加強人事檔案管理 促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展

錢華

加強人事檔案管理 促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展

錢華①

人才是醫(yī)院的核心競爭力，人事檔案是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源，加強人事檔案管理，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，將人事檔案管理與人力資源管理有機結(jié)合起來，從而為醫(yī)院人力資源的開發(fā)利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

人事檔案； 管理； 醫(yī)院； 人力資源； 可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院醫(yī)護人員在醫(yī)療、科研等過程中形成的文字材料，它反映了醫(yī)護人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類人才信息和用人依據(jù)，為勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源[1]。

隨著社會發(fā)展，人們對健康的重視，醫(yī)療保健日趨規(guī)范，醫(yī)療行業(yè)競爭日益激烈，人才流動向市場化發(fā)展，“科技興院、人才興院”作為主戰(zhàn)略已深入人心。人才是醫(yī)院的核心競爭力，醫(yī)院要在競爭中求生存、求發(fā)展，就要及時發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，不斷改革用人制度，務(wù)求準確識才、選才、用才。因此，只有在管理好人事檔案的基礎(chǔ)上建好醫(yī)院的人才庫，才能有效促進醫(yī)院人力資源管理工作的開展。

1 加強人事檔案管理，推進人事檔案管理的科學發(fā)展

1.1 要加強人事檔案管理隊伍的建設(shè)，全面提高人事檔案管理水平 目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員均非專業(yè)專職人員，學習檔案專業(yè)知識的機會較少。同時，部分檔案管理人員年齡較大，計算機能力水平偏低，不能較好地利用現(xiàn)代化人事檔案系統(tǒng)。各級檔案工作主管部門必須結(jié)合專業(yè)特點，注意對檔案管理干部隊伍自身建設(shè)和培養(yǎng)，采取各種形式，定期對人事檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，能夠精通人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)，如收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞和提供利用等工作的有關(guān)規(guī)定和工作方法以及檔案保護技術(shù)、信息化管理等科學技術(shù)知識，使他們在思想上過硬、在業(yè)務(wù)上熟練、在方法上創(chuàng)新、在能力上領(lǐng)先，真正成為實現(xiàn)醫(yī)院正確決策的好參謀。

1.2 創(chuàng)新檔案管理方式，醫(yī)院人事檔案管理由傳統(tǒng)手段向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變 醫(yī)院人事檔案反映了個人的成長經(jīng)歷、教育背景、政治思想、醫(yī)療業(yè)務(wù)能力水平、績效考核情況等，它具有動態(tài)性的特點。傳統(tǒng)手工管理需要耗費大量的人力、物力，管理效率較差，不便于流動管理和信息利用。傳統(tǒng)手工管理耗時較久，檔案材料往往大量積壓，查閱檔案時看到的還是幾年前的信息。而現(xiàn)代信息化管理可制作電子檔案，逐步將檔案管理由文件處理轉(zhuǎn)向數(shù)字管理系統(tǒng)，開發(fā)和建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。利用計算機使檔案數(shù)字化、信息化，節(jié)省了人力、物力，提高了檔案管理的效率。同時，實行現(xiàn)代化管理，動態(tài)管理人事檔案信息，面向應(yīng)用，建立“活庫”，保證了人事檔案信息的時效性和準確性，能夠促進人才資源的開發(fā)和利用。

在此基礎(chǔ)上，建立全國統(tǒng)一的干部人事檔案信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)和科學的檢索系統(tǒng)，可提供檔案材料的鑒別、分類、查閱、轉(zhuǎn)遞功能，有利于流動人員的檔案管理，也便于檔案信息隨時查閱和利用。實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的信息化，沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，適應(yīng)新時期的發(fā)展需要。如在辦理干部任前考察、政審、戶口遷移、公證信息采集、職稱申報等事宜時，能夠直接在系統(tǒng)中查閱相關(guān)人事檔案信息，不再需要辦理繁雜的各類證明手續(xù)，簡化了辦事流程，提高了效率。

2 人事檔案管理工作促進醫(yī)院人才資源的可持續(xù)發(fā)展

2.1 充分利用現(xiàn)有人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才庫 作為人才信息縮影的人事檔案，在開發(fā)醫(yī)院人才資源過程中占有重要的位置。人事檔案是貯存醫(yī)院人才資源的信息庫，具有信息集中、系統(tǒng)、準確、全面的特點，能為人力資源工作提供各種有價值的信息，充分利用現(xiàn)有的人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才庫，能為選拔、使用和培養(yǎng)人才提供服務(wù)，逐步形成能夠有效進行選才、育才、用才、惜才、展才的人力資源管理制度，促進優(yōu)秀人才脫穎而出。

人事檔案為醫(yī)院人才資源的開發(fā)提供了重要信息資源。一份完整的人事檔案，可以提供一個醫(yī)務(wù)人員較全面的個人信息，為工資、獎勵、升降、調(diào)動、聘任、職稱晉升與教育培訓(xùn)提供人力資源信息與依據(jù)。

2.2 科學分析人事檔案，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源規(guī)劃 人力資源規(guī)劃是現(xiàn)代醫(yī)院人力配置的前期性工作，是一個對醫(yī)院人員流動進行動態(tài)預(yù)測和決策的過程，它在人力資源管理中具有統(tǒng)領(lǐng)與協(xié)調(diào)作用。任何組織，要想有合格、高效的人員結(jié)構(gòu)，就必須進行人力資源規(guī)劃。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。通過對人事檔案信息的分析，能夠預(yù)測醫(yī)院人力資源需求和可能的供給，按醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃制定年度人才招聘計劃，合理配備人員。

在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。

可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)醫(yī)院整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測醫(yī)院人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源規(guī)劃、崗位設(shè)置、人員基本編制，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，就無從清晰的了解醫(yī)院整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預(yù)測，由此可見，做好醫(yī)院人事檔案工作，對于人力資源需求預(yù)測的關(guān)鍵性。所以，醫(yī)院人力資源部門要以利于醫(yī)院人才隊伍建設(shè)為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為醫(yī)院人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

2.3 通過研究人事檔案制定員工培訓(xùn)發(fā)展計劃，實現(xiàn)人力資源綜合素質(zhì)能力提升 人事檔案中員工知識素質(zhì)、工作經(jīng)驗和工作技能是其中的重要組成部分，通過對這些資料的研究，能為制定多元化的員工職業(yè)生涯規(guī)劃提供依據(jù)。人力資源部門對人事檔案信息進行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長的某些特點和規(guī)律，對于識別人才、培養(yǎng)人才都有著十分重要的意義。透過對員工人事檔案中的學歷、履歷、進修、培訓(xùn)材料分析，制定出符合醫(yī)院實際的多元化職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有目的、有針對性地制定和安排培訓(xùn)發(fā)展計劃，利用多種教育資源，組織員工全面實施政治理論學習、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育及崗位規(guī)范化培訓(xùn)，全面提升員工的整體素質(zhì)[2]。

人力資源管理的價值絕非單純的功能應(yīng)用，作為醫(yī)院戰(zhàn)略的重要組成部分，人力資源戰(zhàn)略的制定需要基于詳實、客觀、深度的分析基礎(chǔ)之上，因此，人力資源的各種分析是人力資源戰(zhàn)略決策的基礎(chǔ)。人事檔案管理與人力資源管理有機結(jié)合起來，通過對醫(yī)院現(xiàn)有人員信息的分析，整合相關(guān)信息資源，使人事檔案管理逐步走向標準化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，為人力資源的開發(fā)利用奠定堅實的基礎(chǔ)，為醫(yī)院的長足發(fā)展提供人力資源保障。

隨著衛(wèi)生系統(tǒng)人事制度改革的不斷深化，人力資源管理方法和理念的不斷更新，相信人事檔案必將成為人力資源管理的新突破口，人事檔案也必將為實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展做出更大貢獻。

[1] 石青.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國醫(yī)院，2009，13(8)：50-51.

[2] 許劍波，姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2010，48(1)：87-88.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.13.058

①華東療養(yǎng)院 江蘇 無錫 214065

錢華

2012-02-27) (本文編輯：李靜)