電子文件環境下的前端控制

王 玲

（江蘇省檔案局，南京，210008）

1.電子文件前端控制的理論含義

1.1 紙質檔案的前端控制

前端控制思想并非是在電子文件管理環境下的產物，在紙質文件的管理實踐中已經貫穿著這種思想。早在20世紀30年代我國的文書檔案連鎖法便已經體現了這一思想?！稒n案法實施辦法》中也規定“檔案機構應指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作?！钡z憾的是，雖然意識到這種控制思想對未來的檔案管理有指導作用，卻沒有將這一重要思想用于我國檔案鑒定的實踐。我國對文件轉化為檔案的價值鑒定基本上只依據文件所具有的靜態信息，而某些只能通過前端控制才能得到的動態信息（與相應職能活動的密切程度，發揮作用情況，現行使用率等）卻在鑒定中不予考慮，因此導致了檔案室在最終向檔案館移交檔案時，存在著大量的并無太多價值的長期檔案?？梢?，前端控制在保證進館檔案質量方面是十分重要的。[1]

前端控制原則是現代文件檔案管理思維和理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存（或銷毀）的不同階段看作一個完整的過程，在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制的核心就是一種“整體規劃、業務環節提前、全過程監控”的理念。

1.2 電子文件的前端控制

電子文件的前端控制，是針對電子文件區別于紙質檔案的自身特點，根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學結合，從而把需要和可能在電子文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在電子文件系統設計階段進行統一規劃和統一要求，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，以保證電子文件的內容、背景與結構不發生改變與丟失，始終如一地保存下來，從而更好地保證電子文件的真實完整、可靠可讀及可利用。

2.對電子文件進行前端控制的原因

2.1 理論原因

2.1.1 文件生命周期理論的啟示

根據文件生命周期理論，電子文件和紙質文件一樣都有一個生命周期。對電子文件的管理是一個系統控制的過程，從文件產生時介入并貫穿于整個生命周期。在整個生命周期中，文件隨時都有可能因各種原因和目的被更改或者缺失。因此，在文件產生之前和設計階段就應該確定歸檔范圍及保存價值，并采用相應的保護技術。如果檔案管理機構被動等待，某些有價值的文件就可能流失，接收來的文件可能過時或缺少。前端控制要從文件運轉的全過程著眼進行整體規劃，在文件形成和維護階段進行監督，即在文件的形成階段就要鑒定其檔案價值，著眼于整個文件生命周期，把保護工作向前延伸，體現其前瞻性。從文件形成開始就介入，對有價值的文件采取相應的保護措施，這樣能有效地防止其它環節對文件的損壞，杜絕失泄密事件的發生，最大限度地提高工作效率，實現真正意義上的文檔一體化管理。

2.1.2 思想根源

前端控制的思想根源是由法國的檔案學者C.諾加雷提出的。他指出：“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。”國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》（草案）花大量筆墨闡述了重新考慮電子文件生命周期及在生命周期中進行干預的時機的重要性。最后，它將“干預的時機”確定在電子文件管理系統的設計階段，把原來紙質文件管理系統中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張“在文件形成前采取行動”。

2.2 實踐原因

2.2.1 電子文件管理的現狀

由于信息時代的飛速發展，電子文件的數量也日益增加，呈現出指數倍的增長趨勢，“信息垃圾”也日益增多，此種情況的出現，使人們不得不去思考其前端控制問題，避免產生沒有實際意義的電子文件。

電子文件質量參差不齊。在電子文件時代，由于受傳統習慣的影響，以及發文的簡便和易操作性，使產生的文件比傳統環境下要多得多，質量也參差不齊，所以，要保證文件的憑證性，就需要對其進行前端控制。

電子文件安全期待保障。由于電子文件的自身特性，它的安全問題比紙質文件更為嚴重，迫切需要加強電子文件的前端控制。因為電子文件具有信息和載體的可分離性和對系統的依賴性，一旦技術革新或者操作不當，文件的信息內容就容易丟失或成為“死文件”，這也需要對電子文件進行前端控制。

電子文件管理現狀令人擔憂。目前對于電子文件的管理采用雙套制和多種載體備份的管理方法，這不僅體現了電子文件的法律效力還未得到最終的確認，更體現出了人們對于電子文件管理系統的安全性還存在不信任的心理。電子文件的管理現狀和電子文件管理系統的普及程度方面存在的問題，都有待解決。因此，要保證電子文件能夠安全保存和上傳下達，同樣需要對其進行前端控制。

2.2.2 電子文件需要前端控制的必要性

2.2.2.1 保障電子文件信息內容真實的需要

電子文件通過計算機和網絡技術進行處理，因此對電子文件的增、刪、改等行為而不留下任何痕跡是很容易的，這樣就是電子文件失去了原始性和真實性。電子文件內容的真實性是它形成電子檔案原始憑證與查考作用的前提，原始憑證查考作用又是電子檔案的前提，失去憑證查考作用就沒有電子檔案可言，而且電子文件的內容還可以用網絡的任何終端設備去讀取存儲在網絡某一個設備上的電子文件，這就給電子文件、電子檔案的憑證查考性、安全性帶來危險。

為了保證電子文件的內容真實性，我們可以采用“前端控制”技術。即在電子文件的形成階段就要鑒定其檔案價值，根據需要加上歸檔標識，以防文件被修改或刪除。它從根本上打破了傳統的管理模式，打破了文件與檔案的界限，使檔案部門提前介入文件生命周期，這樣能有效地防止其它環節對電子文件的損壞，杜絕失泄密事件的發生，最大限度地提高工作效率，實現真正意義上的文檔一體化管理。因此，前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要方法。

2.2.2.2 保障電子文件信息安全的需要

人們可以通過網絡上的任意終端對電子文件進行訪問，在這一過程中，電子文件可能被用戶出于各種原因和目的進行更改、刪除。為了確保電子文件信息的安全性，在電子文件產生之前和設計階段就應該確定電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集的時間和方式。倘若檔案管理機構被動等待，某些有價值的文件可能流失，接收來的文件可能過時或缺少必要的背景信息和“元數據”，這將給認定電子文件的真實性、可靠性、保管和檢索電子文件增加難度和費用?？梢姡岸丝刂茖ΡＷC歸檔電子文件的完整性、準確性具有決定性的意義。

2.2.2.3 保障電子文件為用戶提供利用的需要

與紙質檔案相同，電子文件的管理最終目的是提供利用。不可否認，電子文件的出現為用戶帶來了許多方便，但是，電子文件也面臨著一定的威脅。信息時代的快速發展使計算機硬件和軟件的更新速度加快，如果電子文件沒有及時地采取相應的措施，如果沒有相關的元數據等背景信息，電子文件就可能因為無法遷移而無法識別和利用，成為一堆“廢檔”。因此，為了確保電子文件的長期可存取性和可利用性，確保電子文件在提供利用時的安全和便利，需要事先設定某些方面的技術指標，如記錄載體、記錄方式、加密等級、使用權限的控制措施等。此外，系統還應及時的采集用于檢索以及文件的恢復和解讀所必需的各種數據。而這些數據的采集必須在電子文件的設計階段就開始，隨著文件的運行而不斷給予追加，為電子文件的保管和提供利用作必要的準備。可見，前端控制是電子文件提供利用的基本前提。

2.2.2.4 保證電子文件規范性和檔案館順利接受的需要[2]

目前，我國政府部門采用的電子政務OA系統和檔案館的檔案管理系統還存在一定的對接問題，如果不對電子文件做好前端控制的話，各機構所產生的電子文件很可能出現“各自為政”、不符合檔案館管理系統要求的狀況。這樣在接受電子文件進館的時候，系統既有可能無法對接，從而導致電子文件無法順利接收。盡管“前端控制”和“全程管理”兩個原則在我國得到普遍承認并且寫入了我國的電子文件管理標準，事實上它們并沒有真正得到貫徹。目前，在我國市場上銷售的大多數電子文件管理軟件，都不是根據全程管理原則和前端控制原則設計的。它們的共同特點是沿用了紙質文件管理的做法，以“歸檔管理”，即“中后端管理”作為重點和最基本的解決方案。檔案部門不及早介入電子文件管理，勢必造成“前端失控”。

3.電子文件前端控制的方法

3.1 樹立電子文件前端控制的觀念

更新電子文件前端控制的觀念，需要文件工作人員深入理解文件生命周期理論，認識到文件從形成、產生、發展到銷毀或永久保存是一個完整的生命過程。目前電子文件的管理還在采用雙套制的管理方法，大部分檔案工作人員對“紙質檔案最具有權威性”這一認識產生了思維定勢，此外電子文件的形成和其歸檔管理仍然處于兩個不同的系統，檔案人員缺乏對電子文件管理在信息化時代的認識，而是把重點放在歸檔后文件的數字化上，很少關心數字化檔案的形成及管理，對電子文件及其特點給電子檔案帶來的問題認識不足。所以，要使檔案人員保證歸檔后電子文件的質量，就要充分認識到電子文件前端控制的重要性和必要性。

3.2 加強對電子文件前端控制的管理

對電子文件前端控制的管理可以從三個層面進行闡述，即法律法規及標準層面、技術層面和非技術層面。

3.2.1 法律法規及標準層面

首先要熟悉相關的法律法規。系統應該在相關法律法規和標準規范的范圍內進行規劃設計。例如《檔案法》、《國際文件管理標準》（ISO15489-1）、《電子文件元數據標準》、《電子文件管理細則》和《電子文件光盤存儲及歸檔管理的試行標準》等。

然后系統設計要做好標準化建設。在進行系統設計時，既要參照相關國際標準，如《國際文件管理標準》（ISO15489-1）和《基于信息的電子文檔的長久保存》（ISO18492）；也要參照國家標準，如《國家公文格式》、《檔案著錄規則》、《電子文件元數據標準》，使相關標準統一到一個系統里。

3.2.2 技術層面

從技術層面來說，就是要做好政務系統和OA系統跟檔案信息系統的對接設計規劃，將元數據項制定為標準，放入電子文件管理系統中。檔案工作人員應主動參與系統設計，根據前端控制原則和全程管理原則，對相關系統的各個模塊、各工作環節的管理功能如何實現自動化、標準化、智能化等問題進行思考，向系統設計者提出具體的設計要求。同時，相關系統要盡可能請相同的軟件開發公司來做，這樣開發人員更熟悉相關系統的細節和設計情況，有利于更好地實現系統間的銜接對應，以后的歸檔工作也會更加順利和省時省力。

3.2.3 非技術層面

首先，可以去電子文件前端控制取得成功的檔案機構取經。在借鑒別人經驗的基礎上，使設計的系統更加完善，而不是每個檔案館都花費大量的人力、物力、財力從頭開始摸索一番。

其次，深入文件產生機構進行調研，對具體業務進行分析。根據需要，深入分析業務活動的各個階段，才能了解到文件產生機構的機構職能、業務流程，了解文件通常是在哪個階段生成或接收的。如確定電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集時間和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動態文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結束時立即提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除，哪些元數據是必選項，哪些元數據是可選項等，從而更好地設計適合實際情況的電子文件管理流程。這樣才不至于造成有價值的文件流失及接收來的文件缺少必要的元數據等背景信息。

3.3 提高檔案工作人員的綜合素質

電子文件的前端控制原則要求檔案人員必須提高業務素質與知識水平。除具備檔案管理基礎知識外,還應了解和熟悉電子計算機應用技術和一些自然科學基礎知識。因為電子文件是在電子計算機內形成和運轉的,把檔案工作的工作對象由管理歸檔后的文件往前延伸到文件的形成階段,就要掌握電子文件的產生環境,即了解計算機的工作原理,掌握支持電子計算機工作的軟硬件技術的應用。與紙質文件不同,電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔必須在原有的設備和技術上進行,因此檔案人員只掌握檔案管理基礎知識遠遠不夠,還必須了解電子文件在形成和使用過程中涉及所需的技術和設備等方面的知識,而且還要隨著技術設備的變化而不斷學習。

注釋

[1]姚志強.檔案鑒定中的前端控制[J].蘭臺世界，2004(2):22-23。

[2]吳春明.檔案館應該如何對電子文件進行前端控制[J].蘭臺世界，2010(12):15-16。

[1]任桂淑，趙志天.檔案管理中電子文件的前端控制理論[J].科學大眾，2010(4)。

[2]程妍妍.電子文件管理理論的最新研究成果之一——國際電子文件生命周期模型[J].檔案學研究，2008(4)。

[3]樓蔚文，劉培平.電子文件歸檔管理的困境分析與探討[J].蘭臺世界，2009(12)。

[4]金鑫.電子文件呼喚前端控制[J].檔案學研究，2004(6)。

[5]石玉，李肖軍.電子文件前端控制理論淺析[J].檔案，2009(5)。

[6]許愛香.電子文件前端控制原則與機關檔案工作[J].山西檔案，2003(4)。

[7]馮惠玲.電子文件與紙質文件的管理互動[J].中國檔案，2003(12)。

[8]付雙雙.高校電子文件的前端控制[J].四川檔案，2007(5)。