論政府招標采購圖書的質量控制

□饒宗政 王剛 駱瑛 余敏

1 概述

所謂政府招標采購圖書，是采購人（高校圖書館）委托招標人（招標機構）按照《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招標投標法》的相關規定和公開招標程序，從符合條件的眾多投標人（圖書供應商）中，擇優選擇中標人進行圖書采購的行為。

自從《中華人民共和國政府采購法》出臺以來，高校圖書采購由自主選擇圖書供應商采購，轉變為政府招標采購，從而使圖書館失去了自主選擇圖書供應商的權利。在這種形勢下，政府招標采購圖書的質量能否得到保證一直是圖書館界關心的焦點問題。我館在多年的實踐過程中，變被動為主動，積極參與政府招標采購圖書的全過程，特別是利用《中華人民共和國招標投標法》賦予的權利，把篩選書商的條件、方法、措施和采購圖書各環節的質量要求擬進招標文件中，使之成為政府招標采購圖書的法律文件，現論述如下。

2 認真擬定招標文件和購書合同

通過幾年政府招標采購圖書的實踐得出一個真知：圖書館為了使政府招標采購圖書的質量得到有效控制，必須把圖書采購各個環節的質量要求加以明確規定和約定。

2.1 規定投標人的資格和條件

招標文件要規定投標人的資格和條件，這是篩選投標人的基本措施：

（1）必須具有企業法人營業執照，提供營業執照原件和復印件（原件看后退還）；

（2）必須具有出版物經營許可證，提供出版物經營許可證復印件；

（3）必須有法人代表委托書、法人代表和參與人身份證明復印件；

（4）注冊資金必須大于某一基數，提供注冊資金、稅務登記證等資質證明文件；

（5）提供圖書的供貨渠道，服務保證及保證措施等證明文件；

（6）提供近年在高校的業績情況（可提供合同復印件）；

（7）提供具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度的證明文件；

（8）提供履行合同所必需的設備和專業技術能力的證明文件；

（9）提供依法繳納稅金和社會保障資金的良好記錄的證明文件；

（10）提供現場采購選書賣場或庫房的資料文件；

（11）提供足夠多的圖書種類資料，供現場采購。

這些資格和條件，有的設計成必備的，有的可設計成評分條件。

政府招標采購圖書是網上公開進行的，為了保證招標成功（符合條件的投標人不能少于三個），圖書館還應在招標前，對書商進行調查和摸底，對以前合作過的、有實力的、講誠信的、服務周到的書商通報招標信息，歡迎前來投標。

2.2 規定圖書館采購圖書的方式

目前圖書館采購圖書的方式大概有下面三種：到現場購書、通過訂單購書和網上購書。

2.3 規定采購圖書的類目、品種和數量

按照政府采購應當遵循公開透明的原則，招標文件要規定高校圖書館采購圖書的類目、品種和數量，給書商傳遞圖書館的采購計劃，以防止強迫推銷其他類圖書，把圖書采購的主動權牢牢地掌握在圖書館的手里。

例如，根據我校專業設置要求，我館招標文件中對圖書的類目、品種和數量這樣規定：“采購圖書以中文圖書的電類圖書（TM電工技術，TN電子技術、通信技術，TP自動化技術、計算機技術）和機械類圖書（TG金屬學與金屬工藝，TH機械、儀表工業）為主（約占70%），以汽車、建筑、經濟以及基礎學科（數學、英語、物理等類圖書）為輔（約占30%）。如果書商提供的圖書種類能滿足學校圖書館藏書結構的要求，品種足夠多且質量好，則年采購圖書的數量可以達到4萬冊左右。”①實際上，這樣規定之后，政府招標轉化為招圖書供應資格標，中標排序第一的供應商，年終采購份額并不一定是第一。只有可供采購圖書的品種多，并且符合圖書館藏書需求時，才有獲得中標排名和采購份額都是第一的可能。否則，雖然中標排名第一，但書商如果為我館提供的圖書是以社會科學為主，就不可能獲得理想的采購份額，在這種情況下，書商也沒有理由指責圖書館。但是，圖書館也要嚴格按照中標排名順序進行圖書采購。

2.4 規定報價格式

筆者在實踐中了解到：“自然科學類圖書”和“社會科學類圖書”的價格差異大約是5～8%，因此，筆者在擬定招標文件時創新性地提出：投標人必須分別對“自然科學類”和“社會科學類”新書進行報價。“自然科學類”按照《中圖法》的分類含義理解；其余的類歸入“社會科學類圖書”。

（1）政府采購投標價占綜合評分的重要部分，投標人必須仔細閱讀全部招標文件，綜合考慮之后報出最后價格，這個價格以折扣率形式報價。

（2）折扣率的含義：折扣率＝1－優惠率。

（3）圖書結算價＝（自然科學類新書總碼洋×自然科學圖書折扣率）＋（社會科學類新書總碼洋×社會科學圖書折扣率）。

上式中，“圖書結算價”包含運輸費用和正常的保險費、稅金及投標人所需提供的伴隨服務費等。各參與投標單位需提供一個滿足招標文書的詳細方案，并就圖書館對投標人的有關業務要求進行相應陳述。

2.5 規定評標辦法

（1）根據《中華人民共和國政府采購法》和《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部第18號令）等法律規章，結合采購項目特點制定科學的評標辦法。

（2）評標工作由招標人負責組織，具體評標事務由招標人依法組建的評標委員會負責。評標委員會由采購人代表和有關技術、經濟等方面的專家組成。

（3）評標工作應遵循公平、公正、科學及擇優的原則，以相同的評標程序和標準對待所有的投標人。評標委員會按照招標文件規定的評標方法和標準進行評標，并獨立履行職責。

值得注意的是：圖書館以采購人代表的身份參加評標委員會。因此，采購人代表要充分利用這一機會向專家們陳述采購計劃要求以及事先調查的基本情況，但不得有明確的指向性。

2.6 規定評分標準

設置科學的評分標準是為了選擇出實力強、信譽高、服務周到、注重細節的書商；同時還要做到客觀、合理、公正，操作性強；為保證圖書質量和到館率，防止惡意低價中標之后又不供應正規大出版社的圖書，價格分不宜規定得太高；評分標準一般采用綜合評分法。經過我館三年政府招標采購圖書的實踐經驗，筆者認為設置比較科學合理的評分項目和權重如下：

（1）投標報價分，40分：

以我館為例，設計思想是兩項均是最低報價者才可能得到該項滿分。

① 自然科學類圖書占70%，報價滿分為28分，投標報價得分＝（評標基準折扣率/投標折扣率）×28；

② 社會科學類圖書占30%，報價滿分為12分，投標報價得分＝（評標基準折扣率/投標折扣率）×12；

式中，評標基準折扣率是合格投標人中報價最低者的折扣率。兩類圖書的價格得分之和為該投標人的報價得分。

（2）實力評價分，20分：

①現貨供應品種在2萬個品種以上，供貨渠道穩定、可靠、快捷的書商，視切合本項目的情況按檔次排隊打分，分值為0到6分。

② 有較大賣場或倉庫條件，能為團體采購或者現場采購提供場所，依面積綜合排隊，視切合本項目的情況按檔次打分，分值為0到6分。

③ 投標文件制作規范、完整、清楚并完全響應招標文件方面，按投標人情況分檔次打分，分值為0到8分。

④ 投標人要對提供的賣場或倉庫面積、現貨供應品種進行書面承諾，并提供相關證據。

（3）加工服務分，20分：

招標文件對加工要求（特別是CNMARC要求）完全響應得10分；如有更好應答的，視切合本項目的情況綜合評定打分；每正偏離一項加2分。

（4）售后服務，15分：

① 按售后服務保證期限，視切合本項目的情況分檔次打分，分值為0到4分。

②投標人有省級及以上新聞出版部門或者主管部門頒發的信譽材料，如無質量投訴或者有嘉獎等證明材料，視其榮譽分量加分，分值0到4分。

③ 免費提供書目、上架等服務的，視其服務切合本項目實際的情況，給予加分，分值為0到4分。

④ 其他特色服務和優惠，視其價值和切合本項目實際的情況，加0到3分。

（5）其他優勢，分5分：

由投標人自行描述，評委視該優勢切合本項目的情況打分。

多個評委用同一標準，對符合條件的眾多投標人進行獨立打分，經過匯總平均，總評分從高到低排序即是中標人排序。經過網上一定時間的公示，招標人向采購人發中標人確認函等程序后，招標人向中標的投標人發中標通知書，中標人必須持中標通知書在規定的時間內同招標人簽訂合同。

2.7 協定購書合同條款要點

購書合同是圖書館進一步維護和保證政府招標采購圖書質量控制的最后一個法律文件，因此，圖書館可以進一步把招標文件中不足的部分補充到購書合同中。合同書應包括甲乙雙方的全名、責任與義務、中標順序，社科和自科新書折扣率、付款方式、付款時間、合同時限；未盡事宜雙方協商解決、合同和招標文件一起構成政府招標采購購書過程的法律文件，雙方必須嚴格遵守；購書合同由雙方法人代表簽字生效等條款。

2.8 規定圖書采購過程中的注意事項

（1）乙方（中標人簡稱乙方，下同）必須提供正版圖書，不得以盜版書冒充正版圖書，違者將承擔一切法律責任和經濟責任，甲方不承擔因此產生的任何責任。

（2）乙方供應的圖書必須是新書，新書是指出版時間不超過一年的書。

（3）乙方不得將非本館采購的書混入其中，甲方發現后，即使加工完成也要堅決退貨。①一個實例，有一個書商曾把非本館采購的一部分書加工完畢之后發給到圖書館，我館在驗收中發現之后，據此規定堅決要求退貨，因有招標文件在先，書商雖已經蓋了館藏章，無法收回再賣給他人，最后就送給圖書館了。由此例可見，圖書館通過招標文件的嚴格規定來保證自己的利益不受損失是何等重要。

（4）乙方在收到訂單、或選配書清單、或現場采購后的60天之內，將新書按本館的加工要求完成，并保證到貨率95%以上；

（5）乙方收到新書訂單或教師所選書后，應按本館提供的書目數據進行查重，避免本館重復訂購；

（6）圖書館現場采購選書后，乙方應及時匯總查重后的采購數據交圖書館審核。經過圖書館審核后的數據（應備份）發給書商作為最后確認的采購數據，沒有經過此程序審核的采購數據，圖書館可以拒絕認可；

（7）乙方必須提供現場采購人員（4人左右）的交通及可能的住宿等服務（有航班的地方以航班作為交通工具）；

這些規定就像交通路口的紅綠燈一樣，對遵守規定者沒有任何約束力，但對不遵守規定者就是約束力。

2.9 規定圖書加工要求

招標文件中要規定圖書加工的要求，特別是編目數據要符合CNMARC要求。我館對圖書加工要求如下（各館可自行加減條目）：

（1）編目數據：符合CNMARC要求，即完全著錄的書目數據；

（2）蓋館藏章：封面、書名頁和切口，共3個；

（3）館藏流水號：書名頁、圖書第99頁和圖書最后一頁，3個相同的館藏流水號；

（4）防盜磁條：圖書中部內任意一頁；

（5）條碼：書名頁、最后一頁各一張與流水號相同的條碼；

（6）書標顏色：不同的大類選配不同顏色的書標，按圖書館提供的樣品要求加工。

特別注意：在合同執行初期，采編人員要檢查乙方的書目數據是否規范，加工的圖書是否滿足要求，避免送貨時返工，造成大家心里不愉快。

2.10 約定送書與驗收

（1）乙方進行新書打包時，必須把相同折扣率的書打在一包中，每包附詳細清單，注明新書種數、冊數、價格及總碼洋等項，以便驗收核對。

（2）乙方在發送新書的同時，必須向圖書館提供與新書配套的完整、準確、規范的符合相關標準的CNMARC編目數據，即包括流水號的完全著錄的書目數據。

（3）乙方應有專人負責送書到圖書館指定地點，并負責處理各種遺留問題。

（4）甲方驗收內容：首先驗收目錄數據是否滿足要求，合格后將數據裝入系統驗收新書；驗書時要認真核對圖書、清單和數據庫三者的書名、冊數、碼洋是否一致；有問題及時要求查明原因并處理；匯總入館品種數、冊數、碼洋數等，以便結賬。

2.11 約定付款方式

圖書驗收必須合格無誤，并以實際入館圖書數量的實洋付款（實洋＝圖書碼洋×折扣率＝發票價格）。圖書館要實行驗收逐級簽字制度，最后館長簽字→報學校財務→向財政廳發委托付款函→財政廳接到委托付款函后，根據學校政府采購計劃表，審查合格后方能付款。

3 結論

綜上所述，政府招標采購圖書的質量控制環節是很多的，只要圖書館在政府招標采購圖書的時候，利用相關法律賦予的權利，把招標、采購、加工、驗收圖書等環節的質量標準和要求，擬進招標文件和購書合同中，使之成為政府招標采購圖書的法律文件，合同雙方必須嚴格遵守和執行，就能使政府招標采購圖書的質量得到有效的控制。

參考資料

1 韓飛.圖書政府采購研究.出版科學，2008（1）：33－35

2 王新剛，成國強.高校圖書實施政府采購應把好五關.農業圖書情報學刊，2007（2）：63－64，60

3 惠德毅等.廣州圖書館2003年圖書資料實施政府采購情況分析及建議.圖書館論壇，2004（10）：81－84

4 曹沛.圖書政府采購招標的實踐與思考.醫學信息，2008（8）：1321－1323