地震系統檔案庫房建設的思考＊

朱少華

（山東省地震局，濟南250014）

地震系統檔案庫房建設的思考＊

朱少華

（山東省地震局，濟南250014）

檔案庫房是收藏保管檔案的專門用房，在檔案的建設和發展中發揮了極其重要的作用。本文通過對目前地震系統檔案庫房實際情況的分析，提出了今后檔案庫房建設的發展方向。

地震系統；檔案庫房；建設

近年來，隨著國家對防震減災事業投入的增加，各類地震科研項目、重點建設項目持續增多，由此而產生的地震檔案數量快速增長，檔案門類和收集范圍不斷擴大。為加強檔案管理，發揮檔案的重要作用，檔案管理工作力度逐步加強，中國地震局制定了一系列檔案工作的規范性文件，地震檔案的軟件管理水平得到了明顯的提升。

與此同時，檔案硬件建設發展水平卻不盡相同。一些省、市地震局建設辦公大樓和應急指揮中心時，把檔案庫房建設放在重要位置，不僅考慮到檔案庫房的面積，還考慮樓層位置的合理性，有的單位還設立了獨立的檔案館。但還有部分單位在基礎設施建設中忽略了檔案庫房的建設，對地震檔案管理的長遠規劃考慮不足，使檔案的保管存放面臨窘境，與事業發展不相匹配。

地震系統各單位在新建基礎設施時，應對檔案庫房的建設從長計議。地震工作者，新老交替，不斷變換，但檔案是唯一不變的真實記錄防震減災事業發展的歷史見證。保存好它們，就等于保護了歷史真實，保護了我們每一代地震工作者所付出的心血和努力，保護了防震減災事業發展的歷程記錄。

檔案庫房是存放檔案的場所，其保管方法和技術手段的優劣直接決定了檔案的壽命及安全。當前，檔案信息化和數字檔案館（室）建設、新型檔案載體的大規模出現對檔案庫房的建設提出了更高的要求。傳統意義上的庫房，如利用普通房舍或一般的辦公用房，面積小，條件差，極不適宜檔案的安全保管，已不適應形勢發展的需要。智能化、現代化的新型檔案庫房已成為各個單位建設的目標。2000年，國家修訂了《檔案館建筑設計規范》，要求檔案庫房在設計時要用發展的眼光，認真規劃好庫房建設面積，至少留出有20年的檔案進館（室）空間。同時，為了使現代化設備發揮更大的作用，應盡可能使用大開間庫房。因此，檔案庫房建設已成為地震系統檔案管理工作中不能忽視的重要問題之一。筆者認為在新建檔案庫房時應注意以下幾個方面：

1 對檔案庫房進行合理設計和長遠規劃

隨著地震系統各級領導對檔案工作重要性的認識不斷提高，管好檔案、改善檔案保管條件，已經擺到了各級領導的議事日程。地震系統各單位在新辦公樓建設時應當將檔案用房建設作為改善檔案工作基本條件的主要措施納入到新辦公樓的設計、建設計劃之中，并在確定檔案用房面積、功能和安全措施等方面要有長遠打算。鑒于檔案在防高溫、防潮、防火、防污染等方面的特殊要求，檔案庫房既不能選擇在辦公樓的頂層或底層，又不能靠近食堂或其他光源、污染源的場所，也不能讓水管等管線通過；檔案庫房應減少裝設外窗，確有必要，應避免在東、西面開窗，并應加裝窗簾、遮陽板等遮陽設備。按照檔案庫房建筑規范的要求，檔案庫房應選在辦公樓的中間層次，既減少了樓房頂層高溫、易滲漏、底層潮濕等不利環境因素對庫房保管條件的影響，也減少了樓房東、西側太陽輻射熱及光線對檔案的影響。

檔案管理部門應根據有關庫房建筑設計規范及檔案安全管理規范等要求，加強檔案庫房設計、庫房選層、添置及選購設備等工作的指導，根據實際情況和需要，提出合理的建議。同時，基建部門應主動與檔案管理部門聯系，以獲取有關的建設信息和工作建議。

2 檔案庫房的安全防護要求

（1）重視檔案庫房的溫濕度監控。檔案庫房溫度控制在14～24℃，每晝夜波動幅度不大于±2℃；相對濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動幅度不大于±5%。檔案庫房應安裝空調機、除濕機、溫濕度測記儀器（或溫濕度自動監控系統），這些儀器設備的安裝和使用能夠保證檔案的保管條件。2011年8—9月份，筆者曾到山東省部分省直單位進行檔案庫房的調研工作，走訪了山東省工商局、山東省氣象局和山東省高級人民法院等單位。山東省高級人民法院新辦公樓的檔案庫房設在辦公樓的二、三層，總面積為2324m其中包括文書檔案、會計檔案、磁介質檔案、專門檔案等8個專用檔案庫房。閱檔室面積為16m2，辦公室面積為120m2，機房面積為90m2，密集架151組，復印機2臺，縮微機1臺。檔案庫房實現了安全保護智能化綜合管理。具有溫濕度自動測控功能、自動防盜報警功能、自動防火報警及滅火功能、自動消毒滅菌功能等多項自動調控功能。將檔案庫房的“八防”（防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵）措施落到實處，實行了集中、統一、立體化、智能化綜合控制、管理，庫房檔案得到及時、有效的安全保護，同時又大大降低了檔案管理人員的勞動強度，真正實現了庫房檔案現代化安全保護。

（2）防日光直射和紫外線照射。采用人工照明時，宜選乳白色燈罩的白熾燈。當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

（3）防有害生物。檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍，檔案箱柜內應放置防蟲、防霉藥品，并及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發生器，凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他墻身孔洞也應采取防護措施。

（4）防塵、防污染。檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵，進出庫房要更換鞋子，箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。

（5）防火。首先，檔案室各類用房平面布局和功能分區必須符合消防要求，內部裝飾材料應采用非燃燒或難燃燒材料，庫門應做成甲級防火門。其次，要加強電氣安全管理，電氣線路應用銅芯導線，配電線路宜采取穿金屬管暗敷，檔案庫內禁止設置配電盤，做到人離庫時必須切斷電源。空調、去濕機應單獨設置電線路，庫內一般采用白熾燈，燈泡與檔案資料間應保持50cm以上的距離，庫內不準使用電爐、電熱棒等電器設備。第三，檔案室內必須配置固定的消防滅火設施，并定期進行檢查、檢測、保養和維護。滅火器的配備按照消防要求，每100m2不少于4只，定期檢測，充氣換藥，以確保其安全有效。有條件的單位庫房可設火災自動報警系統及安防監控系統，但庫房不得采用水噴淋滅火系統。

（6）防盜。檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。

3 檔案庫房管理設備配置、裝具質量的要求

（1）合理選擇檔案裝具。檔案裝具應符合國家標準［1］，適合放置A4、B5、會計檔案、基建圖紙等各種類型檔案。宜采用不燃燒材料或難燃燒材料制成。裝具排列的各部分尺寸應該達到以下要求：主通道凈寬不應小于1.00m，兩行裝具間凈寬不應小于0.80m，裝具端部與墻的間隔不應小于0.60m。庫房內檔案裝具應成行垂直于有窗的墻面，外墻采光窗宜與檔案裝具間的通道相對應，當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。

對于新建的檔案庫房應該安裝質量符合國家標準、數量充足、能存放10年左右的檔案密集架［2］。密集架能增加庫房使用面積，利于防火、防光、防塵，但造價高，調閱和保護檔案不便，對庫房承載能力有較高要求；開放式檔案架結構簡單，空間利用率高，防護檔案性能不如檔案箱、柜。各單位應根據檔案庫房條件、檔案的規格、特點，合理選用，而特殊載體檔案因對溫濕度有較高要求，宜存放在專門的裝具內。

（2）加強特殊載體檔案的管理。地震系統經過“十五”數字網絡項目后，地震臺網測震數據全部改為數字化記錄，每天的記錄均刻錄成光盤。新型載體檔案的出現對檔案庫房的建筑和保管條件提出了更高要求。

光盤、磁盤等載體檔案對保管條件要求較高，如環境溫度一般要保持在17～20℃，相對濕度保持在35%～45%；環境磁場干擾強度不大于2400A／m，防灰塵防有害氣體，正確存放等。若環境磁場強度大于規定值時應設專用防磁柜；光盤、磁盤正確擺放，確保不被擠壓；灰塵是磁盤、光盤的大敵，必須保持環境的清潔，做好庫房空氣的過濾工作。

4 自動化檔案庫房建設的前景

現在越來越多的單位（部門）實現了檔案庫房的自動化管理［3］。一是智能密集架控制系統：利用計算機與電動式密集架結合，空間利用率高、容量大，保密封閉防鼠防火防塵，并且能夠準確檢索定位打開檔案所在的柜子，找出所需的檔案文件，既能提高檔案的利用率，又能減少人為操作的繁瑣失誤。二是條形碼數據處理系統：把實體檔案、電動式密集架和計算機管理系統連接起來，通過條形碼數據處理系統對檔案進行上架，檔案條形碼就會與密集架柜子的條形碼對應起來，實體檔案就會與電動式密集架和計算機管理系統連接起來，從而實現實體檔案在密集架上的定位。三是庫房恒溫恒濕系統：采用數控芯片為數據處理器，與中心計算機相連，接收傳達各類信息，通過庫房的溫度傳感器采集實時的庫房信息，傳遞到計算機控制系統，由計算機控制系統根據溫濕度的數值，自動控制除濕機、加濕機、紫外及臭氧滅菌等設備的運行。這些先進科學技術在檔案庫房中的應用，改善了傳統檔案庫房的工作環境，提高了工作效率，減輕了工作強度，已經成為檔案工作發展的必然趨勢。

5 結語

總之，目前檔案庫房的建設是地震系統應當高度重視的問題，我們不能在提高了檔案管理軟件的同時，降低了對檔案硬件管理的要求。對檔案庫房設施設備建設的基本要求和檔案的防護措施，要從本單位的實際情況出發，不要生搬硬套。檔案部門在新建和修建檔案庫房時，應對本地區的自然條件、氣候特點、檔案數量等方面進行調研，選取最適宜、最安全、最科學的方案，提升檔案在防震減災事業發展中的重要作用。

（作者電子信箱，朱少華：zhushaohua1967＠sina.com）

［1］DA／T6-1992.檔案裝具.1992

［2］DA／T7-1992.直列式檔案密集架.1992

［3］姬曉鵬，趙紅.淺談自動化檔案庫房的建設.城建檔案，2011（9）：71-73

Some thoughts on the construction of archival repository in the seismological sector

Zhu Shaohua
（Earthquake Administration of Shandong Province，Jinan 250014，China）

Archival repository refers to special storeroom of archives，which plays an important role in the development of archival undertaking.This paper presents some suggestions for the development of archives storeroom construction after an analysis of the status quo regarding archives storeroom construction in the seismological sector.

seismological sector；archival repository；construction

P315；G278；

A；

10.3969／j.issn.0235-4975.2012.04.005

2011-12-13；

2012-02-07。