萬 絢 方黑虎
(中國(guó)科技大學(xué)檔案館,安徽合肥,230026)

圖1 高校檔案館用戶需求分析及個(gè)性化信息利用的模型
隨著Web2.0時(shí)代博客 (Blog)、維基(w iki)、社會(huì)化標(biāo)簽、社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)軟件(SNS)、播客等傳播手段的廣泛應(yīng)用,檔案用戶在信息的生成、共享和傳播方面占有越來越重要的位置。Web2.0重視用戶的需求,為滿足用戶的需求而尋求一種更好的方式來實(shí)現(xiàn)用戶體驗(yàn)。越來越多的檔案用戶使用并習(xí)慣于依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息檢索與瀏覽,習(xí)慣于享受檔案館提供的定制服務(wù),接受推送的個(gè)性化信息,習(xí)慣于運(yùn)用博客或虛擬社區(qū)傳播已解密的檔案或檔案資料加工品信息。
大多數(shù)高校檔案館都建立起數(shù)字化的檔案管理和檔案信息利用系統(tǒng),為了方便、準(zhǔn)確、及時(shí)地為高校師生提供個(gè)性化的檔案信息利用服務(wù),部分建成數(shù)字檔案館的高校在利用工作中已經(jīng)運(yùn)用或者準(zhǔn)備運(yùn)用Web2.0傳播方式進(jìn)行信息傳播。本文構(gòu)建了高校檔案館用戶需求分析及個(gè)性化信息利用的理想模型(如圖1),將Web 2.0應(yīng)用到用戶需求的分析和信息服務(wù)的實(shí)踐中,讓高校檔案館的信息服務(wù)無處不在,更加以利用者為中心。
高校檔案館要想獲得全面的用戶需求信息并劃分用戶群,首先要獲取用戶的顯性信息,要求用戶注冊(cè)登記其基本情況(如年齡,學(xué)歷,所在院系或部門,WEB2.0工具熟悉程度和使用習(xí)慣,利用方式的選擇等),通過填寫表單等方式主動(dòng)提供自己的信息,從而得到用戶的直接顯性信息。

圖2 用戶需求信息獲取和挖掘的過程
高校檔案館在用戶進(jìn)行注冊(cè)登記來獲取用戶個(gè)人資料時(shí),應(yīng)制定詳細(xì)的用戶資料保密措施,以獲取用戶的信任和支持。用戶可以對(duì)這些顯性信息進(jìn)行修改和反饋,高校檔案館可利用用戶的反饋信息不斷完善用戶信息。同時(shí),在整個(gè)動(dòng)態(tài)過程中,檔案館應(yīng)與用戶隨時(shí)保持互動(dòng)。這樣,以上兩種方式相結(jié)合,才會(huì)將用戶基本情況信息全面挖掘出來,這是高校數(shù)字檔案館劃分用戶種類并挖掘隱形信息的基礎(chǔ)和前提。按照用戶自身的基本情況將他們?cè)跀?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)劃分為不同的用戶群(可運(yùn)用不同代碼區(qū)分),如理工類教師(中老年、青年),人文類教師(中老年、青年),在校學(xué)生(本科生、研究生)、教師以外的其他工勤人員進(jìn)行分類研究。
在實(shí)際利用的時(shí)候,多數(shù)用戶出于種種原因,可能不愿意填寫大量的個(gè)人信息,多數(shù)采用匿名瀏覽。他們往往是在瀏覽其他頁(yè)面的時(shí)候,偶然地進(jìn)入了檔案館的用戶界面,也可能是暫時(shí)沒有迫切的檔案需求或者對(duì)檔案信息服務(wù)不信任,只是隨便看看。對(duì)于這部分潛在用戶,檔案館應(yīng)采取什么措施把他們的目光吸引,使他們關(guān)注檔案信息,就顯得十分重要。首先,檔案館的網(wǎng)站界面應(yīng)該友好,考慮到用戶登錄的感受,具體說就是能讓用戶知道你能提供什么,他在什么位置;其次,用戶界面應(yīng)突顯核心的服務(wù)內(nèi)容和詳盡的功能介紹;最后,要以多媒體的視覺效果,引起用戶的興趣,使其有進(jìn)一步瀏覽的可能。這樣,用戶一旦登錄,網(wǎng)站就會(huì)把其個(gè)人信息記錄下來,高校檔案工作人員就可以根據(jù)信息初步了解客戶和劃分客戶群[1]。
要想獲得全面的用戶需求信息,首先要求師生用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)進(jìn)行注冊(cè)登記,通過填寫表單等方式主動(dòng)提供自己的信息,從而得到用戶的直接顯性需求信息。然后,通過對(duì)用戶信息查詢行為的跟蹤分析,對(duì)分析的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和預(yù)處理,并利用Web數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來深層次挖掘用戶隱性需求信息,并進(jìn)行分析和評(píng)估(如圖2)。最后,利用用戶的反饋信息不斷完善用戶的需求信息。同時(shí),在整個(gè)動(dòng)態(tài)過程中,高校檔案館應(yīng)與用戶隨時(shí)保持互動(dòng)(如圖3)[2]。
高校檔案館的知識(shí)生產(chǎn),主要包括兩部分:一是紙質(zhì)、膠片、錄音帶等傳統(tǒng)載體的檔案到數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化,即對(duì)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化,再生產(chǎn)和深加工,建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)等。二是網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)與再生產(chǎn),即對(duì)網(wǎng)站等檔案信息資源進(jìn)行收集歸檔與整理保存,再運(yùn)用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法,生產(chǎn)出高質(zhì)量的知識(shí)產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的增值。現(xiàn)有的大多高校檔案館信息管理平臺(tái)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有序化,不具有知識(shí)生成的功能。而基于知識(shí)管理的檔案館應(yīng)具有知識(shí)生成和信息加工特性,即能根據(jù)用戶的需求自動(dòng)地對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行分析、對(duì)比、綜合等,形成新的知識(shí),這是高校檔案館信息管理平臺(tái)努力的方向。
傳統(tǒng)載體的檔案信息的傳播以檔案外借、出具檔案證明等形式為主。在利用前,檔案移交單位和檔案整理人員會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容和密級(jí)進(jìn)行鑒定,對(duì)于涉密檔案、不具有利用價(jià)值甚至利用后會(huì)造成負(fù)面影響的檔案,應(yīng)堅(jiān)決“把關(guān)”,不提供信息利用服務(wù)或限制信息利用的范圍。隨著Web2.0時(shí)代的到來,高校檔案館應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),根據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳播發(fā)展變化的最新情況,及時(shí)規(guī)范檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳播行為,并對(duì)其做出合理引導(dǎo),杜絕非法、涉密、侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)和用戶隱私權(quán)的信息的傳播,根據(jù)信息的屬性限制其傳播范圍,并盡可能的防止信息的歪曲和誤傳。[3]

圖3 高校檔案館與用戶的動(dòng)態(tài)互動(dòng)
現(xiàn)在,互聯(lián)網(wǎng)上個(gè)性化信息服務(wù)系統(tǒng)可以抽象為一個(gè)流程:用戶首次進(jìn)入系統(tǒng)頁(yè)面,注冊(cè)完畢后進(jìn)入定制頁(yè)面內(nèi)容部分,用戶可以選擇符合自己喜好的界面、字體和常用數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎,以及網(wǎng)站的業(yè)務(wù)信息等服務(wù)欄目。選擇完畢后,程序?qū)烟峤坏男畔⒈4嬖跀?shù)據(jù)庫(kù)中。用戶再次登錄訪問該站點(diǎn)時(shí),系統(tǒng)會(huì)從網(wǎng)站服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取個(gè)人的定制信息,形成滿足用戶要求的瀏覽器頁(yè)面。同樣的,高校檔案館構(gòu)建個(gè)性化服務(wù)的工作流程也是如此,高校檔案館在此基礎(chǔ)上針對(duì)用戶需求為其選擇各自喜歡的個(gè)性化傳播方式,對(duì)其進(jìn)行信息傳播。
與公共檔案館不同的是,高校檔案館的用戶普遍知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用頻率較高。在提供個(gè)性化服務(wù)后,用戶希望利用網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)方式向檔案館反饋利用效果。高校檔案館工作人員利用交流及反饋回來的評(píng)價(jià)級(jí)別信息,能預(yù)測(cè)用戶的潛在需求信息,以此來估測(cè)服務(wù)中的缺點(diǎn)和不足,改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。同時(shí),高校檔案館還能根據(jù)用戶的反饋信息來推測(cè)用戶的潛在需求,并對(duì)當(dāng)前錯(cuò)誤需求信息進(jìn)行改正。
目前,由于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的檔案信息種類繁多,個(gè)性化信息服務(wù)也需要按照用戶需求確立主題,從檔案信息的整體提供轉(zhuǎn)向以知識(shí)為單元的提供,并根據(jù)用戶需求隨時(shí)更新。
要讓已解密的館藏信息生成知識(shí),除了對(duì)傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和采集,如進(jìn)行原文掃描、圖像合并、OCR識(shí)別、文本文件修改、字段著錄、分類標(biāo)引等程序外,還可根據(jù)用戶的需求自動(dòng)地對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、對(duì)比、綜合等,形成新的知識(shí)資源數(shù)據(jù)庫(kù)。并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的各種服務(wù)方式進(jìn)行整合和集成,建設(shè)異構(gòu)跨庫(kù)檢索平臺(tái),將大量的分散的網(wǎng)絡(luò)資源按一定的主題進(jìn)行智能化的聚集,建立起一個(gè)用以訪問不同知識(shí)資源的統(tǒng)一界面,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的跨庫(kù)檢索,為個(gè)性化信息傳遞提供良好的服務(wù)平臺(tái)。
針對(duì)高校教師工作壓力大、對(duì)檔案信息要求較高的特點(diǎn),可在校內(nèi)找專業(yè)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納、總結(jié),形成知識(shí)加工品。現(xiàn)有的高校檔案館信息管理平臺(tái)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有序化,不具有知識(shí)生成的功能。而基于知識(shí)管理的高校檔案館具有知識(shí)生成特性,這是與現(xiàn)有高校檔案館信息管理平臺(tái)之間本質(zhì)的區(qū)別[4]。
Web2.0時(shí)代的環(huán)境造就了信息用戶的高參與性和主動(dòng)性,這在一定程度上對(duì)個(gè)性化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提出了更為苛刻的設(shè)計(jì)要求。具體體現(xiàn)在:①用戶界面良好。一個(gè)友好的界面不僅能吸引讀者,發(fā)展穩(wěn)定用戶群,而且能通暢反饋用戶信息,提高個(gè)性化服務(wù)的質(zhì)量。②服務(wù)效率高。服務(wù)效率的高低主要取決于系統(tǒng)處理用戶輸入信息的時(shí)間、響應(yīng)用戶需求的速度等方面。③提供多層次的個(gè)性化信息服務(wù)。由于高校的師生知識(shí)水平、專業(yè)愛好、心理傾向和行為方式各不相同,這就要求檔案館個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要因人而異,并在用戶參與度和操作難度上予以考慮。④提供主動(dòng)的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源的更新是動(dòng)態(tài)的,而用戶的長(zhǎng)期信息需求則是相對(duì)穩(wěn)定的;因此個(gè)性化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)該依據(jù)用戶長(zhǎng)期需求主動(dòng)提供有價(jià)值的信息,但這種主動(dòng)服務(wù)必須根據(jù)用戶事先的定制來進(jìn)行。⑤具有嚴(yán)密的安全保障機(jī)制。主要涉及用戶身份認(rèn)證、隱私管理、突發(fā)狀態(tài)的防范與補(bǔ)救、資源共享的權(quán)限問題等。
在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面,基于Web2.0的思想和技術(shù),實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)和動(dòng)態(tài)管理,高校的檔案管理系統(tǒng)由信息利用模塊、館員模塊、系統(tǒng)管理模塊、知識(shí)決策模塊組成,其系統(tǒng)架構(gòu)如圖4。[5]
(1)信息利用模塊:利用者登錄系統(tǒng)則可以享受個(gè)性化的信息利用服務(wù)。包括訂閱“我關(guān)注的館藏檔案的更新”、進(jìn)行個(gè)性化的信息標(biāo)簽(tag)、查看RSS為他們集中提供的“感興趣的內(nèi)容”,通過博客與咨詢館員開展互動(dòng),并及時(shí)對(duì)館員所提供的服務(wù)作出反饋,全校師生可以通過留言與各博主討論這些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和自己利用信息時(shí)中的困惑。通過檔案館搭建的SNS社區(qū)進(jìn)行信息交流等。
(2)館員模塊:高校檔案館工作人員可以進(jìn)行檢索、分類、刪除和修改數(shù)據(jù),并進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的保密維護(hù)工作。
(3)系統(tǒng)管理模塊:進(jìn)行系統(tǒng)的信息管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等系統(tǒng)維護(hù)工作。

圖4 高校檔案館個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)
(4)知識(shí)決策模塊:對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行深層次的分析與挖掘,向用戶提供能夠用于決策支持、智能查詢、科學(xué)研究、解決問題的規(guī)則和模式。根據(jù)用戶的反饋和系統(tǒng)日志記錄修改和完善用戶的需求信息,改善信息質(zhì)量,優(yōu)化檔案館藏。
2.3.1 個(gè)性化推送與定制服務(wù)。即根據(jù)用戶的興趣偏好,采用定制的web頁(yè)面、分門別類的信息頻道(或信息欄目)、發(fā)送E-mail等方式,把具有針對(duì)性、特色性的信息傳輸給具有特定需求的用戶。過程包括:用戶首先進(jìn)入用戶界面,在用戶數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中注冊(cè),注冊(cè)時(shí)登記個(gè)人信息,并可以進(jìn)行相應(yīng)內(nèi)容定制;系統(tǒng)將用戶定制內(nèi)容生成用戶檔案,存入用戶數(shù)據(jù)庫(kù);如果用戶沒有進(jìn)行內(nèi)容定制,系統(tǒng)跟蹤用戶行為,分析其興趣,并將有關(guān)信息存入用戶信息庫(kù);系統(tǒng)根據(jù)用戶信息庫(kù)進(jìn)行信息處理,提供用戶需要的個(gè)性化的網(wǎng)頁(yè)等個(gè)人信息;用戶可以對(duì)獲得的信息進(jìn)行評(píng)價(jià),系統(tǒng)再對(duì)反饋信息進(jìn)行分析,調(diào)整用戶信息庫(kù)內(nèi)容(如圖5)。
2.3.2 個(gè)性化推薦與報(bào)道服務(wù)。即通過智能推薦和主動(dòng)報(bào)道的途徑,深入分析用戶的專業(yè)特征、研究興趣,從而主動(dòng)地向用戶推薦其可能需要的信息。該服務(wù)是一種較高層次的信息服務(wù)方式。鑒于高校檔案館工作人員的知識(shí)化、高校服務(wù)環(huán)境的便利化,此種服務(wù)已經(jīng)成為重要的服務(wù)方式。
2.3.3 個(gè)性化知識(shí)決策服務(wù)。這種服務(wù)強(qiáng)調(diào)充分運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘、語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)發(fā)現(xiàn)等先進(jìn)技術(shù),對(duì)有用的信息內(nèi)容進(jìn)行深層次的分析與挖掘,從而向用戶提供能夠用于決策支持、智能查詢、科學(xué)研究等知識(shí)服務(wù)方面的規(guī)則和模式。高校的軟硬件環(huán)境為開展此項(xiàng)服務(wù)提供了保障。
2.3.4 信息導(dǎo)航服務(wù)
高校檔案館提供的科研等類別的檔案導(dǎo)航服務(wù)(如w iki百科全書、互動(dòng)標(biāo)簽Tag,簡(jiǎn)易信息聚合以及網(wǎng)摘等技術(shù))是將因特網(wǎng)上的節(jié)點(diǎn)按某些主題加以歸納、分類,按照方便用戶的原則,引導(dǎo)用戶到特定的地址獲取所需信息。檔案館館員作為信息社會(huì)中的知識(shí)導(dǎo)航者,可以充分利用高校檔案館的豐富信息資源和自己的專業(yè)知識(shí),針對(duì)特定用戶開展個(gè)性化的信息服務(wù)。
2.3.5 參考咨詢服務(wù)
參考咨詢服務(wù)是利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)和全球性檔案館網(wǎng)上資源,對(duì)其提供個(gè)性化,有針對(duì)性的服務(wù),包括在網(wǎng)上信息咨詢臺(tái)上提供實(shí)時(shí)、在線的數(shù)據(jù)、知識(shí)導(dǎo)航、專題論壇等服務(wù)。主要有:IM服務(wù)、E-mail服務(wù)、博客和維客服務(wù)、SNS社區(qū)服務(wù)、WIKI服務(wù)等。高校檔案館可為讀者提供在線的、實(shí)時(shí)的咨詢服務(wù),利用者不用到館,就可以獲得即時(shí)的服務(wù)。通過系統(tǒng),檔案館員可向利用者提供即時(shí)信息服務(wù)(IM),或者利用播客等WEB2.0技術(shù)提供音視頻共享的平臺(tái),或者運(yùn)用SNS社區(qū)進(jìn)行互動(dòng)交流,為他們提供實(shí)時(shí)的個(gè)性化咨詢服務(wù)。[6]
2.3.6Web2.0的典型技術(shù)及實(shí)踐在高校檔案館信息利用工作中的運(yùn)用
Blog(博客)
通過博客,可以在高校檔案館館員與信息利用者之間建立一個(gè)良好的互動(dòng)交流平臺(tái),用戶能及時(shí)對(duì)館員所提供的服務(wù)做出反饋,督促館員工作的不斷改善,從而不斷提升高校檔案館的個(gè)性化服務(wù)水平。用戶和檔案館之間可以進(jìn)行充分的多重互動(dòng)和交流溝通。
IM(即時(shí)信息)

圖5 高校檔案館的信息推送流程
典型代表為MSN和QQ,可以包括文字、語(yǔ)音、視頻等各種方式。它的出現(xiàn)及其方便易用性為檔案館數(shù)字參考咨詢提供了一個(gè)新的平臺(tái),有利于增加與用戶交互的及時(shí)性,增加用戶的積極性,及時(shí)清晰準(zhǔn)確地了解用戶的需求本意,且與用戶的互動(dòng)反饋性也將增強(qiáng)。
Tag(互動(dòng)標(biāo)簽)
高校檔案館用戶根據(jù)需要對(duì)文章或Blog進(jìn)行個(gè)性化標(biāo)簽定義。它更利于師生搜索、查找網(wǎng)上文章或進(jìn)行Blog關(guān)聯(lián)和聚合。
SNS(社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)軟件)
高校檔案館人員可對(duì)館藏信息進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),確定信息密級(jí)。對(duì)于已經(jīng)解密并且有傳播和再利用價(jià)值(如參考文獻(xiàn)價(jià)值、史料價(jià)值等)的檔案信息,高校檔案館工作人員應(yīng)先對(duì)信息進(jìn)行再加工,然后在自己的網(wǎng)站服務(wù)項(xiàng)目里增加互動(dòng)社區(qū)(SNS社區(qū))欄目,對(duì)此類信息進(jìn)行傳播并鼓勵(lì)師生員工在社區(qū)內(nèi)開展參與、互動(dòng)和分享。高校的師生員工雖分布在各個(gè)院系和機(jī)關(guān),但由于其工作環(huán)境、生活區(qū)域相對(duì)相似,學(xué)習(xí)或研究領(lǐng)域由于知識(shí)本身的互通性、交叉性相對(duì)集中,并不像社會(huì)人那樣不易凝聚,因此,基于SNS理論的傳播網(wǎng)絡(luò)在高校檔案館信息服務(wù)中較容易構(gòu)建。
對(duì)于不同類別的檔案,可采用不同的個(gè)性化信息利用方式,如對(duì)于館藏視頻文件(avi,wmv,rmvb,mp4,flv等)和聲音文件(mp3,wav,wma等)可運(yùn)用“播客”進(jìn)行視頻分享,并設(shè)置“用戶留言欄”讓學(xué)校師生留言和進(jìn)行評(píng)論;對(duì)于科研成果、科研項(xiàng)目文件和圖紙等館藏資料,可建立博客系統(tǒng),鼓勵(lì)各個(gè)學(xué)科的本校知名教授和一些比較積極的研究生在該系統(tǒng)中建立博客,這些博客主要介紹該科技項(xiàng)目的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)以及學(xué)術(shù)價(jià)值等。高校檔案館員可在WIKI系統(tǒng)中把本學(xué)科有價(jià)值的學(xué)術(shù)信息、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)按照百科全書式的條目整理到WIKI系統(tǒng)中。其他使用者可以根據(jù)自己的觀點(diǎn),對(duì)這些信息進(jìn)行更改、提煉、創(chuàng)新,形成新的條目,從而將WIKI系統(tǒng)建設(shè)為學(xué)科知識(shí)平臺(tái),甚至是具有權(quán)威性的學(xué)科百科全書[7]。
注釋
[1]范豐龍等.基于個(gè)性化服務(wù)用戶需求信息的深層次挖掘 [J].蘭臺(tái)世界,2008(1)(下半月):66-67。
[2]王宇暉.檔案用戶心理分析[J].檔案管理,2002(1):16-17。
[3]賈偉.Web2.0時(shí)代網(wǎng)絡(luò)“把關(guān)人”分析 [J].新聞愛好者,2008(8)(上半月):49。
[4]姚樂野,蔡娜.基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究[J].四川大學(xué)學(xué)報(bào),2008(2):124-128。
[5]趙建梅.知識(shí)管理在圖書館管理中的意義[J].煙臺(tái)師范學(xué)院學(xué)報(bào)哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,2004(4):125-126。
[6]劉明.數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究[J].檔案學(xué)通訊,2007(5):13-17。
[7]唐艷芳.數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建[J].檔案管理,2006(6):25-28。