基于ACCESS的高校院系資料中心專題數據庫構建(著錄)及應用——以西北師大文史學院資料中心圖書管理系統為例

高校資料（室）中心作為院、系文獻信息服務中心，在為學院教學、科研信息服務中發揮著越來越重要的作用，它立足院系靠近教學、科研第一線，直接掌握院系的教學與科研情況，易于開展專題的信息咨詢服務和特色服務，能夠準確、快速、全面地接受并反饋各學院不同層次師生的教學與科研需求，能夠與圖書館在功能與服務上形成有效的優勢互補，因此如何更有效地開發資料中心特色資源的價值，與時俱進地為學院教學科研提供更高層次的服務？是高校圖書資料管理人員值得研究和探索的一個重要課題。目前高校圖書館的信息化建設，基于校園網絡的圖書資料管理現代化系統相當完善，不僅給廣大師生提供了很大的便利，而且也有效地提高了圖書資料的利用率。但是現有的圖書資料管理系統雖然功能強大，由于其運行的軟硬件平臺和系統維護人員的水平要求高，并不完全適用于中小型資料室，另一方面大多數單位都沒有購買大型圖書管理系統軟件的經濟實力，即使購買了昂貴的大型管理軟件，往往又很難充分應用其所有功能，從而造成經濟與資源上的浪費。為此，我們利用Web與Access數據庫技術，結合院系資料中心工作特點，提出了一種適合專業資料中心信息服務模式的管理理念。

1.院系專業資料中心的特點及構建專題數據庫的意義

專業資料中心的特色，主要體現在圖書資源專業化、管理人員的素質高和服務對象特殊性等方面。隨著重點學科、精品課程及科研項目的申報和建設，專業資料中心的文獻資源以師生的需求為導向，采集、保管、利用都有針對性，并按照專業特點重點收藏具有自己學科專業特色的各類文獻、相關文獻和重點學科專業的文獻，形成與圖書館不盡相同或完全不同的具有專業特色的藏書體系。

專業資料中心的服務對象主要是學院的教師、研究生和部分本科生(畢業班)，為此專業資料中心應加強與教學、科研人員的溝通，進行自主創新和參與式服務。建立特色數據庫，根據各學科教學、科研的實際需要，有選擇地、及時準確地將所需文獻信息檢索入庫，使之發揮最大效益。隨著Web與數據庫技術的發展與應用，基于Access的圖書資料管理系統可作為院系專業資料中心有效開展個性化信息服務的良好平臺，也是其信息資源建設的發展方向。

2.基于Access的專題數據庫管理模式

由于我院于2000年實行系所合并，由原來的中文系、歷史系和古籍所、敦煌所、西部文學所五大單位共同合并成現在的西北師大文史學院。下設5個系，10個研究所，6個中心。具有學科種類多、專業性強的特點。

因此合并后各單位所藏圖書資料存在很大差距，有些圖書重復購置，如有些大型叢書像叢書集成、四部叢刊、二十五史、十三經等在我院至少有三套，這不僅造成經濟上的浪費，也占用了許多寶貴的空間最終形成資源的浪費。致使有些學術性強、各專業急需的圖書資料卻因各種原因遲遲沒有購置或購置不全。針對這些問題，我院合并后就對所有圖書進行資產清查、圖書剔舊和資源整合，整合后我們現有各類圖書十多萬冊、各類期刊三十多萬冊。為后期圖書資料管理實現網絡化、數字化打下了堅實的基礎。但由于經費短缺、設備陳舊、人員素質等諸種因素我們的數據庫建設始終沒能實現，許多日常管理工作還在沿用落后的手工操作模式。這極大地制約了圖書資料事業的可持續發展，對此我們是看在眼里急在心上。

如今我們在各級領導的大力支持下努力克服重重困難，利用Access數據庫設計構建了適合學院專業特色的專題數據庫管理模式。

2.1 數據庫的構建及著錄

首先我們把現有藏書分成中文專業和歷史專業兩大類，各建成獨立的書目數據庫（圖書管理、讀者借閱）系統，對其進行分別著錄。然后又在這兩大數據庫基礎上進一步細分為重點學科、普通學科、新學科等十幾項子數據庫。面對如此眾多的學科專業，如此龐大的圖書文獻資源，我們所服務的對象、服務群體又是多層次多級別的廣大師生員工，這就要求我們不斷開發新的高層次的文獻資源服務模式以適應新時期教學和科研的需要。我們計劃分幾個階段完成數據庫的構建工作：

第一階段，建立書目數據庫。

所謂數據庫是計算機應用系統中的一種專門管理數據資源的系統。數據庫是各種相關數據的集合，它能以最佳的方式，最少的重復，提供多種應用服務。Access是一個功能強大的數據庫管理工具，具有交互性強、界面友好等優點，是當今中小型數據庫管理系統軟件中最出色的軟件之一。書目數據庫主要功能是揭示圖書的外形。就我國圖書館當前揭示館藏的方式來看，一般還只是限于分類目錄和著者目錄，而著錄的款式也都著重書的外形介紹。當然，第一層次的開發，即書目數據庫的建立是非常必要的。但是面對知識“爆炸”和文獻“膨脹”的現實，僅僅依靠書目數據庫是遠遠不夠的。因為書目數據庫僅從圖書文獻的外部特征上進行研究，提供的信息量非常有限，很難幫助讀者快速、準確、最佳地找到所需要的文獻，尤其對交叉學科、邊緣學科這類圖書更是如此。

第二階段，建立以重點學科為龍頭，普通學科、新學科等其它學科為支柱的特色數據庫。

加強資料中心文獻資源的專業化和特色化建設，開展特色服務。資料中心最大的優勢就是特色化與專業化，也是它能發揮圖書館不可替代的作用的根本原因之一。特色數據庫是指根據文獻資源開發的具有獨特內容的文獻數據庫。院系資料中心要結合本專業的特點，根據自身的資源優勢，建立具有專業特色的數據庫。做出目錄清晰、結構合理、內容獨特新穎、具有本專業特色的網頁，設立網址，成為學校校園網中的一個節點，將資料中心的信息資源與圖書館的信息資源在校園網上并網運行。使全校的師生都能利用網絡獲取自己所需要的情報資料，真正實現信息資源共享，提高信息資源的利用率。

第三階段，建立以我院師生出版發表的學術專著、譯著、論文、科研項目、成果等為重點的特藏文獻數據庫。

學院教師自20世紀80年代以來，出版學術著作160余部，發表論文2200余篇，承擔國家級課題80余項，有90余項教學、科研成果獲得國家級和省部級獎勵。為此我們初步建立了文史學院科研信息平臺，將我院師生的科研成果第一時間發布到校園網上，為學院的教學科研提供了及時準確的科研信息。

根據我院圖書資料特點我們將數據庫設計為關系型數據庫。包括數據字典：字段名稱-數據類型-字段大小—數據格式。將字段名稱設置為：序號、圖書編號、圖書分類、圖書名稱、ISBN號碼、著者姓名、出版單位、出版年月、版本制式、單本價格、叢書價格、排架分類、排架編號、著錄日期、借書證號、讀者姓名、借閱日期、歸還日期、備注等；數據類型設置為文本、備注、數字、日期／時間、貨幣、自動編號等；字段大小設置為0～255，默認值是255；數據格式為短日期。在窗體的最后我們還設計了使用說明、查找記錄、表格結構、添加記錄、退出系統五個命令按鈕進行表格與窗體之間靈活、快捷的操作。如圖1所示。

(插入例子圖表具體說明)將所有圖書按照重點學科、普通學科、新學科分級著錄，既可以通過窗體直接錄入又可以轉換成表格快速錄入。這樣構成一個集閱覽、查詢、借閱多功能為一體的圖書資料管理系統，使我們的圖書資料管理邁上一個新的臺階。

圖1

圖2

圖3

圖4

2.2 專題數據庫的應用

2.2.1 數據的查找與替換

在Access數據庫中常常存儲了大量的信息量和數據，當需要對某個數據進進行查找或要對該數據進行修改時，首先要做的就是先把該數據找到。這就需要用查找和替換功能進行操作。主要方法是按指定的內容進行查找。使用這種方法進行查找，只需知道所要查找的數據內容即可。通過該方法，可以將指定范圍內的所有記錄一起查找出來或逐個顯示出來。根據用戶不同的需要我們采取不同的查詢方式，對于簡單的數據查找主要用查找和替換。如圖2。例如讀者想找一本中文專業重點學科編號為1123的書，只需在表中查找內容一柵里填寫1123，在查找范圍中選圖書編號，序號，在匹配項中選整個字段，在搜索項中選全部，然后點擊查找下一個按鈕很快就能找到要找的圖書。當然這種方式只適合查找比較簡單的數據，而對于復雜的數據表查詢就必須要用數據庫查詢。

2.2.2 數據庫的查詢與糾錯

查詢是Access數據庫的一個重要對象，通過查詢篩選出符合條件的記錄，構成一個新的數據集合。概括地說查詢具有如下功能：查看、搜索和分析數據；追加、更改和刪除數據；實現記錄的篩選、排序、匯總和計算；作為報表、窗體和數據頁的數據源；將一個和多個表中獲取的數據實現聯結。這里我們主要采用選擇查詢方式進行操作。選擇查詢是最常用也是最基本的查詢，它是根據指定的查詢條件，從一個或多個表中獲取數據并顯示結果。還可以使用選擇查詢來對記錄進行分組，并且對記錄的信息做總計、計數、平均值以及其他類型的總和計算。

本系統中需建立新書查重、重書數量、圖書借閱查詢、每年購書數量及費用查詢等。在“新建查詢”對話框中，雙擊“查找重復項查詢向導”，選擇新書登記表，選擇可能包含重復記錄的字段“書名”，再選擇其他字段，輸入查詢名稱“新書查重”，完成查詢的建立。圖書借閱查詢選擇圖書借閱管理表中的各項，再選擇新書登記中的書名、作者等項，組成一個完整的“表”，使用起來更為方便。重書數量和每年購書費用查詢相似，用簡單查詢向導，選擇相應的表或查詢，如新書登記表，選擇包含要查詢值的字段“購買日期”、“冊”、“價格”，選匯總查詢，在匯總選項中選“總計”，對日期按年分組，這樣每年購書冊數、總費用就清楚地顯示出來。利用該系統可按表或查詢中的任一字段內容進行快速查詢。如按“姓名”篩選出該讀者的借閱清單；按“書號”或“書名”找出一本書，并查出它是在庫還是外借，借給了誰；要查詢某一主題的書，只要輸入正確書名即可。如圖3所示。

2.2.3 數據庫管理與優化

2.2.3.1 數據庫的安全

簡單來說，數據庫安全是為了保護數據庫里的資料，避免他人盜取，而給數據庫加上保護的一種技術。以密碼保護數據庫是指給數據庫加上密碼。用戶需要輸入所設的密碼才能打開該數據庫。在這里我們選取以密碼保護數據庫方式來實現對數據庫的安全保護。這樣只有我們的圖書資料管理人員才有權登陸數據庫進行相關的操作。如圖4。

2.2.3.2 數據庫的優化

創建的數據庫往往存在一定的缺點，因此Access提供了對數據庫性能、表等到分析，并可對其進行優化。通過優化，可使數據庫運行得更快，并可將字段的內容安排得更加井然有序。從而使查詢的速度變得更快。優化性能的方法為，在對數據庫進行分析后，選中要優化的條件，然后單擊“優化”按鈕即可，系統將對選中的選項進行優化。

3.存在的問題

如果從專業的角度來看，我們的數據庫構建還存在著一些不足，如小型數據庫的通用行不強，智能化不高，操作起來不夠便捷等，但作為中小型圖書資料管理系統也不失為一次大膽創新和有益的嘗試。當然對于存在的不足之處還需要我們在今后的具體工作實踐中不斷改進、不斷完善。使它真正成為高校院系資料中心有效開展個性化信息服務的良好平臺。

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