遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)SWOT分析及轉(zhuǎn)型建議

文丨張 玲 吳 濤 郭洪波

(1 南方醫(yī)科大學(xué)珠江醫(yī)院《中華神經(jīng)醫(yī)學(xué)雜志》編輯部，廣州 510282；2 第四軍醫(yī)大學(xué)《醫(yī)學(xué)爭鳴》編輯部，西安 710032）

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)近幾年被廣泛應(yīng)用于科技期刊界，是期刊出版行業(yè)適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要舉措，也是期刊提高競爭力和國際化程度的重要途徑[1]。SWOT分析法是競爭情報分析常用的方法之一。SWOT四個英文字母代表strength，weakness，opportunities，threat，意思分別為：S，強(qiáng)項、優(yōu)勢；w，弱項、劣勢：O，機(jī)會、機(jī)遇；T，威脅、對手。所謂SWOT分析，就是將與研究對象密切相關(guān)的各種主要優(yōu)勢因素、劣勢因素、機(jī)會因素和威脅因素，通過調(diào)查羅列出來，運用系統(tǒng)分析的思想綜合分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論(如對策等)的研究方法[2]。該方法于20世紀(jì)60年代由美國哈佛商學(xué)院著名教授安德魯斯提出，最初多應(yīng)用于企業(yè)戰(zhàn)略研究及與競爭分析，近年來廣泛應(yīng)用于許多領(lǐng)域，如個人能力的自我分析、事物發(fā)展過程中的優(yōu)劣勢分析等。筆者以中華醫(yī)學(xué)會雜志社統(tǒng)一使用的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)為例，結(jié)合SWOT分析法分析其利弊，以期為這類系統(tǒng)的進(jìn)一步完善及升級轉(zhuǎn)型提供思路。

1 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)優(yōu)勢分析

1.1 縮短稿件處理周期，加快出版周期

過去紙質(zhì)版稿件的投遞、送審等工作需通過郵局完成，花費時間長，效率低，還存在稿件遺失的問題。遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的出現(xiàn)，徹底擺脫了這一傳統(tǒng)的運作方式，實現(xiàn)了實時、同步收稿、審稿及修稿，極大地縮短了論文發(fā)表時滯，促進(jìn)了科技成果的及時展示[3]。

1.2 簡化了作者、編輯的操作程序，提高了工作效率

應(yīng)用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)后，作者只需在線注冊并登陸，即可簡單、便利地完成投稿、修稿工作。編輯送審、送修也是如此，省去了大量繁瑣的事務(wù)性工作[4]。操作流程示意圖見圖1。

1.3 增加了編輯工作透明度，促進(jìn)了編輯、作者、專家之間的交流互動

作者成功投稿后即可在系統(tǒng)中查看到稿件隨后的每一步處理過程，何時送審、何時審回，都可以清楚掌握。有問題需要與編輯交流時，也可以通過留言的方式輕松實現(xiàn)。同樣的功能也適用于編輯與專家之間。

圖1 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)操作流程示意圖

1.4 優(yōu)化了稿件存檔、檢索等工作

應(yīng)用該系統(tǒng)后，所有的稿件資料有序存放于服務(wù)器中，安全可靠且保存時間長。需要檢索時，只需提供稿件編號、作者姓名或單位中任一項，即可迅速找出所需稿件[5]。

1.5 節(jié)省了經(jīng)濟(jì)成本

紙張、郵寄費用的去除使得辦公費用明顯減少。

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)劣勢分析

（1）少數(shù)年齡偏大的審稿專家無法熟練應(yīng)用電腦或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。（2）部分作者不熟悉系統(tǒng)的使用方法，常常無法順利上傳圖片資料。作者利用現(xiàn)有系統(tǒng)返回退修稿時只能上傳一個文檔，如有圖片資料，只能將其與word文檔一同打包成壓縮文件上傳。但初次投稿作者常常缺乏經(jīng)驗，想不到這個解決辦法。（3）系統(tǒng)部分功能還需加強(qiáng)或改善。①專家管理選項中缺乏專家專業(yè)方向、審稿領(lǐng)域的介紹，不利于編輯的查詢及稿件的對口送審。②稿件送審環(huán)節(jié)中，只能手工逐個輸入欲送審專家姓名，不能在下拉菜單或樹狀目錄中點擊選擇。如果按照學(xué)科、專業(yè)方向建立專家樹狀目錄，送審時點擊選擇將更有的放矢，且速度更快。③作者留言提醒欄目缺少相應(yīng)編輯介紹。系統(tǒng)設(shè)置了新留言提醒選項，但一級目錄下沒有顯示稿件對應(yīng)的編輯姓名。編輯需一一點擊留言，進(jìn)入下一級目錄才知道是否是自己負(fù)責(zé)的稿件，加大了工作量。④與專家的互動功能不夠完善。現(xiàn)有系統(tǒng)中，僅僅只在稿件第一次送審界面中出現(xiàn)給專家的留言選項，送審之后的任一環(huán)節(jié)都無法再提交留言，限制了溝通次數(shù)與時機(jī)，無法就專家的審稿意見提出異議或?qū)で蠼獯稹＂菹到y(tǒng)運行速度較慢。由于使用者眾多，訪問量巨大，使得網(wǎng)站處理速度較慢，一定程度上影響了編輯的工作效率。

3 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)面臨的機(jī)遇

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)是對原有編輯出版工作方式的改革，順應(yīng)了行業(yè)發(fā)展的趨勢，是科技期刊提高工作效率、改善服務(wù)質(zhì)量的有效手段，必將在未來的日子里繼續(xù)發(fā)展、廣泛應(yīng)用。21世紀(jì)初期，中華醫(yī)學(xué)會雜志社內(nèi)應(yīng)用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的編輯部只有十余家，截止2010年，雜志社125個編輯部幾乎全部改用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。除去醫(yī)學(xué)會雜志社這只隊伍，其他科技期刊編輯部也相繼開始使用類似產(chǎn)品。如瑪格泰克公司研發(fā)的“科技期刊稿件處理標(biāo)準(zhǔn)平臺” (http：//magtech. com.cn)，天地新維的“期刊管理平臺”(http：//www.umetop.tom)，群嘉的“期刊網(wǎng)上采編管理系統(tǒng)” (http：//qunj.com)，勤云電子的“編輯部遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)6.0” (http：//www.e-tiller.corn)等[6]。遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)正以不可阻擋的趨勢活躍在編輯出版舞臺。

4 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)面對的挑戰(zhàn)

如前文所言，國內(nèi)運作成熟的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)已出現(xiàn)多款，每款各有其優(yōu)劣勢，哪一款能成為市場的主流，被更多的期刊出版單位采用，最終取決于其自身性能及與編輯業(yè)務(wù)特點的配合程度。

5 功能升級與轉(zhuǎn)型建議

實際使用過程中我們發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)功能設(shè)置上還存在改進(jìn)空間，具體舉例如下。

5.1 增加電子支付功能

目前的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)尚不支持電子支付功能，作者繳納相關(guān)費用時需通過郵局柜臺人工辦理，費時費力。如果系統(tǒng)融合了電子支付功能，作者只需輕輕點擊鼠標(biāo)即可完成交費，輕松簡易，某種程度上也可能提高編輯部審稿費的收取比例。電子支付因其方便、快捷的優(yōu)勢現(xiàn)已成為遠(yuǎn)程付費的重要支付方式，稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)融合該功能應(yīng)該也是發(fā)展趨勢之一。

5.2 實現(xiàn)相似性判斷一鍵操作功能

隨著學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象的出現(xiàn)，相似性文獻(xiàn)的檢查工作越來越受到重視。萬方數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)相似性檢查、中國知網(wǎng)(CNKI)的不端文獻(xiàn)檢查均提供了文獻(xiàn)相似度判斷的功能。但現(xiàn)階段操作較繁瑣，需登陸數(shù)據(jù)庫后單篇上傳/復(fù)制文獻(xiàn)再行比較，耗時較長。如果系統(tǒng)能提供相似度判斷的快捷鍵，自動鏈接到數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)一鍵操作的話，將極大提高編輯工作效率。

5.3 建立短信平臺

以自動發(fā)送手機(jī)短信的方式，在編輯送審稿件的同時短信告知專家，幫助專家及時、高效審閱稿件；與此同時，定期發(fā)送學(xué)科發(fā)展動態(tài)、國際優(yōu)秀論文的推薦導(dǎo)讀等信息至專家、作者手機(jī)，增強(qiáng)與作者、專家互動的同時，幫助醫(yī)學(xué)工作者方便、快捷了解最新醫(yī)學(xué)資訊，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展[7]。

5.4 豐富遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)內(nèi)容建設(shè)

現(xiàn)有的系統(tǒng)僅僅只提供稿件服務(wù)，我們建議在此基礎(chǔ)上豐富系統(tǒng)信息量，實現(xiàn)其功能升級，具體方法如下：(1)在系統(tǒng)中發(fā)布期刊相關(guān)信息，添加期刊內(nèi)容導(dǎo)讀、重點專題號介紹、優(yōu)秀論文推薦等資訊，實現(xiàn)文獻(xiàn)電子版開放存取。(2)提供全面的學(xué)術(shù)會議信息、各類培訓(xùn)消息，為廣大醫(yī)學(xué)工作者交流、深造提供便利條件。(3)利用各刊編輯部的學(xué)術(shù)優(yōu)勢開設(shè)繼續(xù)教育欄目，具體形式可包括網(wǎng)絡(luò)聽課、網(wǎng)絡(luò)答題等。

6 結(jié)束語

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)作為在線投稿、審稿及修稿的工具軟件功能已較強(qiáng)大，存在的不足通過技術(shù)手段可望在短期內(nèi)解決。但是，其作為一個為作者、編輯提供多項內(nèi)容的綜合性文獻(xiàn)服務(wù)平臺尚還有一段距離，我們希望，在不久的將來，現(xiàn)有的系統(tǒng)能成功轉(zhuǎn)型為一個集稿件處理、信息發(fā)布、電子支付等功能于一身的科技信息服務(wù)平臺。

[1] 劉冰，游蘇寧，范洪濤，等. 集群化科技期刊稿件遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè). 編輯學(xué)報，2010(1): 54-57.

[2] 何小英. 高校“兩課”教育教學(xué)的SWOT分析. 安順師范高等專科學(xué)校學(xué)報，2005(1): 32-35.

[3] 魏中青. 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)對期刊發(fā)稿周期的影響. 沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2009(4): 494-496.

[4] 鄭曉梅. 科技期刊遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的利弊分析與過程控制措施. 編輯學(xué)報，2011(3): 256-257.

[5] 魏學(xué)麗，鄧曉群. 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)給期刊編務(wù)工作帶來的變革. 農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2010(10): 288-290.

[6] 志華. 論網(wǎng)絡(luò)時代科技期刊編輯實務(wù)工作的拓展. 中國科技期刊研究，2006(2): 192-194.

[7] 王英. 試論基于短信平臺的公共文化機(jī)構(gòu)服務(wù)拓展. 檔案，2010(1): 62-64.