試論加強會計電算化應用的對策

○高志霞

（江蘇省南通商貿高等職業學校 江蘇 南通 226000）

市場經濟瞬息萬變，會計電算化的應用能為企業提供及時、準確和完整的會計信息，提高管理效率與經濟效益，提升在市場經濟中的競爭力。會計電算化是指在會計核算中運用信息技術，以計算機代替手工記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它與原始的賬簿相比，具有運算速度快、自動化程度高、存儲容量大、數據共享、檢索快捷、分析準確等特點。以計算機代替人工進行賬務處理，可以隨時從計算機中獲取有關數據，會計憑證、會計賬目、會計報表、會計數據等都變成了電子文件存入計算機內，通過網絡進行傳輸。實行會計電算化改變了會計核算方式、數據存儲形式、數據處理程序、內部控制方法，將會計人員從傳統的手工記賬的繁重體力勞動中解脫出來，減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計數據處理的時效性和準確性，提高了會計工作效率和質量。它以會計軟件為核心，全面運用計算機技術和網絡技術對會計信息進行獲取、加工、傳輸、存儲、應用等處理，實現了會計信息系統與企業管理、業務流程的有機結合，為企業管理、控制、預測、決策提供所需的信息。會計電算化的廣泛運用，將傳統會計的記賬、算賬、報賬、查賬等融為一體，構成了一個完整的會計核算系統，系統可自動進行記賬、匯總、轉賬、結賬、出報表等一系列工作；對于大量重復出現的業務，系統可以按模式憑證自動生成記賬憑證；對于編制會計報表等非常復雜和時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統可以按照一定的程序，由計算機不厭其煩地計算，及時抽取數據，隨時輸出報表。從表面來看，會計電算化只是將電子計算機應用于會計核算工作，減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計核算的速度和精度，以計算機代替人工記賬。實質上，會計電算化絕不僅僅是核算工具和核算方法的改進，它必然引起會計觀念的轉變、會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質和知識結構的提高和會計工作職能的轉變，推動會計理論和會計技術的進步，它是會計理論研究與會計實務的一次根本性變革，是會計發展史上一個重要的里程碑。

一、完善會計電算化內部控制

實現會計電算化后，會計數據一般都集中由計算機數據處理部門進行處理，會計內部控制的方式依賴于信息網絡技術，所以必須建立健全會計電算化環境下的內部控制制度。信息網絡技術在會計領域的應用，延伸了單位內部會計控制能力，將內部會計控制程序嵌入到會計信息系統中，將內部會計控制制度與原則通過計算機程序固定化。會計電算化系統的內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，構造了與網絡發展相適應的內部會計控制方式。完善會計電算化內部控制，必須實行不相容崗位分離，建立會計人員的崗位責任制，明確各自職責與權限，對單位內部各個職能部門和人員進行合理分工，實現各崗位間的相互制約和內部牽制，加強對會計記賬、登賬以及報表輸出等各個環節的內部會計控制，把會計工作全過程的每項業務處理都置于會計內部控制過程中，嚴格操作程序，規范崗位責任。同時，還要實行用戶權限分級授權管理，崗位授權既要有利于電算化工作職責明確、規范協調，又要保證相互牽制、職權分離，能夠防范內控風險和操作風險。凡上機操作人員必須經過授權，授予不同崗位會計人員不同的操作權限，可使操作人員按照職責權限和程序進行會計處理；設置密碼控制驗證操作人員身份，使數據處理以及存貯相分離，并進行計算機的接觸和操作的隨時日志控制，防止數據泄漏或被非法操作。此外，還要嚴格執行防范病毒管理制度，采用加密技術管理，完善磁介質載體檔案的管理，堅持雙重備份，分人保管，鎖定會計人員的操作權限。隨著會計電算化逐漸替代手工會計核算方式，內部控制制度也被賦予了新的內容，會計內部控制手段應由人工管理向信息化和智能化管理轉變，控制方式應從單純的手工控制轉化為組織控制、手工控制和程序控制相結合的全面內部控制，以實現由“人控”到“機控”的飛躍。

二、加大會計電算化軟件開發

會計電算化的有序運行離不開會計軟件與信息系統的開發，軟件開發企業要提高軟件設計開發的能力，提高軟件產品質量，盡可能保證會計數據真實、完整、可靠、全面，在功能和處理流程方面要適應企業需要，同時盡力開發簡單易用的軟件，簡化操作功能。會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。單位應按照《會計核算軟件基本功能規范》規定的標準，加強管理系統軟件與財務軟件的協調，加速會計軟件從核算型向管理型轉變，將會計軟件與企業日常管理工作有機地結合在一起，充分考慮軟件的兼容性和成長性。會計軟件不但要有完善的會計業務核算功能，還要具有加強會計數據分析預測、輔助計劃的制定和控制、支持不同管理層次的管理決策等功能，以保證系統的各個功能模塊協調一致，使會計信息系統能夠在最大限度上滿足管理部門對會計信息的要求，形成以會計軟件為核心，集管理、分析、決策為一體的會計信息系統。為了提高企業的國際競爭能力，會計軟件開發應該走國際化的道路，與國際市場接軌，開發出適應全球范圍的會計軟件，使我國會計軟件能夠滿足跨國企業經營和企業集團化發展的需要，更好地為企業走向國際市場服務。

三、注重會計電算化人才培訓

會計人員擔負著會計核算和財務管理工作的職責與使命，其素質和能力的高低將直接影響著會計工作質量和會計管理水平。會計電算化雖然以計算機為計算工具，但整個信息處理過程仍表現為計算機與人工的結合。會計工作人員是會計電算化的應用者，必須掌握一定的會計技能與會計軟件操作技能，努力提高綜合素質與能力。信息時代會計電算化人才應該是既懂財會基本知識，又能熟練掌握計算機應用技能的復合型會計人才，不但要具備會計專業知識與技能，而且應具備計算機與網絡應用等知識，能夠熟練地應用辦公軟件和財務軟件進行財務分析，滿足單位預測、決策和控制等管理工作需要。因此，企業應根據本單位的經營管理特點，積極組織會計人員學習和提高會計電算化知識，掌握信息網絡技術，加強對會計人員的培訓，完善會計人員的會計電算化知識，優化培訓內容，做到因崗而異，有層次、系統地進行培訓，對不同崗位的會計人員應按不同內容和要求進行培訓，在培訓的內容上要切合實際工作需要，及時更新，注重實效。培訓內容先從計算機基礎知識入手，逐漸向計算機網絡知識過渡，重點培訓會計人員計算機操作技能，建立穩定的培訓機制，注重培訓效果，培養既能夠精通會計業務，又能夠熟練地運用計算機信息技術，進行會計信息的加工與分析的會計電算化綜合性人才。

四、加強會計電算化風險防范

會計電算化在飛速發展的同時，也產生了會計風險。在會計電算化條件下，計算機及網絡本身所存在的風險和存儲介質的改變使企業舞弊的機會加大了，因此必須建立科學有效的制度防范和化解風險的有效途徑，防范和控制會計電算化風險。會計電算化內部人員舞弊風險的防范主要依靠企業的內部控制，內部控制的關鍵是實行不相容職務的分離，不相容的職務主要有數據錄入與審核記賬、管理與電算審核、系統操作與系統檔案管理等，通過內部分工，實現互相牽制。同時，還要實行用戶權限分級授權管理，建立數據訪問權限控制和重要數據備份制度，確定各類人員對不同數據的訪問權限，確保數據的準確性和保密性，加強計算機日常管理制度，建立上機記錄制度，完善操作手冊，登記姓名、上機時間、操作內容、系統運行狀況等情況。而網絡風險主要來自于未授權人員非法侵入企業信息系統，竊取企業的商業機密，因此必須加強技術防護措施，建立有效的計算機病毒防范體系，防止計算機黑客和網絡病毒；堅持使用正版軟件，安裝防火墻和殺毒軟件以及身份識別系統等技術防護措施，增強網絡安全防范能力；根據會計電算化系統的具體特點，在財務軟件中增加相應的安全功能，在軟件功能上增加必要的檢查功能、提示功能及限制功能，以預防操作失誤及數據破壞，同時還需強調進入系統要設置口令，對系統操作人員進行授權，防止無權人員的操作。

21世紀是信息時代，是競爭社會，誰掌握最新的科技手段和經濟信息，誰就會處于領先發展的地位。會計電算化是時代的產物，是管理手段現代化和會計改革發展的客觀需要，有著廣闊的發展前景。管理者應當著眼于本單位長遠發展，緊跟時代步伐，開拓視野，放眼全球，積極支持會計電算化工作的開展。會計人員是會計電算化應用的主體，更應該提高綜合素質，促進會計電算化工作的穩步發展。

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