據錄入要求，從而保障數據的完整性。通過抽查和考核等方式檢查數據的質量，保障數據真實準確，切實提升設備的數據質量，為設備的各項管理工作提供基礎數據和素材。

6.加強設備人員的管理與培訓

設備數據和維修出現的問題有管理問題也有培訓問題，設備人員長期處于一線工作，接受培訓的機會很少，有些企業對設備管理部門不重視，在企業中處于附屬地位。通過ERP系統的上線，發現設備是企業安全生產和效益的基本保障，通過在系統中與財務模塊的集成，能真實反映設備成本。

進一步明確ERP系統中各級設備管理人員、各崗位設備維護操作人員的權限和職責。通過崗位職責的明確和配套規章管理制度的到位實現了企業精細化管理。

強化對設設備管理等相關人員的培訓工作，尤其是基層一線工作人員，多開展外部培訓、多參加外部設備管理研討會開闊視野，把一線工作做扎實。

7.進一步拓展設備管理模塊的功能

在企業內部，要根據管理需要并會同相關部門，共同開發設備維修費用、安全費用、設備年運行費用等報表生產功能，提升管理水平；同時密切與設備生產廠商和ERP系統提供商的合作，三方共同探討提升設備管理水平的途徑，不斷完善ERP系統中的設備管理模塊。

四、結論

經過5年ERP系統運行，在的實踐中不斷發現問題、解決問題，提高了職工對ERP系統的認識，提升了系統內部信息分析和決策發布能力，增強了公司的企業競爭力。通過ERP系統固化管理要求，梳理了A公司的業務流程，加強了內部控制，提高了風險管控能力，做到“只認系統不認人”。如通過梳理風險控制環節，利用系統功能，在財務的費用控制、設備管理、物資與采購庫存控制等方面進行了具體管控，降低了管理風險。

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