基于企業調查的秘書職業化進程現狀分析與推進策略

秦旺鋒

（南通職業大學，江蘇 南通 226007）

一 調查研究的基本情況

（一）調查對象

某地區國企、外企、私企各5 家，調查對象包括管理人員、文秘工作者、其他人員共150 人，比例相當。

（二）調查內容

與秘書職業化進程相關的秘書職業的社會認知程度、秘書的思維和工作模式、秘書工作的組織環境、秘書群體的理想信念和價值取向、秘書隊伍的整體素質水平等共計30 道題目。

（三）調查方式

問卷調查，均為封閉式題型。

二 基于數據分析的秘書職業化進程現狀

（一）秘書職業的社會認知度不高

秘書職業社會認知度調查匯總表

秘書職業的社會認知是指社會公眾對秘書的工作職現、素質修養、社會地位和社會形象的綜合評判或評價。秘書職業是社會分工的產物，當前已經成為我國從業人數最多的職業之一。但因為實際工作中一直不乏缺少主見、花瓶式、二首長之類的秘書存在，所以社會對秘書職業的偏見和誤解也一直存在。這些偏見和誤解的存在有其復雜的社會原因，但與秘書學沒有從理論上解決“秘書的社會地位”問題有關。從調查結果來看，雖然社會對秘書職業的知曉程度達到了100%，但對秘書職業性質的正確認識和認可度還不高，社會對秘書職業還缺少熱情和向往。

（二）秘書工作組織環境不甚完善

秘書工作組織環境狀況調查匯總表

企業思維方式、行為模式構建狀況調查匯總表

秘書工作組織環境主要包括秘書工作制度、工作手段、工作環境、工作內容等，調查結果顯示：多數私企沒有建立任何制度，秘書完全憑經驗辦事；大部分國企都有完善的制度；而多數外企則是完全照搬西方略顯繁復冗雜的秘書制度。企業間秘書的工作條件極不平衡，工作手段的差異十分懸殊，部分私企秘書的工作手段亟需改善。此外，企業的規模大小與秘書工作制度的完善程度成正比，中小企業秘書工作的制度建設明顯薄弱；秘書工作內容側重和秘書工作制度完善程度有關，私營企業秘書工作制度大多涉及的是秘書部門日常工作內容，秘書工作制度的建設也很不完善，私營企業的經濟性質決定了秘書較少有機會在領導的決策中發揮參謀助手作用。

（三）秘書職業素養整體水平不高

秘書職業理想信念、價值取向構建狀況調查匯總表

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秘書工作者必須要有堅定的政治立場、良好的道德修養、較高的文化水平、無私奉獻精神和高度的服從意志。尤其在黨政機關工作更應該慎微慎行，注重人格和形象。調查結果顯示：多數秘書工作者沒有明確的職業理想和職業目標。因此，他們在日常工作中難免會懈怠，缺少積極性，遇到困難容易選擇逃避。

（四）秘書業務水平提高缺乏后勁

秘書的業務水平既體現為職業技能水平，也與其學歷層次、接受再教育培訓情況等密切相關。

秘書學歷層次及接受再教育培訓情況調查匯總表

調查結果顯示：絕大多數國企和外企秘書都接受過大學教育，具有良好的文化知識基礎和從事秘書工作的基本條件，非文秘專業背景的秘書也只要經過一定的秘書職業技能培訓或者秘書崗位的鍛煉，就能基本勝任秘書工作。而私企秘書受過秘書專業和職業技能訓練的比例以及接受秘書崗位的新知識、新技能培訓的比例都不高。

三 多措并舉推進秘書職業化進程

（一）矯正秘書職業社會認知

秘書職業化進程的推進與社會對秘書職業的認知和認可度關系密切。秘書職業本身就帶有濃厚的“官本位文化”積垢，再加上市場經濟條件下人們的價值取向發生了變化，趨利意識強，社會對秘書這個復雜而廣泛的群體的類別、層次及其具體的工作職能缺乏全面具體的了解，容易以偏概全。秘書群體從業人員素質參差不齊，大眾傳播娛樂消費時代對秘書形象負面化的文學創作或新聞宣傳過多，一系列的綜合因素導致了社會對秘書職業的認知度和認可度均不高。一方面，秘書要從自身出發，正確理解和擔當秘書角色，對內是單位一員、領導下屬，對外又是企業代表；與此同時，要不斷提升職業道德修養，提高業務水平，以良好的性格、健康的心態和較高的綜合素養從事秘書工作。另一方面，企業也要不斷完善相關制度，加強對秘書人員進行定期的教育和培訓，提高秘書工作業務水平，引導秘書人員樹立正確的職業觀、人生觀和價值觀。再次，社會需要加強正確的輿論引導，要利用新聞報道、媒體宣傳等方式構造一個健康的、積極向上的輿論氛圍，多報道和宣傳一些清正廉潔、無私奉獻等具有高尚品德和作風的秘書典型，引導社會公眾正確認識秘書職業。

（二）健全秘書工作組織環境

秘書工作組織環境建設和健全程度直接關系到秘書職業化進程能否順利推進。一套完整的組織環境不僅可以起到約束和檢查的作用，更重要的是能夠使秘書從業人員做到自律。隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，秘書工作的體制也必然要打破傳統的模式形成一個多元化的格局。在秘書工作機構的設置上，長期以來沿襲的是由辦公室或者單個的秘書為固定的領導提供服務的模式，這當然有一定的合理性。但是，這種“官辦”的體制已經與市場經濟體制有些格格不入。在市場經濟條件下，秘書工作機構應該是多元化的，社會需要具有獨立性的“參謀集團”、“咨詢集團”、“秘書公司”、“秘書工作服務公司”等職業化機構。這些集團、公司獨立于“官僚化”機構之外，能夠以客觀的、不受層級制約的、高效率的工作為雇傭者提供服務。同時，秘書人才以契約化的靈活多樣的形式服務于某管理者或其他對象，有助于克服“官辦”秘書機構的種種弊端。與此同時，要以增強秘書崗位的吸引力和凝聚力為重點，努力做好秘書隊伍的穩定和鞏固工作，這就需要解決秘書人才的使用管理問題。一是各級領導干部要注意采納秘書在工作方面的合理化意見和建議，充分挖掘他們的內在潛力。二是實行行政職稱制度，給秘書人員確定行政職級。三是引入競爭機制，量化任務指標。并由表及里、由點及面，逐步實現秘書職業立法，促進秘書行業向專業化、職業化和社會化邁進。

（三）全面提升秘書職業素養

新時期秘書的價值理念應該是“服務—創新—人格”三位一體的模式。所謂服務，是指秘書工作的宗旨仍然是服務，但這種服務是以領導工作所追求的社會公平、正義為基礎的，脫離了這樣一個大的原則秘書的服務就會走偏方向，這里正需要注入古代秘書人員“合則留，不合則去”的精神原則。創新，即秘書人員應該以獨特的思維方式和工作方式輔助領導，而不能事事惟命是從，滿足于做領導者的“工具”。這里正需要注入古代“師爺”的諫諍精神。人格，即秘書人員要有獨立的人格理念，既要將自己融入領導之中又要保持客觀、公正的獨立人格姿態。秘書尤其是國企秘書在政治上、思想上要自覺地與黨中央保持高度一致，以黨的各項路線、方針、政策和法律為準繩，增強貫徹執行黨的方針政策的自覺性和堅定性。要充分認識到秘書工作的重要性，自覺服從組織安排，把秘書工作當作黨和人民利益的需要，自覺抵制拜金主義、自由主義和極端個人主義思想。要不斷強化對內、對外溝通協調，建立起對上對下協調的高效機制，對上要做到多請示、多匯報，營造一種上下級之間“無縫溝通”的氛圍；對下要多形式、多渠道，暢通與其他部門和基層群眾的溝通和交流，培育自身良好的服務意識和正確的職場心態。

（四）加強秘書繼續教育培訓

我國文秘專業近年招生銳減，2010 年，文秘專業本專科畢業生共計38104 人，而2012 年文秘專業本專科畢業生總數已經銳減至1638 人，其中，每年的專科畢業生占了絕大多數，本科文秘畢業生僅占3%-4%左右(據全國高等學校學生信息咨詢與就業指導中心2010 和2012 年畢業生生源數據統計分析)。由此至少可以得出兩個結論：一是大量非秘書專業畢業生在從事秘書工作，欠缺秘書專業知識；二是大量秘書崗位人員學歷仍為專科層次，難以適應崗位需求。因此，無論是從專業知識角度還是學歷層次角度，都很有必要對現職秘書加強培訓、提高學歷。對非文秘專業畢業的秘書人員，應著重進行與秘書工作相關的專業知識培訓，包括秘書學、文書學、檔案學、寫作學等，工科類畢業生還要對文學、歷史、哲學、社會學都有所涉獵，不斷拓寬視野，提高理論水平、政策水平和寫作水平。對于從文秘專業畢業的秘書人員，由于大多數學歷層次較低，主要從事事務性工作，發揮參謀職能顯得力不從心。一方面，可以通過工作輪調、掛職鍛煉等方式豐富秘書人員的工作經驗和閱歷；另一方面，則要在企業的支持下通過在職學習甚至脫產學習的方式，加強學習和培訓，提高學歷層次；再次，秘書行業要加大力度推行秘書從業人員的職業資格準入制度，建立秘書系列的專業技術職稱制度，企業也要架設多元晉升渠道，拓展秘書職業化發展空間，激發秘書人員提升自我的主動性和積極性。