外地辦事處成立初期的財務管理探討

○張效

（湖南財信投資控股有限責任公司 湖南 長沙 410015）

隨著市場化競爭的日益加劇，企業為了增加銷售額，擴大市場份額，需要積極主動地進行銷售推廣，擴大產品銷售覆蓋區域，從而達到銷售規模擴大的目的。為了達到戰略目標，企業通常會根據銷售戰略，逐步在外地建立辦事處，通過辦事處來推動業務發展，實現銷售戰略。但是在辦事處成立初期，業務處于開拓期，市場尚未打開，不能獲得穩定充足的銷售收入，同時人員少，缺乏專業的財務人員進行財務管理，也沒有歷史可比數據進行財務預算和控制，財務管理難度大。本文主要就外地辦事處成立初期面臨的財務管理問題進行深入探討，并提出相應管理措施。

一、外地辦事處成立初期的財務管理的特點

辦事處是非獨立核算的非法人機構，不用報稅和交稅，其所有的一切經營活動由總公司行使，包括簽訂銷售合同、開票、收款、報銷費用等。辦事處的主要職責是分析當地市場、建立銷售渠道、開展銷售業務，相當于銷售部門伸向全國的觸角。雖然辦事處一般隸屬于銷售部，但仍然是一個獲得銷售收入、支出成本費用的獨立的利潤中心。辦事處成立初期是指建立辦事處后，到其打開銷售市場獲取相對穩定的銷售收入，并可覆蓋辦事處費用前的時期。由于這個時期辦事處處于業務開拓期，其財務管理上具有如下特點。

1、人員少，無財務人員，總公司代管財務。辦事處成立初期，由于市場尚未打開，不能獲得穩定充足的收入，公司一般不會投入大量的人力、物力，辦事處人員較少。新成立的辦事處主要人員構成以銷售人員為主，一般會有經理1名、銷售人員2名、行政秘書1名。考慮成本效益原則不會安排專門的財務人員，財務管理工作由總公司財務部門行使。

2、人員缺乏財務知識和財務管理理念。由于辦事處以銷售人員為主，大部分不具備專業的財務管理知識，同時辦事處成立初期主要目標是拓展當地市場，擴大銷售收入，所以總公司對辦事處的業績考核指標主要是銷售收入。為了達到公司目標，辦事處的工作重點是建立銷售渠道、擴大銷售份額。而對于成本、費用的控制，辦事處經理因缺乏財務管理理念，無法運用預算控制等手段進行財務管理。

3、總公司對辦事處的財務管理集中在費用控制。成立初期，辦事處尚未獲得穩定收入，財務核算事項主要是費用，包括房租、辦公設備、交通費、差旅費和應酬費。總公司財務部門負責報銷、核算辦事處費用，并根據公司相關規定對費用進行控制。作為利潤中心，在收入較少的情況下，總公司對辦事處的費用控制顯得尤為重要。

二、外地辦事處財務管理的重要性

外地辦事處是全國性銷售企業延伸到各地拓展業務的前沿，公司業務規模的擴大、戰略目標的實現都依賴于辦事處的銷售業績；同時作為利潤中心，辦事處是公司利潤的來源，對公司經濟效益的實現具有重要作用。辦事處在公司的發展中有著重要的地位，特別是隨著辦事處的不斷增加，加強對辦事處的管理顯得尤為重要。

財務管理是在一定的整體目標下，企業對資產的購置、資本的融通和經營中現金流量以及利潤分配的管理，它是企業管理的重要組成部分，是組織企業財務活動、處理財務關系的一項經濟管理工作。辦事處作為公司利潤的重要來源，加強對辦事處的財務管理對公司提高盈利水平，實現公司整體經濟效益具有重要意義。

加強辦事處的財務管理一方面能幫助辦事處提高盈利能力，實現自身價值和利潤最大化；另一方面可降低風險，提高辦事處的市場競爭力。通過財務預算管理可對辦事處整個經營管理進行財務控制，從而實現辦事處作為利潤中心的經營目標。預算數與實際數的對比能夠反映辦事處的經營狀況，體現辦事處經營管理過程中隱藏的問題。

辦事處成立初期，辦事處經理更重視銷售業績，而對費用控制不重視，但是對于公司管理層，在未能獲得銷售預期的情況下，基于收入成本配比原則，對辦事處的費用支出十分關注。由此，總公司的財務部門需要加強對辦事處的財務管理，分析其經營管理情況，控制費用，傳遞壓力，刺激辦事處提高業績，降低成本。由此可見，通過財務管理手段，可幫助經營層實現經營目標，加強對成立初期辦事處的財務管理顯得尤為重要。

三、辦事處成立初期財務管理存在的問題

由于辦事處人員財務知識和財務管理理念的缺失，以及辦事處均在外地，使得總公司財務部門的管理難度加大。總公司財務部門對辦事處的財務管理存在以下幾個方面的問題。

1、預算控制不到位。作為財務管理的重要控制手段，預算管理不能很好地發揮作用。主要表現在：一是辦事處成立初期，由于沒有歷史參考數據進行比對，同時總公司財務部門對外地物價水平不了解，很難制定合理適當的費用預算。如果預算制定的不合理，執行時通過預算外審批的例外事項增多，預算控制的權威性受到質疑，預算控制手段會失效。二是辦事處成立初期收入少而且不穩定，不能根據收入費用配比原則來擬制費用預算，費用預算擬制缺少一個重要的擬制方法，給預算制定帶來了困難，同時很難根據收入費用配比原則來進行財務分析，并對費用發生不合理的地方進行費用控制。三是由于辦事處在外地，辦事處人員一般會半個月或一個月，甚至幾個月統一郵寄一次單據給財務部門，當月發生的費用很難當月入賬，使得費用實際發生額與月度預算不匹配，預算完成率波動較大，同時很難通過預算分析發現辦事處可能存在的問題，并提出提高辦事處經營、管理水平的建議。

2、費用報銷效率低。由于辦事處在外地，又無財務部門，費用報銷全部要集中到總公司財務部門進行報銷。辦事處一般會半個月或一個月統一收集一次單據郵寄到總公司進行報銷，導致單據不能及時送回總部報賬，費用報銷滯后，報銷時間周期長。同時由于某些單據不符合財務報賬的要求，使得單據在財務部門和辦事處之間來回折騰，導致報銷時間延長。而且采用郵寄的方式郵寄單據，一旦單據丟失，而又無法確定責任所在時，會增加辦事處與財務部門的矛盾，加大財務部門對辦事處管理的難度。

四、加強全國性銷售企業辦事處財務管理的措施

全國性銷售企業的總部應針對辦事處成立初期的特點，從以下幾個方面采取相應的措施加強財務管理。

1、結合實際經營情況，完善細化財務制度。要加強對辦事處的管理，首先要專門針對辦事處擬制一套有效、可操作性強的新設辦事處財務管理操作指引。辦事處收入成本由總公司財務部門統一核算，開發票確認收入，發貨確認成本，貨款直接回到公司賬戶，倉庫統一發貨，所以總部對辦事處經營收入、成本可控。針對辦事處的財務管理，主要集中在加強對費用的控制。辦事處費用包括房租、辦公設備、交通費、差旅費和應酬費，應根據費用類型不同，在制度中分別對各費用建立報銷標準，可按以下思路建立費用報銷標準。一是房租，對個人租用面積、地段、小區檔次進行限定，明確房租限額，鼓勵員工共同租房或拼租；二是辦公設備，擬制辦公設備配置清單，明確標準配置設備的品種和數量，并對單個設備價值進行限定；三是交通費、差旅費，根據城市規模和所處位置，對城市進行分類，按一定比率調整報銷額度，不同城市設置不同報銷限額；四是應酬費，可采用年度預算總額和收入費用配比相結合的方法來確定應酬費，對于超額完成收入的辦事處，可設立一定比率適當調整應酬費用額度。

制度中除了對相關規定進行細化外，還應專門針對辦事處的特點，擬制專門的報銷流程，將單據從費用報銷人填寫報銷單據到最后報銷完畢的全過程以流程的形式固化，使得報銷發票或單據的流轉實現無縫對接，避免單據丟失等問題再次發生。同時要對發票及相關單據的合法、合規性標準進行明確描述。

2、加強對辦事處人員財務管理制度的培訓。新設辦事處財務管理操作指引發布后，辦事處人員對制度相關內容并不熟悉，需要通過培訓來強化辦事處人員的財務管理理念，通過對指引的詳細解讀，使辦事處人員熟悉并掌握費用報銷規定和報銷流程。由于辦事處在外地，培訓可采用電視會議形式或者錄制培訓錄像發放到辦事處進行遠程培訓。同時可在財務部門設立咨詢電話，隨時解答費用報銷中遇到的問題。培訓后可采用考試的形式使辦事處人員重視財務制度，熟悉相關規定，避免報銷時由于不熟悉制度規定造成單據來回折騰，從而提高報銷效率。

3、強化預算管理，加強費用控制。辦事處成立初期在預算管理上雖然存在很多問題，但是作為重要的財務管理方法——預算管理仍然是必不可少的控制手段，所以強化預算管理，加強費用控制對于新設辦事處尤為重要。要做好新設辦事處的預算管理，首先要編制好預算，預算編制有別于傳統預算編制方法，需要采用整體控制、單個費用靈活控制的方法確定預算數。比如對差旅費、房租、辦公設備、交通費按照新設辦事處財務管理操作指引規定的標準設立單位費用預算額度，單個費用的年度總額度不做單獨設定，而是根據年度收入指標設定年度費用預算總額。如果收入超過年度指標，費用預算可按一定比例提高，同時預算執行結果與辦事處經理的績效考核結果掛鉤。將預算的剛性和柔性結合起來，并兼具了激勵性，可促使辦事處經理主動進行預算管理：一方面努力拓展業務擴大銷售收入，另一方面縮減不必要的開支，控制費用總額。總部財務部門在進行預算管理時，要嚴格按建立的費用預算標準進行審核，并及時統計分析預算完成情況，將費用總額控制在預算總額內，同時對于完成收入指標的辦事處應及時調整其費用預算總額，靈活地進行預算管理。

4、設置費用報銷共享中心。為了更好更快地對辦事處的費用進行報銷，應在總部設立辦事處費用報銷共享中心，共享中心由財務部和銷售部人員組成。兩部門分別安排專人專門對接處理辦事處費用報銷問題。銷售部直接對接辦事處行政秘書，財務部直接對接銷售部。銷售部作為報銷的中間環節，一方面可將報銷的常規問題在遞交財務部之前解決，避免單據在辦事處與財務部之間來回折騰，提高費用報銷的效率；另一方面可減少財務部與辦事處之間的矛盾沖突，使得報銷流程更加順暢。辦事處通過費用報銷共享中心進行費用報銷的流程如圖1所示。

其操作細則如下：一是報銷人根據費用類型填寫報銷單，注明費用類型、發生時間和事由，并按新設辦事處財務管理操作指引規定將報銷單據進行整理、粘貼后交至辦事處行政秘書；二是辦事處行政秘書按新設辦事處財務管理操作指引規定對報銷單據進行初步審核，對不符合規定的票據和不符合報銷標準的費用提請報銷人員予以改正，在票據尚未寄出前解決好費用報銷的基本問題，避免單據來回折騰；三是辦事處行政秘書將審核合格的單據報辦事處經理簽字確認后，寄送單據至銷售部費用報銷接口人，寄出前對單據進行登記，記錄報銷人、費用類別、票據金額和張數，并與報銷人簽字確認，最后將票據登記單復印一份放在快遞中一并寄給接口人。單據寄送應選擇信譽好的快遞公司。四是總部銷售部費用報銷接口人接到費用單據后，首先核對單據是否與票據登記單上記錄的情況一致，然后才在快遞簽收單簽字確認。一旦發現單據不符的應及時與辦事處行政秘書溝通，分析是屬于記錄錯誤還是快遞公司原因造成的，如果是快遞公司的原因，應及時與快遞公司溝通協商解決。同時接口人應根據新設辦事處財務管理操作指引規定對費用報銷單據進行審核，如果發現不符合規定的，應與行政秘書或報銷人溝通，可以代為解決的，就地解決，否則退回行政秘書。審核通過的單據則交至財務部費用報銷接口人。五是財務部費用報銷接口人審核單據合規合法性，根據費用所屬辦事處的預算和實際發生額的情況，對費用是否超預算進行審核，并填寫財務意見。然后將審核后單據交銷售部費用報銷接口人，由銷售部費用報銷接口人按照授權規定，分層分級簽字確認，對于超預算的費用，應按預算外流程進行審批。六是銷售部費用報銷接口人將審批通過的單據交財務部出納，出納檢查單據是否已按授權經各級領導簽字確認，并對已按規定審批的單據及時進行支付。

圖1 辦事處費用報銷共享中心進行費用報銷流程圖

5、借助網絡和財務電子化報賬系統。辦事處的財務管理難度大，很大一部分原因是由于其地處外地，距離遠、溝通不方便造成的。如果實現財務信息系統網絡化則可以解決這一問題。將業務流程和管理過程在網絡上完成，規避了距離帶來的管理障礙，使總部與辦事處溝通零距離，提高了管理效率，減少了矛盾沖突。通過電子信息化系統，將總部與辦事處處在同一個界面上，雙方的溝通更暢通，業務處理時效也會更高。單據不需要頻繁寄送，節省了費用。報銷時由辦事處行政秘書審核單據合法合規性，不需要立即寄送單據到財務部，只需掃描單據上傳給財務審核，財務及時審核并支付，同時相關領導通過網上審批，可充分利用領導空閑時間，及時處理日常事務，提高了工作效率。財務部門根據報銷人的報銷記錄，建立信用庫，對員工進行信用評級以此制約虛假的費用報銷行為。

五、結束語

隨著全國經濟活動的日益頻繁，全國性銷售企業越來越多，他們都紛紛設立辦事處，從而將銷售范圍覆蓋全國，擴大市場份額。這些企業在設立辦事處的初期都會遇到文中描述的問題，并且為此付出經濟和效率的代價。但是只要他們找到一套行之有效的財務管理辦法，財務管理方式得當，不但可幫助辦事處降低辦事處成立初期在財務管理摸索中的資源浪費，減少總部的管理壓力，擺脫管理困境，而且還可以幫助辦事處盡快進入正軌，獲得有力的支持，從而提高銷售業績，實現公司整體銷售戰略。

[1]王伏濤：論石油銷售企業便利店財務管理[J].當代財經，2011（6）下.

[2]于虎：也談企業駐外辦事處[J].中國石油企業，2009（8）.

[3]李如新：企業集團財務管理模式的探討[J].會計之友（上旬刊），2010（11）.

[4]徐瑾：企業辦事處常見問題分析與解決方案[J].現代經濟信息，2010（22）.

[5]王麗鳳：企業集團財務管理問題研究[J].經濟縱橫，2012（8）.