企事業單位知識管理體系的構建

□文/金麗媛

企事業單位發展需要從大量檔案中不斷提取出來的有價值的知識資源，實現從數字化檔案管理模式向知識管理模式的轉變

關于知識管理的定義，理論界尚未形成公論。企業知識管理咨詢專家卡爾·弗拉保羅認為，知識管理為單位實現顯性知識和隱性知識共享提供了新途徑，其目的在于運用集體的智慧提高組織的應變和創新能力；巴斯認為，知識管理是指為了增強組織的績效而創造、獲取和使用知識的過程；美國的維娜·艾莉對知識管理的定義是：“幫助人們對擁有的知識進行反思，幫助建立和發展支持人們進行知識交流的技術和單位內部結構，并幫助人們獲得知識來源，促進他們之間進行知識的交流”；維格認為，知識管理是指組織有系統、明確地對其知識資產進行充分地探索與運用，以提升組織內相關工作的績效，并能達到報酬的極大化；貝克曼認為，知識管理是指組織利用正式的管理渠道獲取有用的經驗、知識和專業能力，使其能幫助組織創造新能力、提升績效、促進研發并強化顧客的價值。

筆者認為，知識管理不同于檔案管理、信息管理，單位的檔案資源只是我們的知識源泉，真正的知識管理是對知識從獲取到存儲、共享利用的全過程的管理，簡單地說就是，知識通過知識挖掘平臺從單位的產品、檔案、個人經驗中挖掘出來，形成規范的有價值的單位知識庫，同時通過知識共享平臺最大化的服務于單位的員工和經營者，單位利用知識經營獲得的成果又變成了新的知識源，從而再可以產生出新的知識，這樣一個周而復始的過程。通過這樣的知識管理，可以有效實現知識價值的不斷轉化，促進單位不斷成熟和壯大。

知識管理是必需的

目前大多數企事業單位都有大量的檔案資源，包括非結構化的電子文檔和結構化的客戶檔案、產品檔案、流程數據等，個別企業針對這些檔案資源建立了自己的信息系統，實現了檔案資源的數字化管理，員工可以利用信息系統查詢技術可以比較快速和準確地查詢到相關的檔案信息。但是，員工若要根據自身的工作性質和信息需求，從浩如煙海的數字檔案信息資源中獲取所需要的有價值的信息則是非常困難，這些有價值的信息可能存在于某篇文檔中的某一頁的某一段中，也可能存在于某產品的某一篇源代碼的某個實現方法中，要想得到這些有價值的信息，需要翻閱整篇文檔或者閱讀整個產品的源代碼才能得到，導致每項工作基本上都是從頭開始，工作的質量和效率都非常低下。工作的成果又成為新的檔案，企業的檔案資源越來越龐大，而這些檔案資源成為了永久的陳列品，形成惡性循環。另一方面，員工自身也不能從企業歷史檔案中積累經驗成長進步，導致企業整體工作效率和實力低下，企業競爭力下降。

當前企事業單位已經進入一個由學習和知識主導的知識經濟時代。在這個時代，信息改變了資本的屬性，知識成為最寶貴的資源和最重要的資本，并且日益成為促進發展的主要因素。企事業單位發展需要的不僅僅是一大堆沒有可利用價值的數字化檔案資源，而更重要的是需要從大量檔案中不斷提取出來的有價值的知識資源，從數字化檔案管理模式向知識管理模式轉變，只有這樣單位的價值積累才會越來越多，單位競爭力才會整體提高。可見，知識管理是企事業單位發展中的必由之路。企事業單位需要引入一整套知識管理體系，實現從浩如煙海的數字檔案信息資源中發現和提取有價值的知識，同時建立單位知識庫、建立單位知識共享平臺，最終實現單位和員工共同快速發展，提高單位的綜合競爭力。

體系模型的構建

知識管理是對知識從獲取到存儲、共享利用的全過程的管理，基于這樣的觀點，筆者圍繞知識從產生、獲取到利用的整個生命周期提出了企事業單位知識管理體系模型，該模型包括知識源、知識挖掘平臺、單位知識庫和知識共享平臺四大部分組成。

——知識源是知識的來源，按照可見性不同可分為顯性知識源和隱性知識源，顯性知識源主要包括單位的各類檔案資料、外部引進的各類資源等，隱性知識源則主要是存在于員工大腦中的不可見的知識和經驗，知識就是從這些知識源中挖掘出來的。

——知識挖掘平臺是知識管理體系中關鍵性的基礎平臺，它主要解決的問題是：從非結構化的知識源中找出有價值的不同知識（也稱之為知識發現）。目前這項工作無法完全依賴于數據挖掘信息系統來完成，而是以人工整理分析為主、以數據挖掘系統為輔助工具的人機結合的平臺。企事業單位搭建知識挖掘平臺，關鍵在于制定知識發現的方法策略，約束員工按照既定的規則從單位的檔案資料庫中去分析并抽取出有價值的滿足不同對象需求的知識點。

——單位知識庫是知識統一存儲和管理的地方。存儲在單位知識庫里的知識一般都有以下公共特征：知識目錄，是為了管理知識的需要從業務上劃分的知識目錄樹；知識類別，為了區別不同屬性的知識引入了知識類別；知識，是包含所有屬性的知識條目，知識屬于某個知識目錄和某個知識類別；關鍵詞，是為了檢索方便不斷建設的知識詞庫，一條知識可以有多個關鍵詞。為了管理這些知識，還需要建設知識庫管理系統，用來進行知識的錄入、審批、修改、刪除等操作。通用的知識庫管理系統一般要求具備以下功能：目錄維護功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識目錄；知識類別維護功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識類別；關鍵詞維護服務，包括添加、刪除、修改、查詢關鍵詞；知識維護服務，包括添加、修改、查詢、作廢、清理知識，還包括知識流轉審批等功能。

——知識共享平臺是為了方便知識檢索和傳播而設計的，它聯系著知識源和單位知識庫，單位員工或者經營者通過知識共享平臺可以很方便的從知識源中查找到自己想要找的檔案資料，同時也可以很方便的從單位知識庫中快速檢索到自己最關心的價值知識。在知識共享平臺中主要包括搜索引擎和知識地圖兩部分內容。

這四部分之間的關系是：單位員工或者經營者通過知識共享平臺獲取知識，進行單位日常經營活動，經營的成果包括“一些輸出的檔案資料和員工經驗的積累”，而這些最終又演變為單位的知識源，挖掘產生新的知識。單位的知識管理就是這樣一個從知識源到知識挖掘、知識存儲、知識共享的一個周而復始的過程。

實施的重點環節

那么如何在單位里進行推廣實施企事業單位知識管理體系呢？筆者認為主要采用以下幾步驟分期實施。

認知培訓。這個階段是單位導入知識管理體系的敲門磚，目標是讓單位員工和經營者共同參與知識管理活動。由于大多數員工只希望從單位或者他人那里獲取知識，而不希望共享自己學習的經驗知識，所以首先要對員工進行培訓引導，讓員工認識到知識共享對個人發展的好處，然后通過制度和單位文化的共同作用創造知識共享的文化和讓員工養成知識共享的習慣。在組織知識管理的實施中，必須注意抓住“知識管理的火種”，所謂知識管理的“火種”即是指這樣一些人：認同知識管理的理念并能身體力行的參與單位的知識管理實踐；能通過自己的行為影響別人去認識知識管理、促進其余員工參與知識管理。單位知識管理的實施過程中，只有擁有盡量多的知識管理的“火種”，知識管理才可以比較順利的實施。如果單位能將一些對知識管理感興趣的、有一定研究的人員培育成知識管理的“火種”，讓這些人參與知識管理的實踐并推動身邊人的參與，那就沒有什么困難不能克服。

體系構建。一是構建知識挖掘平臺。知識挖掘平臺關鍵是建立一套知識搜集和知識發現的流程制度和作業指導書，同時需要研發知識挖掘信息系統，用來輔助人工整理和發現知識之用，有了工具和制度，就可以保證了我們手工去整理和發現知識。二是構建單位知識庫。需要研制知識庫管理系統，用于管理知識，同時需要制訂知識入庫審批的流程、規劃單位知識目錄體系，知識分類體系和詞庫等。三是構建知識共享平臺。知識共享平臺的核心工作是研制基于知識庫的搜索引擎和知識地圖系統，知識地圖需要人工規劃出知識的來龍去脈，知識與知識之間的網狀關系模型。

推廣應用。整套知識管理體系的推廣應用需要知識管理制度做保證，可以選取適當的部門和流程依照規劃基礎進行知識管理實踐，并從短期效果來評估知識管理體系，結合推廣中出現的問題進行修正，效果明顯則開展單位全面的知識管理實踐。